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研究生业务档案材料收集、整理规范
发布时间:2008-03-06 浏览次数:

一、基本原则:
每年按实际毕业博士、硕士生人数(含提前毕业、推迟毕业)建立档案,并按其学位类别的不同分为五类(全日制生、同等学力生、教育硕士生、高校教师生、公共管理)。
全日制生归档要件:研究生登记表、研究生学业成绩表、学位申请书(含:评阅书、表决票)、毕业登记表、学位论文。5
同等学力生归档要件:学位申请书(含:学业成绩单、评阅书、表决票)、单位推荐书、学位论文。3
教育硕士生归档要件:学籍与考试成绩登记表、学位申请书(含:评阅书、表决票)学位论文。3
高校教师生归档要件:学籍与考试成绩登记表、学位申请书(含:评阅书、表决票)学位论文。3
公共管理生归档要件:学籍与考试成绩登记表、学位申请书(含:评阅书、表决票)学位论文。3
二、归档时间确定:
已经完成学业并毕业的研究生业务档案,按其学位授予号为序向档案馆移交,当年6月通过答辩者为第一批,归档时间定为6月。当年9月至12月通过答辩者为第二批,归档时间统一定为当年12月。
三、归档主要流程:
一、接收:
① 研究生处、档案馆双方承办人在档案馆移交归档
② 清点数量:按移交人编制的“移交目录”逐份核实;
③ 办理交接:在移交人编制的“移交目录”上签字确认。
2、整理:
① 置换归档材料装具并按件号排序(不同学制的学生,分别依照细则第一条排序);
② 加盖案卷章,详细记录归档材料缺少状况;
③ 分类(按移交人编制的“移交目录”的不同批次分类);
④ 编填案卷号(填写年度号、案卷号、件号)。
3、建档:
① 依照模板打印案卷目录:内容6共栏,序号、材料名称(细则第一条归档材料)、责任者(学生本人)、日期(统一为当年6月或12月)、件号、备注;
② 装盒(按案卷号从小至大分装,小号在前),研究生生档案一般每合装三卷左右。案卷目录放在每卷最前。
③ 依照模板打印背脊标签:内容共五项,类别(教学类)、保存时间(永久)、年度号(4位阿拉伯数字组成)、分类号(JX12.16)、卷号(用阿拉伯数字表示)。
④ 贴背脊标签(标签位置:距盒下边缘5CM左右,备有标准模具);
⑤ 上架(由利用部上架或利用部指定上架位置)。
4、补遗:
① 以“华中师范大学学位评定委员会”的“学位评定委员会授予学位表决票”为依据对毕业生档案进行核对。
② 请研究生处或相关单位查找补齐个人材料的缺少部分;
④ 对卷内目录进行修订补充;
⑤ 打印正式“移交目录”(根据实际情况进行)、“个人材料缺少表”;
⑥ 研究生处、档案馆双方对正式“移交目录”、“个人材料缺少表”签名认可。
档案馆督导部
2004年12月
2007年12月第二次修改

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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