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南大之星档案管理系统组卷流程
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

 

校内各个用户可十分方便地利用浏览器登录到档案管理系统中,并使用该系统的各种功能(档案信息编录、档案表格打印、档案信息查询等)。
1 、档案信息编录:
档案管理系统是通过 浏览器登陆进入的,输入系统IP地址:202.114.39.220后登陆“华中师范大学-南大之星档案管理系统”首页。 如下图:
在首页的选项中,输入用户名、密码后,点击“登陆”进入南大之星“档案信息管理”系统主界面。如下图:
选择需要编辑“档案表”的条目,并点击该条目最后一栏“打开”,进入到“编辑档案信息主页面”。
首次进入“编辑档案信息主页面”的,因“档案表”中无档案信息记录,须点击上图,左上方“添加案卷” 按钮 ,弹出档 案信息输入窗体。

依据“录入选项” 要求(见本章附件)填写各类选项内容后点击上图左下方保存 按钮 系统弹出“添加案卷
点击“确定”按钮关闭对话框,完成 添加案卷(文件)工作。完成档 案信息输入后, 屏幕左侧就会显现“三级类目结构”。如下图:
第三级类目按保管期限划分,有永久、定 30 年、定 10 年三项。点击下图左上方“添加案卷” 按钮 ,再次弹出新的“档 案卷信息输入窗体”。根据需要分别建立第 三级类目余下项目。
在“档 案信息输入窗体”内, 更改三级目录实体分类号保管期限三项,与文件的保管期限相匹配;然后将卷号更改为本目录下的第一件(如下图红圈所标处)。其余选项据实录入。
点击上图左下方保存 按钮 系统弹出“添加案卷、文件完成!”对话框。点击“确定”按钮关闭对话框,完成 所有三级目录新建工作(如下图)。
说明: 立卷排序原则是,在“三级类目结构”的第三级类目下分别排序。也就是说:每一个第三级类目都从第一卷开始依次向后建卷。
如再次进入“编辑档案信息主页面”,因“档案表”已有文件记录,。 点击左侧“三级类目结构”选择 永久、定 30 年、定 10 年后 ,右边将显示“档案文件信息管理”及所选类目下相应的案卷。这时务必点击“档案文件信息管理”下的“ 添加案卷”(添加文件) 按钮 ,才能弹出 与原有类目信息相连续的案卷信息输入窗体。以便进行下一步工作。
特别提示: 最佳工作方法是连续完成每一卷内所有文件的录入,否则要重复 的所有工作。
2 、归档文件目录的打印
归档文件目录的打印与归档信息编录一样,首先进入“华中师范大学 - 南大之星档案管理系统”,再进入南大之星“档案信息管理”系统主界面,然后进入“编辑档案信息主页面”。
①  在“编辑档案信息主页面”下,点击“表类文件分类目录”中一级目录(年度号)、二级目录(档案类目),选择三级目录中永久、定 30 年、定 10 年,显示相关类目信息。弹出“档案文件信息文件管理”界面(如下图)。
选择“打印当前类目”后,弹出“选择打印目录格式”窗口。
在“选择打印目录格式”窗口选择“归档文件目录”项;并在“案卷列表”中选择所要打印的卷
接着在该窗口“在页面底部显示”栏中,填入移交人、接收人姓名(如,移交人:袁虹 接收人:王汉华),在“显示位置框中”选择“右边”项,确定文字打印位置;并在此条目前用“√”确认。
⑤  在“选择打印目录格式”窗口中下部 点击 “打印”,弹出“归档文件目录打印”窗口。
在“归档文件目录打印”窗口下拉菜单的“文件”选项中,选择“页面设置”进行页边距调整,(左: 15 右: 5 上: 25 下: 5 ),并点击确定完成该项工作;
回到“归档文件目录打印”窗口后,在下拉菜单“文件”中,选择“打印”弹出“打印”选择框。
对打印相关选项进行设置后 点击“打印”,最后完成“归档文件目录”的输出工作。
2005年5月12日


附件:
添加案卷录入选项

序号
填写内容
1
一级目录
文件形成年度,用 4 位阿拉伯数字标注(如: 2005
2
二级目录
档案类目(如: XZ11
3
三级目录
档案保管期限 (永久、定 30 年、定 10 年)
4
实体分类号
一级目录 + - + 二级目录 + 三级目录拼音组成, ( : 2005-XZ11Y 2005-XZ11D30 2005-XZ11D10)
5
保管期限
选择 ( 根据华中师范大学档案工作法规汇编确定文件保管期限 )
6
密级
公开
7
正题名
文件标题(一般不超过 30 个字),自拟标题用 [ ] 标识
8
第一责任者
制发文件的单位
9
页数
组卷,本卷页数总合;组件,本件首页页码号
10
起止时间
卷内文件形成时间的区间(以阿拉伯数字标注,如: 200503-200508
11
归档单位
整理文件单位
12
接收人
选择
13
移交时间
以阿拉伯数字标注,如: 200503
14
移交人
选择
15
输入员
输入目录者姓名
16
添加
单击

 

: 1 、所有“录入选项”的输入,必须在半角状态下进行;
      2 、除主题词外,其他选项的输入,字符间不得空格。
      3 、输入顺序:按文件形成时间。
      4 、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。

 

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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