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南大之星档案管理系统上级文件组卷流程
发布时间:2010-10-26 浏览次数:

 

校内各个用户可十分方便地利用浏览器登录到档案管理系统中,并使用该系统的各种功能(档案信息编录、档案表格打印、档案信息查询等)。
1、档案信息编录:
档案管理系统是通过 浏览器登录进入的,输入系统IP地址:202.114.39.220后登录“华中师范大学-南大之星档案管理系统”首页。 如下图:

在首页的选项中,输入用户名、密码后,点击“登录”进入南大之星“档案信息管理”系统主界面。如下图:

点击上表中“收文”进入到“编辑档案信息主页面”。
选择需要编辑“档案表”的条目,并点击该条目最后一栏“打开”理入到“编辑档案信息主页面”。
首次进入“编辑档案信息主页面”的,因“档案表”中无档案信息记录,须点击上图,左上方“添加案卷” 按钮 ,弹出档 案信息输入窗体。
依据“录入选项” 要求(见本章附件)填写各类选项内容后点击上图左下方“ 添加 按钮 系统弹出“添加案卷 按钮。
点击“确定”按钮关闭对话框,完成 添加案卷(文件)工作。完成档 案信息输入后, 屏幕左侧就会显现“三级类目结构”。如下图:
第三级类目按“文件字”划分(如:教高厅函、鄂教厅财等)。点击下图左上方“添加案卷” 按钮 ,再次弹出新的“档 案卷信息输入窗体”。根据需要分别建立第 三级类目余下项目。
在“档 案信息输入窗体”内, 更改三级目录项;其余选项据实录入。
点击上图左下方“ 添加 按钮 系统弹出“添加案卷、文件完成!”对话框。点击“确定”按钮关闭对话框,完成 所有三级目录新建工作(如下图)。

说明: 立卷排序原则是,在“三级类目结构”的第三级类目下分别排序。也就是说:每一个第三级类目都从第一卷开始依次向后建卷。
如再次进入“编辑档案信息主页面”,因“档案表”已有文件记录,。 点击左侧“三级类目结构”选择 ,右边将显示“档案文件信息管理”及所选类目下相应的案卷。这时务必点击“档案文件信息管理”下的“ 添加案卷” 按钮 ,才能弹出 与原有类目信息相连续的案卷信息输入窗体。以便进行下一步工作。
2、归档文件目录的打印
归档文件目录的打印与归档信息编录一样,首先进入“华中师范大学 - 南大之星档案管理系统”,再进入南大之星“档案信息管理”系统主界面,然后进入“编辑档案信息主页面”。
①  在“编辑档案信息主页面”下,点击“表类文件分类目录”中一级目录(年度号)、二级目录(档案类目),选择三级目录中永久、长期、短期,显示相关类目信息。弹出“档案文件信息文件管理”界面(如下图)。
选择“打印当前类目”后,弹出“选择打印目录格式”窗口。
在“选择打印目录格式”窗口选择“固定表格输出”项。
在“选择打印目录格式”窗口中下部 点击 “打印”,弹出“固定表格打印”窗口。

在窗口下拉菜单的“文件”选项中,选择“打印”弹出“打印”选择框。
对打印相关选项进行设置后 点击“打印”,最后完成“归档文件目录”的输出工作。

 

附件:
添加上级文件录

序号
1
一级目录
文件形成年度,用 4 位阿拉伯数字标注(如: 2005
2
二级目录
上级文件
3
三级目录
文号 中的发文字(如:教高厅函)
4
收文日期
以阿拉伯数字标注,(如: 20050312
5
文件的发文字号(如:教高厅函 [2005]003 号)
6
实体分类号
文号 中的年度号,用 4 位阿拉伯数字标注(如: 2005
7
案卷 / 盒号
文号 中的发文序号(如: 3
8
保管期限
10
9
选择
10
正题名
文件标题
11
副题名
如无副标题,可空格
12
文件签发人
行文单位
13
每一件文件的页数总和。
14
文件所处盒号
15
主题词
表达文献主题规范化的词或词组
16
清退日期
以阿拉伯数字标注,如: 20050312
17
选择
18
选择
19
输入员
姓名

 

: 1 、所有“录入选项”的输入,必须在半角状态下进行;
       2 、除主题词外,其他选项的输入,字符间不得空格。
       3 、输入顺序:按文件形成时间。
       4 、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。

 

 

 

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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