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教育部直属高校档案工作协会简报第72期
发布时间:2006-04-03 浏览次数:

高校档案工作简报
第七十二期
国家教育部直属高校档案工作协会 2006年3月28日

华东师范大学认真规划“十一五”档案信息化发展蓝图
2005年11月~12月,华东师范大学档案馆启动“十一五”规划调研,通过在校内发放调研表,组织专兼职档案干部赴浦江新区档案局(馆)、深圳档案馆、广东省档案馆、福建省档案馆、上海对外贸易学院、上海工程技术大学、东华大学、上海水产大学、华南师范大学、深圳大学、福州大学、厦门大学等多家单位进行产调研,研究发展趋势,明确发展方向,谋划发展大局。目前已完成“十一五”学校档案信息化建设专项规划建议书,递交学校信息化办公室,争取纳入学校“十一五”信息化建设专项规划
(华东师范大学档案馆)
东华大学档案馆加大创新力度
2005年,东华大学档案馆以谋划“十一五”规划为契机,加大创新力度,形成以“六个一”为主要内容的档案工作创新体系。“六个一”包括:1、树立一个新思维。创新是发展不竭的动力。档案馆通过实施以创新为导向的激励机制,鼓励和支持创新型思考与实践,从而积极应对馆内外管理环境的变化和新旧工作方式的转变。档案馆2005年还首次开展年度档案工作十大进展项目评选,重点表彰创新性工作及成果。2、打造一个新平台。根据档案信息化建设及校园数字化建设的要求,档案馆适时引进档案网络管理软件,在去年试点运行的基础上,2005年大幅度改善硬件支撑条件,进行全面推广。同时起草《东华大学电子文件归档管理办法(试行)》,为下一步电子文件归档工作做准备,以逐步实现业务流程的合理重组,建立档案信息资源的在线建设利用平台、档案专兼职人员“零距离”的实时沟通平台。3、建立一个新窗口。档案馆根据学校主体转移松江的要求,在新校区建立新馆。探索分校区建设框架下的档案工作建设,两校区档案工作现已同步运转。4、开辟一个新领域。档案馆去年主动请缨将原学校统计年鉴改版为综合性教育年鉴。2005年《东华大学年鉴》(2004、2005)两卷书稿完成。今后档案馆将进一步深化档案编研内涵,走常编常新之路。5、构建一个新基地。档案馆担负着校史馆的纺织史博物馆的管理工作,2005年纺织博物馆被列为首批上海高校民族文化博物馆之一,档案馆将凭借由两馆组合而成的基地为校园文化、社区文化乃至城市文化服务。6、建设一个新团队。针对近两年新老成员更替频繁的情况,档案馆着重激发团队意识和热情,使得爱馆兴馆,人人有责,并通过轮岗、一岗多能,鼓励员工开拓工作视野,为馆的发展建言献策,营造出人才为本、人人皆可成才的氛围。
(东华大学档案馆)
华东师范大学召开档案工作评优表彰大会
2006年1月17日下午,华东师范大学档案工作先进集体和先进个人表彰大会隆重举行,大会对2004-2005年度档案工作中做出突出成绩的校长办公室等8个先进集体、6个优秀集体、厉薇薇等26名先进个人标兵、先进个人、优秀个人和“数字城市空间信息系统关键技术”等4项“十五”重大科研成果档案奖获得者予以表彰。会上,先进集体代表、校办副主任代蕊华;先进个人代表、研究生院兼职档案员厉薇薇;“十五”重大科研档案奖获得者、资环学院地理信息科学教育部重点实验室吴健平教授分别作大会交流发言。大会由档案馆馆长朱小怡主持,校党委副书记林在勇、学校档案工作分管领导童祖光、校长助理任友群、档案工作委员会专家委员郑祥民出席表彰会并为获奖单位和个人颁奖。会上,林在勇副书记发表了热情洋溢的讲话,对广大专兼职档案人员的辛勤工作及取得的成绩表示敬意,并通报了学校已经将档案馆馆舍建设、校史博物馆建设纳入学校“十一五”规划,并正式上报教育部的情况,给与会的专兼职档案人员以极大的鼓舞。最后,学校档案工作分管领导童祖光在讲话中回顾了过去两年学校档案工作的发展情况,提出“以科学发展观统领档案工作全局,努力为建设世界知名的综合性研究型大学服务”的“十一五”学校档案事业发展目标。校档案工作委员会委员、各院、系、机关部处室、直属单位分管档案工作的领导和兼职档案员近百人出席会议。
(华东师范大学档案馆)
华中师范大学档案业务培训会在九江召开
2006年3月17日至18日,华中师范大学档案馆在江西九江召开档案业务培训会。培训会由张安民馆长主持,档案馆监督指导部王汉华、郭联群、艾咏芳三位老师主讲。本次培训会以南大之星档案管理系统为平台,主要介绍归档文件的整理、“组件”流程中文件的录入、打印、全文上传及归档文件的修改、删除等。学校机关各部、处及直属单位40名专兼职档案员参加了培训。
华中师范大学2004年12月购进并启用了南大之星档案管理系统,经过一年多的应用,积累了一定经验。召开这次培训会旨在以南大之星档案管理系统为平台,通过联系实际的讲解,使专兼职档案员能够较好地掌握归档文件整理的要领和要求,提高南大之星档案管理系统操作与运用的能力,以便2006年在校内全面推广应用该系统,进而提高档案管理的效率、质量和水平。
(华中师范大学档案馆)
上海交大档案“四五”普法工作获上海市档案局高度评价
2006年1月6日,上海市档案局对交大档案“四五”普法工作进行了检查。档案馆陈华新馆长代表学校做了工作汇报。与会的上海市档案局领导充分肯定了交大档案工作一手抓法制,一手抓发展的指导思想,特别是对交大能突破传统档案工作的束缚,以档案法规为准绳,以档案工作为基础,以事业发展为主线,形成激励和制约机制,保障工作创新,不断拓展档案工作的功能,建立了诸如校史研究、展览等宣传、教育、展示平台,为学校中心工作,乃至社会提供更为广泛服务给予极高的评价,并认为交大档案工作创新、实干的工作作风在本市高校具有榜样作用,值得推广。
(上海交通大学档案馆)
2005年华东理工大学档案馆工作简讯
1.根据校部规定,档案馆从新年后第一个工作日起严格执行错时工作制,做到上午8点到下午6点对外提供不间断服务,大大方便了利用者。
2.集中全馆力量,下大决心进行了历时两个多月的所有馆藏案卷目录和绝大部分卷内目录主要录项的大规模检查,修改了相当数量的白字、错字、漏字、繁体字、空格,统一了年度、月份、括弧等标点符合的著录方式,删除了若干重复或没有与之对应的案卷和卷内文件的记录,对有些同名记录作了补充说明。调整、统一了部分门类案卷的排架序列,对1993年后的党群和行政档案全部换了新的档案盒,并重新编排流水号,方便查找。与此同时,清查、核对了所有门类馆藏案卷的目录数,并在计算机中得以确认,真正摸清了学校三个全宗档案的确切总量,提高了档案管理、统计的准确性和可靠性。为了防止档案人员录入信息时继续出现随意性,强调、制定了《档案信息计算机录入注意事项》,并分发到所有人员手中。
3.为了进一步强化岗位责任制,明确、规范工作流程,提高工作办事效率,适应学校档案工作新形势,根据校部、处长办公会议要求和“精兵、简政、高效、开放、定岗明责”精神。年末,档案馆进行了内部管理体制的大幅度改革,将原按档案门类管理设岗的方式全部转变为现在的按工作职能来设岗。
4.在校基建处的大力配合下,将原建校初至文革前几十余幢建筑物的基建档案与留存在基建处的另外甲、乙、丙三套数量均不完整的图纸,进行了逐一清点、替换、合并,对有些已破碎的老图纸做了认真辨认和粘贴,形成了一套比较完整的数量达1500余件老基建档案,并收藏进了档案馆。对30幅极具保存价值的馆藏长(大)照片档案请专业公司作了数字化处理,便于今后复制和提供网上展览等。
(华东理工大学档案馆)


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