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档案常见问题解答
发布时间:2010-10-20 浏览次数:
一、毕业生档案常见问题
1. 问:是不是所有毕业生的人事档案都在档案馆?
  答:不一定。所有参加高考的统招本科生、参加全国研究生入学考试的统招硕士、博士研究生,其人事档案均在校档案馆保存。委托培养、定向培养、支教生、专科生、成人自考、网络教育这几类毕业生的人事档案不在校档案馆。
2. 问:毕业生档案是由档案馆寄发到学生档案接收单位吗?
答:是的,凡人事档案在校档案馆保存的,均由档案馆根据学校就业指导中心给定的档案寄发地址,统一通过机要通道寄往档案接收单位。这里要特别提醒各位毕业生,在就业指导中心登记信息时,一定要准确书写接收档案的单位名称或单位存放档案的所在人才交流中心,以免发生因地址不详或地址有误导致的退档、丢档。例如:湖北省武汉市中国地质大学人事处;湖北省人才交流服务中心。
3.问:签约单位的性质与档案去向信息有关系吗?
答:档案接收单位性质清楚与否,直接关系到档案能否安全、快捷送达目的地。因此,毕业生与用人单位签约时,应询问清楚用人单位的性质。如果是国家机关、国有事业单位、国有企业单位,它们或它们的主管单位是有人事档案管理权的,可以接收或管理其档案。而其它各类非公有制单位、各类民营机构一般是无人事档案管理权的,要通过人才交流中心来接收毕业生,毕业生的档案要放到人才交流中心管理。因此,同学们必须问清楚并提供给学校就业指导中心相应的人才交流中心的全称。
例如:某毕业生报到证上的单位为“上海***有限公司”
但该公司无人事档案管理权,上海市人才交流服务中心为该单位的存档单位。学生提供给学校就业指导中心档案去向信息应为“上海市人才交流服务中心”。
  4.问:毕业生到中学任教的,档案应寄到哪里?
      答:中学无人事档案接收权,毕业生到中学工作,档案不能寄到中学,只能寄到上级主管部门教育局。 例如:某毕业生报到证上的单位为“武汉市第二中学”,但中学无人事档案管理权,档案只能寄到“武汉市教育局”。
  5.问:毕业生到乡镇工作的,档案应寄到哪里?
      答:毕业生到乡镇工作,档案不能寄到乡镇,只能寄到县人事局。 例如:某毕业生报到证上的单位为“湖北省黄梅县小池镇镇政府”,但镇政府无人事档案管理权,档案只能寄到“黄梅县人事局”。
  6.问:毕业生继续深造的,应如何办理档案转递手续?
      答:考取硕士、博士的应届毕业生,应拿录取学校的调档函,到档案馆办理调档手续。档案寄到考生被录取学校的院系党总支或学校研究生招生办公室。
  7.问:自费出国留学,档案应如何处理?
    答:自费出国留学的毕业生根据实际情况,可自愿将档案存放在教育部出国留学服务中心或其他人才服务中心。毕业生需先与教育部出国留学服务中心或其他人才服务中心联系办理相关手续。
  8.问:毕业生档案一般是什么时候寄发?
  答:按惯例,一般在7月中旬寄发。
9.问:错过统一办理的时间后,到档案馆办理毕业生档案派遣手续需要哪些证件?程序如何?
  答:毕业生报到证(白联)和就业指导中心开具的调档函。到档案馆查询、登记后,即可。暑假值班时间也可以办理。
10.问:我毕业时还未签订工作单位,档案应该怎么处理?
  答:部分毕业时尚未落实工作单位的同学,建议将档案寄存在湖北省高校就业指导中心。湖北省高校就业指导中心可以为毕业生免费保管档案两年,待毕业生找到工作或考上研究生后直接到该处调档。
11.问:已签订工作单位,为什么要推荐将档案寄存在人才交流中心或人才市场?
    答:这些单位属专门的人事代理机构,从档案寄存之日起开始计算工龄,便于以后工资计算和职称评定。
12.问:毕业后,档案可以一直放在学校档案馆吗?
  答:根据档案法和国办发[2002]19号、地劳力[1996]9号和鄂档[1999]80号文件精神,未就业应届毕业生免费保管期最长为两年,两年后按鄂价费[2007]130号文件规定收取一定人事代管费。
13.问:毕业生档案能自己带到工作单位去吗?
  答:不能,毕业生人事档案非常重要,须经机要通道寄发,以免丢失或个人篡改档案内容。如有特殊情况,个人写自提档案承诺书(承诺自带档案后如丢失一切后果由本人承担),本人院系组织盖章后方可自带。
14.问:什么是机要号?它有什么作用?
    答:毕业生人事档案是由机密文件的形式传递,机要号即机要局给每份传递档案所贴的条形码上的四位数字,每份档案的机要号均不相同。通过机要号可以在接收单位查询档案是否寄到。
15.问:我已在档案馆办理了派遣手续,但工作单位仍说没有收到我的档案,该怎么查询呢?
    答:毕业生可以在档案馆首页“毕业生档案去向查询”窗口查询档案具体情况,如果有不详之处,可拨打电话027-67867198查询。
16.问:缓授学历学位的毕业生,人事档案发放有何不同?
   答:缓授学历学位通常是博士毕业生,因答辩后有三个月公示期,故人事档案不能在毕业当年的7月发放,一般在次年寄出。 如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜,需要将人事档案转出的,须由学生本人向学院提出书面申请,且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担,申请经学院同意之后并由相关负责人签名,且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室,其档案才可转出。档案转出后不影响继续修学历或学位。
二、档案利用常见问题
1.问:档案馆可提供哪几类档案的查询利用?
答:档案馆人事档案室可查询学生档案和教职工人事档案,详见档案馆首页“服务指南” →“人事档案利用”。档案馆档案利用部可查询各类综合档案,例如:历史档案、学籍档案、学生业务档案、校内各部门文书、财会档案等。
2.问:到档案馆查档案,要办理哪些手续?
  答:查询对外开放的综合档案需挈带人本有效证件。本校学生查询本人的学籍档案材料,需携带有效证件。如委托他人查档,代查人需携带本人的有效证件及委托人有效证件的复制件。校外单位或个人查档,除携带查档者有效证件外,还需携带单位的介绍信。
3.问:查档案需要收费吗?
答:根据国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费有关规定的通知》精神,并报学校财务处同意备案,档案馆提供档案利用酌情收取相关费用。
4.问:如何办理出国成绩?
答:可直接到档案馆要求制作中英文成绩。已毕业学生由档案馆提供成绩单,在读学生请先到教务处或院系开具审核盖章后的成绩单,再到档案馆办理制作中英文成绩相关手续。
5.问:出国留学,如何办理中英文毕业证、学历学位证明?
  答:可由本人或委托他人直接到档案馆办理,提供毕业证、学历学位证扫描件或复印件即可。
6.问:如果毕业证、学位证不小心丢失了,能补办吗?
答:根据国家有关规定,毕业证书、学位证书不能补办。档案馆可提供进校时的录取名册和毕业证书编号,然后您再到学工部(处)补办学历证明书。
7.问:户籍迁移,单位需新生录取名册,需到学校办理哪些手续?
答:可到档案馆档案利用部复印学校录取新生名册,证明当年是学校统招全日制学生。
8.问:考研、找工作、专升本,需要成绩,该如何办理?
答:到档案馆复印成绩单后盖章即可。
9.问:档案馆可以提供远程服务吗?
答:可以。档案馆可以提供电子邮件、快递、电话查询等远程服务。
10.问:我的人事档案被单位遗失了,如何办理补办?
答:人事档案不能补办,但档案馆可提供在校期间形成的学籍档案材料的复印件。具体包括:学校录取新生名册、学生登记表、毕业生学业成绩表、研究生学位申请书、评审决议书等学籍档案的复制件。
11.问:亲属生前是华师职工,现需办理财产公证,应如何办理?
答:请您已故亲属生前所在单位的党总支派员,携介绍信到档案馆人事档案室查阅死亡档案,填写相关证明。
12.问:我是一家单位人事工作人员,需要核实单位职工的学历,应如何办理?
答:您可持单位介绍信以及需核实人的毕业证书或学位证书复印件,要求档案馆工作人员查阅相关学籍档案,并出具相应证明。
13.问:我想查询以往毕业学生的硕、博士论文,可以吗?
答:因撰写论文需查以往硕、博士论文的利用者,必须经论文作者本人同意或持导师的介绍函方可查阅。
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