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“研究生学籍”录入模块操作指南
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

设计思想:
著录选项名称简明、对应;关键信息内容齐全、适用;查询利用方便、快捷。
著录规则:
著录法规依据:“南大之星档案管理系统组卷流程”“研究生业务档案材料收集、整理规范”等。
“学生姓名”等5项信息源自研究生处提供的“学位表决票”等。
录入选项填写一览表:
录入选项填写一览表

序号
填写内容
1
一级目录
文件形成年度,用4位阿拉伯数字标注(如:2007
2
二级目录
档案类目(JX12.16
3
三级目录
档案保管期限(永久)
4
实体分类号
一级目录+-+二级目录+三级目录拼音Y组成, (: 2007-JX12.16Y)
5
案卷号
系统自动排序
6
归档份数
系统自动生成
7
归档件数
按本卷中实际形成的归档件数填写
8
归档时间
上半年毕业的学生时间定为6月,下半年毕业的学生时间定为12月,,(如:2007.62007.12
9
保管期限
永久
10
文本
在下拉单中选择
11
输入员
输入著录者姓名

: 1、所有“录入选项”的输入,必须在半角状态下进行;
2、选项内容的输入,字符间不得空格。
3、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。
查询方法:
本模块为方便查询,在设计时就充分利用、结合了“档案管理系统”“综合查询”页面的主要元素来建设。同时考虑到“查询结果”窗口的结构组成。使一次查询结果更加直观,从而减少操作程序。在模块建设中选定了三个主要选项“学生姓名”、“院系”、“专业”、。系统与相对应的选项分别是是“责任人”、“正题名”与“副题名”。另外还有“学位级别”和“导师”两个选项。与之对应的是“规格”和“文号”。
因此,在使用关键词查询时,应在“责任人”选项中输入学生姓名;在“正题名”选项中输入所属的院系;在“副题名”选项中输入所学的专业。无论是采用单个关键词查询还是组合查询的办法都是可行的。
关键词查询对照一览表:

序号
系统默认名称
模块显示名称
序号
系统默认名称
模块显示名称
1
责任人
学生姓名
2
正题名
院系
3
副题名
专业
4
规格
学位级别
5
文号
导师

华中师范大学档案馆
2008.3.16
馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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