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教育部直属高校档案工作协会简报第73期
发布时间:2006-05-17 浏览次数:

高校档案工作简报
第七十三期
国家教育部直属高校档案工作协会 2006年5月12日
教育部直属高校档案工作协会
第五次会员代表大会暨学术研讨会在长沙召开
由中南大学档案馆承办的教育部直属高校档案工作协会第五次会员代表大会暨学术研讨会于2006年4月12日至16日在中南大学召开。来自教育部直属高校档案工作协会的67所高校的89名会员代表参加了会议。张安民秘书长主持开幕式。中南大学副校长陈治亚教授、湖南省教育厅副厅长陈湘生同志、教育部办公厅原档案处处长、现任新疆建设兵团教育局副局长王洪元同志莅临会议开幕式并分别作了讲话。
会议听取并审议通过了苏卫平理事长所作的四届理事会工作报告,张安民秘书长关于章程修改的说明及会费收支情况的报告,并选举产生了新的一届理事会。会议还进行了分组讨论和大会交流发言,公布了新一轮的分组名单,按每校200元标准发放了小组活动经费。
大会召开前,四届理事会于2006年4月11日上午,在中南大学召开了第六次会议。苏卫平理事长主持会议。会议主要议题是:一、听取中南大学档案馆万长妹副馆长关于大会筹备情况的汇报;二、审议苏卫平理事长关于本届理事会的工作报告;三、商议会员代表大会的议程;四、张安民秘书长通报本届理事会会费收支情况;五、商定其它有关事宜。
理事会议期间,中南大学副校长陈治亚教授在肖晓燕馆长的陪同下,专门看望了出席会议的各位理事。
大会结束后,新一届理事会召开了五届一次理事会议,并民主推举了正副理事长、正副秘书长。理事长:同济大学冯方一;副理事长:东南大学苏卫平、北京大学刘晋伟;秘书长:华中师范大学张安民;副秘长:中国人民大学吕小明、中南大学肖晓燕。会议决定明年4月在西安交通大学召开理事会议,商议协会今后的工作。
大会最后对东道主中南大学校领导给予本次会议的关心和支持表示衷心地感谢,对中南大学档案馆同仁的精心组织表示崇高的敬意。
(秘书处)
教育部直属高校档案工作协会第四届理事会工作报告
苏卫平
(二○○六年四月十二日)
各位领导、各位代表:
教育部直属高校档案工作协会第五次代表大会暨第九次学术研讨会今天召开了。自2001年10月以来,本届理事会在教育部办公厅档案处领导的悉心指导和本协会各会员单位的大力支持下,按照协会章程开展工作,较好地履行了理事会的职责。现在请允许我代表协会第四届理事会向代表们报告四年来的工作,请代表们审议。
一、发挥群体优势,组织好协会与片区学术研讨与业务交流活动
组织协调好协会与片区学术研讨与业务交流活动是协会理事会的主要任务之一。从整体上看,部属高校档案馆实力较强,业务工作水平较高,发展比较均衡,相互之间有许多共同关心的学术研讨和业务交流问题,这一点是本协会的优势和活力所在。四年来,协会理事会和各片区组分别组织了形式多样的学术研讨和业务交流活动。
(一)为了不断适应档案工作发展的新形势、新要求,协会理事会组织了三次大的学术研讨和业务交流活动。这些活动的共同特点是,紧跟国家档案事业的发展主流,始终围绕大家共同关心的学术和业务问题,通过邀请高层次的领导和专家作学术报告,征集和评选学术论文,进行会议交流和研讨等活动,起到了提高专业理论素养,加强沟通交流信息,促进实际业务工作水平提高的效果。大家对协会组织的这些活动,对有关学校为承办这些活动所作出的贡献都给予了充分的肯定和积极的评价。
2002年10月14日至17日,北京大学档案馆承担了教育部直属高校档案工作协会档案馆馆长工作培训会议的任务。会议主要围绕档案馆数字化建设、文书立卷改革以及档案工作热点问题等几方面的内容开展研讨与交流。来自62所院校的档案馆馆长、室主任等75位代表到会。国家档案局毛福民局长、教育部办公厅档案处王洪元处长、北京大学郝平副校长出席开幕式并讲话,吴志攀副校长还专程看望了与会代表。
毛福民局长出于对高校档案工作的关心和重视,非常亲切地与高校档案馆的领导和同志们见面,并在百忙之中以“档案是人类文明发展到一定历史阶段的记录”为题,作了长达三个小时的学术报告。在报告的最后,毛局长勉励大家说:档案工作是一个非常有价值、有意义的工作,希望大家应当更加热爱、忠诚、奉献档案事业。
王洪元处长在讲话时,代表档案处并受办公厅有关领导的委托,对国家档案局对高校工作的关怀和毛局长亲临会议指导表示衷心感谢!对到会的各位馆长和代表致以问候!要求与会同志认真学习领会毛局长的讲话,深入分析研究高校档案工作面临的新形势和挑战,总结高校档案工作的经验,互相取长补短,达到共同提高的目的。
中国人民大学王健副教授以“立卷改革思路与模式的优化”为题,结合在执行国家档案局《归档文件整理规则》时碰到的问题,作了一场历时三个多小时的专题讲座。该讲座分为立卷改革、电子文件、我国现有模式的优化三大部分,既有理论阐述,又有实际对策,语言生动,信息量大。与会馆长和代表还就工作中遇到的具体问题与王健老师进行了直接的探讨,从中受益匪浅。有不少学校在会后的工作中积极推进立卷改革,实行了“卷改件”。
本届理事会组织的第二次大的学术研讨和业务交流活动是2003年10月,由重庆大学承办的教育部直属高校档案工作协会第八次学术研讨会。
这次研讨会得到会员单位的大力支持,共征集到学术论文72篇,评出获奖论文17篇,其中一等奖2篇、二等奖4 篇、三等奖11篇。
在组织学术交流的过程中,考虑到参加本次会议的主要是各个档案馆的领导,大家能够相聚在一起的机会比较难得,应当从管理的层面探讨一些带有全局性、前瞻性问题。因此,理事会商定除了获奖论文代表发言外,此次会议主要围绕“在办公自动化条件下的电子公文归档”、“对新世纪高校档案信息化建设和档案馆功能定位的思考与实践”和“对高校档案工作中难点问题的应对办法或设想”等三个议题,展开分组讨论和大会发言,使大家在有限的时间里交流和获取到更多的信息和经验,收获颇多。
今天开幕的教育部直属高校档案工作协会第五次代表大会暨第九次学术研讨会是协会组织的第三次大的活动。本次会议原定于在 2005年10月下旬举行。中南大学为承办好这次会议,事先已经做了大量的准备工作。因为教育部直属高校保持共产党员先进性教育活动的要求,为了保证会议效果,理事会及时研究并与中南大学协商,将会议延期到现在举行。
本次大会是协会的一次重要会议,主要工作有:审议理事会四年来的工作报告;审议协会四年来收支情况的报告;讨论通过协会章程修改案;理事会换届选举;召开新一届理事会议。协会理事会非常重视这次会议,分别于2004年10月和2005年12月两次召开理事会研究有关工作。希望大家共同努力,使本次大会取得圆满成功。
(二)协会片区协作组的学术研讨与工作交流活动情况
按片区协作组为单位开展活动是本协会的一个特色。在四年来,七个协作组开展了多种形式的业务研讨交流活动,具有比较广泛的参与性,组长单位和活动承办单位认真组织,成员单位和有关理事积极参加,各组长单位和活动承办单位所做的工作得到了大家的肯定。
协作组交流活动采用会议研讨和实地考察相结合的方式,围绕新时期高校档案工作现代化、数字化档案馆建设、档案馆达标升级、电子文件归档、文书档案“卷改件”管理、校史馆和博物馆建设等一系列议题展开研讨和工作经验交流。据不完全统计,四年来参加协作组活动的人数超过500人次,为档案工作人员提供了学习提高的机会。
二、本届理事会和秘书处经常性工作的情况
(一)理事会严格按照协会章程规定办事,在教育部办公厅档案处领导的指导与支持下,始终坚持以“积极开展档案学术研讨与交流活动,增进部属高校档案馆之间的交往,促进高校档案工作水平的提高”为前进方向,努力做好协会工作。
四年来,理事会坚持每年召开一次理事会,认真研究协会的主要工作,每次会议议题明确,注重实效,努力使协会工作有条不紊地按计划进行。例如,2004年10月在西南交通大学召开的理事会上通报了协会经费收支情况,着重研究了2005年10月下旬召开第五次代表大会暨第九次学术研讨会的问题,将会议准备工作做了具体分工。会后在协会简报上刊登了会议纪要,使大家都能够及时了解协会工作的有关情况。各位理事也都认真地完成自己所负责的任务。
理事会能够认真听取会员单位意见,不断改进工作。例如,本届理事会在2001年就任之初,根据协会成员单位数量增加的实际情况和大家的意见,及时按学校类型对片区协作组重新划分,改变了原来以区域分组的格局。2005年12月,理事会又根据有关会员单位的意见和要求,决定将“农林地矿”和“艺术财经政法”两个协作组分解到其它各组,协作组由原来的7个调整为5个。在本次大会筹备过程中,在广泛征求大家意见的基础上,综合考虑作好协会工作的多方面因素,理事会民主协商后提出了本次换届选举的理事候选人名单,对协会章程进行了修订。这些事例说明,凡是对协会工作有利,符合大家意愿的事,本届理事会都采取了积极的态度和行动。
(二)做好协会简报的出版发行工作,及时传递各校档案工作信息。
办好协会简报是协会重要工作内容之一,理事会及秘书处对此项工作十分重视。四年多来,协会秘书处共出协会简报19期(第54-72期),发行期数、稿件质量和投稿单位数均为历年最高。在组稿、编辑、出版、发行过程中,协会秘书处所在单位华中师范大学档案馆承担办好协会简报的全部工作。共有41所学校积极投稿,对协会简报工作给予了大力支持。稿件内容丰富、质量较高,真实反映了协会内高校档案工作最新进展,及时交流了档案工作的信息和经验,增进了学校之间相互了解,对档案业务工作发展和水平提高起到了积极的促进作用。希望各位馆长继续关心协会的简报工作,积极组织投稿,将简报办得更好。
(三)做好协会会费收支管理和日常事务工作,保障协会活动正常进行。
本协会秘书处常设地点在武汉,按照社团管理要求,必须常年接受当地工商税务和民政部门的管理监督,事务繁多。华中师范大学档案馆作为协会秘书处单位为此作出了特别的贡献。协会秘书处依照协会章程办事,对协会的公章、票据和会费收支,都实施了认真严格的管理。现在绝大部分会员单位做到了按时缴纳会费。协会秘书处将专门向大会报告有关会费收支情况,请代表审议。
三、团结一致,齐心协力,共同为部属高校档案事业的兴旺和发展而努力工作
本届理事会即将完成任期内的工作任务。回顾四年来协会的工作能够得以继续和发展,取得了一定的成绩,理事会首先要感谢全体会员单位的大力支持,感谢各级领导特别是教育部办公厅档案处领导的大力扶持和正确领导。
档案处王洪元处长在任时对本协会和高校档案馆的工作非常关心。在得知王处长升任新疆生产建设兵团教育局副局长后,大家既有高兴,又有不舍之情。理事会代表大家诚挚邀请王局长莅临本次会议。王局长在百忙之中不远千里专程从新疆来此参加大会,与大家见面,体现了对大家的深厚情谊。让我们大家用热烈的掌声表示向王局长表示衷心的感谢和敬意。
本协会从1988年成立至今已整整15年了。作为一个群众性的学术团体,其生存和发展取决于上级领导和会员单位的支持;取决于理事会成员是否能够淡泊名利,为了事业的发展,甘于贡献;取决于协会组织的学术研讨和业务交流活动是否符合会员单位的要求,对各校档案工作的进步起到促进作用。四年来,本届理事会秉承了本协会的优良传统,在领导关心和会员单位的支持下,团结一致,相互支持,努力工作,不辜负大家的希望和信任。本届理事会以认真组织学术研讨和业务信息交流活动为工作中心,起到了增进各高校档案部门之间相互了解和交往的作用,达到促进高校档案工作水平共同提高的目的。
四年来,协会理事会能够根据部属高校档案工作的特点和实际情况,按照上级文件精神要求,顺应档案工作发展趋势,围绕档案信息化建设和开发利用工作中的热点问题,组织开展学术研讨和业务交流活动。2003年3月,教育部办公厅转发了王刚同志在全国档案局馆长会议上的讲话、全国档案局长馆长会议文件、《全国档案信息化建设实施纲要》等几个具有重要指导意义的文件。2003年10月,在重庆大学举行的协会第八次学术研讨会上,理事会及时对会议内容安排作出调整,除获奖论文代表大会交流外,根据上述几个文件的精神要求,重点围绕“电子公文归档”、“高校档案信息化建设和档案馆功能定位”和“高校档案工作中难点问题的应对办法或设想”等三个议题展开分组讨论和大会发言,得到大家的响应和好评。
四年来,理事会做到了民主办会,认真倾听各方面的意见,按照大多数人的意见办理协会事务,努力实践“平等、民主、协商、务实”的理念。例如,为了尽可能使本次大会选出的理事符合大家的愿望,很好地为大家服务,2004年10月,理事会会议商定,提前一年广泛征求各高校对下一届理事会候选人或单位的意见,适当扩大了理事名额,并以书面通知的形式告知全体会员单位。希望在推举新一届理事候选人时应考虑到“理事分布的区域性;理事学校的代表性;理事工作的连续性;适度考虑从事档案工作的年限”等因素。在此基础上,经过充分的民主协商,综合考虑,理事会提出了本次换届选举候选人名单。
各位领导、各位代表,四年来协会理事会尽管做了一些工作,但是与改革发展的形势和大家的要求相比,肯定存在不少不足之处,敬请批评,并希望大家给予谅解。相信本次大会新选举出的理事会一定会齐心协力,与全体会员单位团结一致,为部属高校档案事业的兴旺和不断发展而努力工作,取得新的进步。
为了开好本次会议,中南大学校领导和有关部门的同志们非常重视,给予了大力支持,中南大学档案馆的领导和同志克服会议延期所带来的困难,做了大量深入细致的准备工作和周到的安排。 还有各位领导和嘉宾,今天又在百忙之中亲临大会开幕式并讲话,给了我们巨大的支持和鼓励。让我们以热烈的掌声对各位领导和嘉宾,对中南大学档案馆的领导和同志们一并表示衷心的感谢!
最后预祝会议取得圆满成功!
谢谢大家!
教育部直属高校档案工作协会章程
(1988年10月17日第一次会员大会原则通过,
2006年4月13日经第五次会员大会修订)
第一章 总 则
第一条 本协会名称为教育部直属高校档案工作协会(简称部属高校档案工作协会),其英文译名为:The Archives Work Association of Universities under Direct Jurisdiction of the Ministry of Education.
第二条 本协会是部属高校档案工作部门自愿结成的行业性、学术性、群众性、非赢利性的社会团体,接受国家教育部办公厅指导。
第三条 本协会的宗旨是:以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,以《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)为准则,坚持党的基本路线,遵守国家宪法、法律、法规及社会主义道德风尚,坚持民主协商办会的原则,积极开展档案学术研究与业务交流活动,增强所属高校档案部门之间的协作与联系,促进高校档案工作改革,提高档案管理水平,推动高校档案事业的发展,为学校教学、科研、精神文明建设及其他各项工作服务,为高等教育事业的改革与发展做出贡献。
第二章 业务范围
第四条 本协会的业务范围:
(一)根据部属高校档案工作实际,组织开展档案工作的理论、方法和实践研究,举行学术交流活动,推广先进经验;
(二)推动部属高校宣传、贯彻、执行《档案法》及相关法规;
(三)协助教育部贯彻、实施高校档案管理的规章制度;
(四)促进部属高校档案管理规范化、标准化和现代化;
(五)编印《高校档案工作简报》(以下简称《简报》),及时反映协会工作,交流高校档案工作信息,介绍国内外档案学术研究成果及动态;
(六)举办各种形式的培训班、研讨班,提高部属高校档案人员的业务水平;
(七)组织评选档案学术优秀论文和编研成果,并奖励有关人员;
(八)及时向教育部办公厅反映部属高校档案人员的意见及要求。
第三章 会 员
第五条 本协会实行团体会员制。教育部直属高校的档案管理部门通过相关程序均可为会员单位。
第六条 申请加入本协会必须具备下列条件:
(一)承认并拥护协会章程;
(二)有加入本协会的意愿;
(三)热心支持本协会工作,并自愿履行会员的义务。
第七条 会员入会的程序:
(一)向协会秘书处提交入会申请书;
(二)经理事会讨论通过并由协会秘书处书面通知有关院校。
第八条 会员的权利:
(一)在协会活动范围内有选举权、被选举权和表决权;
(二)参加协会组织的有关会议和各种活动;
(三)获得协会《简报》、资料及学术论文交流材料,参加协会举办的研讨班和培训班;
(四)对协会工作提出意见和建议;
(五)有入会退会的自由。
第九条 会员的义务:
(一)执行协会决议,遵守协会章程,按时缴纳会费;
(二)完成协会委托的各项任务,承办协会组织召开的有关会议,支持协会工作;
(三)积极参加协会组织的有关活动,相互交流档案工作情况;
(四)对部属高校档案事业的改革与发展提出意见和建议。
第十条 会员退会应书面通知协会。如无特殊原因,会员一年不缴纳会费,经本会书面通知半年内仍不缴纳的,视为自动退会。会员如有严重违反本章程的行为,经理事会研究,可取消其会员资格。
第四章 组 织
第十一条 协会的最高权力机构是会员大会。会员大会每两年召开一次,并由协会理事会负责召集。会员大会的职权是:
(一)制定、修改并通过协会章程;
(二)听取并审议理事会工作报告及财务报告;
(三)选举和罢免理事;
(四)决定终止事宜;
(五)讨论并决定理事会提交大会的其它事项。
第十二条 会员大会须有2/3以上的会员代表出席方能召开,其决议须经到会会员代表半数以上表决方能生效。
第十三条 理事会是会员大会的执行机构,每届任期4年,在闭会期间领导本会开展工作,并对会员大会负责。
第十四条 理事会由若干人员组成,设理事长、秘书长各1人,副理事长、副秘书长各1至2人。理事由于工作变动等原因导致不能履行理事职责时,由理事会提名并决定增补新的理事人选。理事会日常工作由秘书长负责。
第十五条 理事会职权为:
(一)执行会员大会决议;
(二)筹备召开会员大会;
(三)向会员大会报告工作和财务状况;
(四)制定协会工作计划并组织实施;
(五)组织学术和工作经验交流会,开展学术活动;
(六)决定其它重大事项;
(七)制定本会内部管理制度。
第十六条 理事会须2/3以上理事出席方能召开,其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效。
第十七条 理事会每年召开一次会议,情况特殊的,也可采用通讯形式召开。
第十八条 协会视情况分为若干小组,每组设组长两人,小组一般每两年进行一次活动,时间与内容由各小组自行决定。
第五章 经 费
第十九条 协会经费来源:
(一)团体会员会费;
(二)银行利息;
(三)领导机关、社会及个人的资助和捐赠。
第二十条 会员单位每年缴纳会费400元。
第二十一条 本会经费必须用于本章程规定的业务范围和事业的发展,不得在会员中分配。
第二十二条 协会经费由协会秘书处统一管理,并定期向协会会员大会汇报经费的收支情况。
第六章 附 则
第二十三条 协会会址设在秘书处所在的学校档案部门。
第二十四条 协会终止须由会员大会讨论通过,并报教育部办公厅审查同意,其债权由协会自行清理。
第二十五条 本章程自会员大会通过之日起执行。修改权属会员大会,解释权属本协会理事会。
教育部直属高校档案工作协会分组名单
(二○○六年四月十二日)
一、师范语言类
北京师大、西南财经大学、华东师大、东北师大、华中师大、陕西师大、西南大学、北京语言文化大学、北京外国语大学、上海外国语大学、广东外贸外语大学、中央政法大学、上海财经大学、中国石油大学、东北林大
二、综合类
北京大学、中国人民大学、吉林大学、南开大学、武汉大学、四川大学、厦门大学、山东大学、复旦大学、浙江大学、南京大学、兰州大学、中山大学、暨南大学、北京林业大学、北大医学部
三、理工类一组
同济大学、大连理工大学、天津大学、西安交大、北京邮大、中南大学、电子科技大学、合肥工业大学、武汉理工大学、河海大学、华侨大学、中央财经大学、中国传媒大学、西北农林大学、中国地质大学(武汉)、中国地大北京研究生部
四、理工类二组
西南交大、清华大学、东北大学、重庆大学、上海交大、东南大学、北京化工大学、北京中医药大学、西安电子科技大学、东华大学、中国科技大学、中央音乐学院、北京交大、中央戏剧学院、中央美院
五、理工类三组
中国矿业大学、长安大学、华中科技大学、华东理工大学、华南理工大学、中国海洋大学、北京科技大学、江南大学、湖南大学、中国药科大学、哈尔滨工业大学、中国农业大学、中南财经政法大学、华中农大、南京农大
兰州大学召开2006年档案工作会议
2006年4月6日,兰州大学召开了2006年档案工作会议。参加会议的有各党委、各学院、机关各部门、各直属单位和各科研机构分管档案工作的负责人和各单位档案管理人员。
校党委副书记李恒滨作了题为“加强档案管理,开创我校档案工作新局面”的讲话,肯定了我校档案工作取得的成绩,提出今后工作的几点意见:第一、各单位要充分认识档案工作在学校管理中的重要作用,进一步增强做好档案工作的责任感和使命感;第二、要加强对档案工作的领导,抓好档案干部队伍建设,创造良好的工作环境;第三、要抓好档案资源建设,做好基层档案收集整理;第四,迎接甘肃省档案局对我校档案工作的全面检查。
档案馆馆长卢毓钢作了题为“求真务实,努力夯实我校档案工作基础”的工作报告,总结了近年来兰州大学的档案工作,阐述了2006年档案工作重点及“十一五”期间发展目标。
档案馆业务指导室主任段小平进行了题为“如何做好本单位档案整理归档工作”的专题培训讲座。
会议表彰了22名优秀档案管理者,并颁发了荣誉证书。
优秀档案管理者代表财务处徐婕作了“认真做好单位归档整理”发言。
(兰州大学档案馆)
广东高校两协作组受省档案局表彰
以中山大学档案馆和以华南师范大学综合档案室为组长单位的两个高校档案工作协作组被广东省档案局评为“2004-2005年度省档案工作先进协作组”,在4月25日广东省档案局召开的省直和中央驻穗单位档案工作会议上受到广东省档案局的表彰。以中山大学档案馆为组长单位的高校档案工作协作组已三次获此殊荣。
(中山大学档案馆)


馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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