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教育部直属高校档案工作协会简报第78期
发布时间:2007-10-19 浏览次数:

高校档案工作简报
第七十八期
国家教育部直属高校档案工作协会 2007年10月8日

做好档案工作,喜迎百年校庆
2007年5月20日是同济大学的百年华诞。为迎接百年校庆,同济大学档案馆作了大量的工作。
1.广泛征集文物,积极丰富馆藏
为了总结百年精神文脉,挖掘百年历史积淀,弘扬百年优良传统,展示百年辉煌成绩,学校在四平路校区建造了校史(博物)馆。同时制定了《同济大学征集校史文物和实物暂行办法》由档案馆负责校史文物和实物的征集工作。我们和校史馆密切配合,采取集中定点、电话预约、上门收集等方式开展征集工作。到2006年底,已经征集到了包括二十年代的学生成绩单、制图作业;李庄时期的学生证、学生上课笔记;解放初期的学生成绩册和建国前后毕业证等珍贵实物,共662件。
另外我们还利用暑假到云南省档案馆、宜宾市档案馆和南溪县档案馆,查阅、收集我校在抗战期间的档案共206页。我们还与台湾“中央研究院近代史研究所”建立了合作关系,从该所得到了3660页与我校有关的珍贵历史档案资料,丰富了我们的馆藏。
2.利用馆藏档案,建立网上档案展览
经过一年多时间的努力,我们在档案馆网页上新增了“永恒瞬间”专栏,将我校档案馆珍藏的1800多张历届毕业生照片编辑、上传到网页上,时间跨度从1942年到2006年,方便全校师生及同济校友的查询、利用。另外充实了“校友捐赠”、“百年同济”、“校史概况”、“沪上旧址”、“宝隆生平”等专栏,使档案馆网页的可看性和史料性大大提高。
3.认真编研史料,完成画册编写工作
为迎接2007年百年校庆,校办组织编写《百年同济百位院士》画册,具体工作落实到档案馆。此项工作历时3年,其间我们经历了资料收集、整理编写、反馈修改等阶段,现已将定稿送宣传部、出版社审定。书中收录了同济在职和曾在同济任职、学习过的、以及担任过兼职、顾问、名誉教授的124位院士的简介,约593000字,照片近400张。本书展示了院士们的风采和成就,一是为了纪念过去,二是为了传承精神,三是为了昭彰后人。此书在2007年5月16日正式出版,为同济大学的百年校庆献上一份礼物。
4.与时俱进,加强档案现代化建设
我校有着百年的发展历史,馆藏的珍贵档案众多,要使这些“藏在深阁人不识”的档案发挥它的应有作用,最有效的方法就是把馆藏档案进行数字化,然后利用网络向公众做广泛的宣传。我们的数字化工作是从2004年开始起步的。到目前为止,我们已经把馆藏档案目录输入了档案信息管理系统,输入的档案信息共计177875条,其中案卷目录125737条,文件目录52138条,还有全文390条和图像文件2382条。2006年我们在学校信息化办公室的大力支持下,申请了《档案数字化基础建设》项目,利用这一项目购置了基础设备。到2007年5月底,我们已经将同济大学部分教学类档案进行全文扫描。上传到档案信息管理系统。
5.加强窗口意识,提高服务质量
档案入库并不是工作的结束,而是档案利用的开始。每年学校各项工作的开展都离不开利用档案。学校史料书籍的出版,需要大量的档案资料;历届毕业生出国进一步深造、原籍上海的退休校友要返沪、社会用人单位要证实学历的真伪等等,都需要在档案中寻求帮助。我们的工作就是要做好这些服务,尽可能为利用者提供方便。2006年学校各单位、各部门为撰写校志和筹备校庆需要大量查阅档案,我们的工作量也相应增加,我们克服人手少、工作忙等困难,坚持热情周到、细致地服务,受到广大师生的表扬。2006年全年我们共接待档案利用者5257人次,调阅档案10537卷,为此,我们的工作人员常常到了午餐时间都无法休息,但大家毫无怨言,利用者的满意就是对我们工作的最大的认可。
回顾过去,展望未来,愿我们能为百年同济的辉煌作出自己应有的贡献。
(同济大学档案馆)
规范严整 特色鲜明 卷帙丰富
——兰州大学档案馆赴西安高校考察印象
2007年4月u日,春暖花开的时候,兰州大学档案馆一行9人在卢毓钢馆长带领下,赴西安高校考察交流。先后受到西北工业大学、西北农林科技大学、西安交通大学、长安大学、西北大学档案同仁的热情接待。
考察是全方位的,收获不小。
西北工业大学档案馆是我们考察的第一站。馆长党秋霞女士对我们的到访很重视,牺牲休息日,组织接待。
西北工业大学是一所以工科见长的院校,专业优势是航海、航空、航天。我国自助研发的第一架飞机延安一号、第一颗卫星东方红一号都与该校大有渊源。档案馆成立于1995年,处级独立建制,与校史馆(含文物)合署办公,共9人。1997年12月,该馆被国家档案局批准为“科技事业单位档案管理国家一级”;2006年11月,该馆通过陕西省档案工作目标管理AAA级认证;作为重点保密单位,设有全天候专职保安。
该馆馆藏丰富,门类齐全,特色鲜明,设备先进,拥有计算机及配套设备21台;工作手段先进,建有基础档案数据库、研究生论文数据库、离退休人员数据库、本科生学籍数据库、人物档案数据库、现行文件数据库等14个档案基础数据库和7个档案专题数据库,非保密信息提供web检索。
按照约定,到达西安的第二天清晨,我们即租车前往位于杨凌镇的西北农林科技大学。出发之前,陕西省高校档案协会秘书长、陕西财经学院校办主任吴连书先生一再向我们推荐;“西北农林大学档案馆;不可不看”。
西北农林科技大学近几年来在农学、林学方面声名远扬,硕果累累。校园环境优美,档案馆独占一幢三层小楼。一楼大厅、走廊等处电脑喷绘国家领导人关于档案工作的批示、馆内机构人员职责等,档案文化氛围浓郁。设收集整理室、保管利用室、现代化管理室三个内部机构,分工精细,运作规范,收集完整。尤其令我们惊讶的是,该校规定,各部门归档完成情况直接和部门归档责任人的津贴挂钩,归档管理力度之大,于此可见。
该馆的特色是重视实物档案收集,投资50余万,建有一个档案展厅,收藏有于右任、杨虎城等名人手迹、于右任主持成立的三原斗口(于右任家乡)农业试验场奠基砖及著名昆虫学家、蝴蝶大王周尧先生捐赠的实物档案等,琳琅满目,蔚为大观。该陈列厅日接待参观人数约50人次。
展厅还陈列有在西北农林科技大学历史上建树颇丰的农史学家、生物学家、教育家辛树帜先生的照片、手札等珍贵档案。在调任武功农学院(西北农林科技大学前身)院长之前,辛先生任国立兰州大学校长(1946-1949)。也正是在辛先生任内,国内兰州大学大家云集,声名鹊起。辛先生因之颇受兰大人爱戴。蒙西北农林科技大学档案馆李文艳馆长厚意,我们拷贝了许多辛先生的照片。
李馆长还安排我们参观了该校农博园、昆虫博物馆等,其中陈列,或广博古雅,或鲜媚灿烂,浩浩汤汤,争奇斗艳,集开发、旅游、科研于一体。这种新思维堪称高校之冠。
第三天的日程安排是上午考察西安交通大学档案馆,下午考察长安大学档案馆。上午九点,我们如约来到西安交通大学樱花西路。樱花刚刚开过,空气中还残留着樱花的芬芳。西安交大档案馆馆长霍有光、馆长助理石惠敏已在此迎候。
西安交大档案馆的馆舍条件尚待改善,但是内功修炼到家,档案收集相当完整。该校规定,归档完成情况作为各部门业务人员年终考核的一项指标,和西北农林科技大学的做法有异曲同工之妙。档案整理标准规范,科学合理。尤其是信息化建设进程很快,利用南京大学开发的B/S档案管理系统,在全校范围内全面推行网络归档和网络查档,反响很好,很值得我们借鉴学习。
西安交大档案馆利用馆藏档案筹建了两座纪念馆,一座叫西迁馆,一座叫溯源馆,设计古雅,陈列丰富。展示包括严复百年前翻译的《原富》付印清稿本、西安交大历史上的照片、文件、实物等珍贵档案,全面反映了这所学校悠久的历史和光辉的历程。西安交大档案馆的同仁们对这两座纪念馆很是自豪,我们参观者也驻足流连,啧啧称叹。
当日下午,我们来到位于长安大学东校区的档案馆。长安大学有关方面对我们的访问很重视,安排校办副主任蒲济生、档案馆馆长吕建辉等与我们进行了座谈。蒲主任介绍了长安大学近几年来飞速发展的情况。吕馆长详细介绍了长安大学档案馆的人员状况、业务情况。
长安大学档案馆在档案整理上有一个创举,即:每一个档案实体除档号之外又有一个保管号,专用于档案排架,克服了传统的按照档号排架必须预留位置的缺陷。这种方式打破了档案排架上的全宗原则和事由原则,适合库容不足的中小档案馆(室)使用。迄今为止,这种做法未见其他档案保管机构或者学术杂志介绍,但确实有其优点,有一定借鉴推广的价值。
第四天上午,受西北大学档案馆馆长于炜武盛情邀请,我们参观了西北大学档案馆、校史馆。西北大学的建校历史可以上溯到 19 02年,杨虎城、于右任、张学良都与该校颇有渊源,积淀深厚。著名作家贾平凹、全国劳模、档案保护专家李玉虎是该校校友。于馆长热情好客,博闻强记,给我们介绍了许多西北大学历史掌故和档案工作经验。和于馆长的相处是十分愉快的。于馆长幽默的谈吐给我们留下了深刻印象。
4月20日,我们带着收获,带着思索,返回了兰州。
总结起来,西安高校档案同仁的工作是出色的。其档案管理规范严整,各校管理模式、方法特色鲜明,馆藏丰富,卷佚浩迭,结构合理。
博采众家之长,方能成其大,成其高,成其厚。可以说,西安之行是成功的,是有意义的。对照西安高校,兰州大学的档案工作固然有许多值得肯定的地方,但是确有许多不足,如上文所述,西安高校档案工作的许多亮点,都值得我校学习、借鉴。
再次感谢西安高校档案同仁。
     (兰州大学档案馆 段小平)
湖南省档案局吴杰处长到中南大学档案馆指导工作
9月11日下午,湖南省档案局科教处吴杰处长来到我校档案馆指导档案工作,我校档案馆肖晓燕馆长,曹素平、吴世明副馆长接待了吴处长。
肖馆长首先代表学校档案馆对吴处长的到来表示热烈的欢迎,并就档案馆的装修改造工作等向吴处长作了简短汇报;曹素平副馆长介绍了建设我校名人专题档案的设想。
吴世明副馆长详细介绍了档案馆改造、档案科研以及我校档案事业的发展规划。他说,档案馆新的领导班子到任后,迅速确立了提升服务理念,创新管理手段和方式,狠抓对外宣传和理论研究的工作思路,在工作目标上,主要建设中南大学数字档案馆。档案馆这次设立接待服务大厅以及上半年完成的内部机构改革和近期中标的档案科研课题等,都是朝着这个目标在前进。
吴处长对我校档案馆科研情况、档案数字化建设目标以及档案工作整体思路给予了高度评价,他指出,在今年全国档案系统五年一次的最高级别的评优活动中,中南大学档案馆能被评为省先进单位就是最好的说明。同时,他还通报了在近期举行的全省档案学会论文评比中,我校档案馆曹素平副馆长和吴世明副馆长的论文均获奖。最后,他还特别提到设立接待服务大厅在高校档案馆这是先例,这标志着档案工作不再是以收藏保护为重点,而是提供服务与收藏保护并重,服务理念的转变必将会给档案工作带来新的生机。
(中南大学 向禹)
江南大学2007年档案暨年鉴工作会议召开
5月15日下午,江南大学2007年档案暨年鉴工作会议在行政办公楼会议室召开。江南大学档案管理工作委员会主任王武副校长、校档案馆伍进馆长及全校专、兼职档案员及年鉴撰写人员80余人参加了会议。
会上,王武副校长首先向大家介绍了档案馆新任馆长伍进教授;紧接着对档案和年鉴工作作了重要讲话。王校长说,即将落成的图书馆大楼是学校新校区的标志性建筑,档案馆就坐落其中,可见学校对档案工作的重视。另外,学校把档案馆从校长办公室分离出来,成为一个独立建制的单位,并配备了新的馆长,意味着档案馆今后将独立开展有关的各项工作,应直接组织各部门和学院开展档案收集、部门立卷、年鉴编写、校史编撰等工作。学校还决定加强人文建设,建立校史馆和各类特色馆藏的博物馆,其中校史馆和民俗馆要交给档案馆管理。明年学校要举行50周年校庆活动,校史馆将成为重要的展示内容,50周年后还要对50年办学历史进行总结,撰写校史。王校长希望大家好好思考这些工作。王校长强调,档案馆作为收集发展线索,凝练学校精华的主要部门,档案工作要有新的理念,要接受新的技术,要加大横向的交流。档案馆馆员们要加大自身能力建设,各单位的兼职档案员和年鉴组稿人,要把档案工作纳入自己的工作议程,努力创新,实现档案事业与学校各项事业的协调可持续发展。
档案馆馆长伍进在会上介绍了档案馆2007年工作要点和近期要开展的工作。伍馆长说,希望大家在总结去年工作经验的基础上,明确今年的工作目标,勤奋学习,积极探索,群策群力,勇于创新,把今年的档案工作做得更科学、更有效,为把江南大学建设成为“特色鲜明的高水平大学”作出新贡献。
(江南大学档案馆)
中南大学档案馆装修一新 全新服务理念笑迎全校师生
经过暑期紧张的施工,档案馆装修改造工作已于近日顺利完工,目前全面对外服务。改造之后的档案馆座落在二办公楼,从二办二楼向上望去,立体镂空的“档案馆”三字金光闪闪。透过玻璃大门向里望去,服务大厅的天蓝色背景上镶嵌着中南大学校徽,校徽下是英汉对照的“中南大学档案馆”标识,整个背景就好像一颗新星畅游在知识的海洋并冉冉升起,寓意着档案馆将为学校的腾飞和发展提供强大的信息支持。
改造后的档案馆设有服务大厅、阅档室、档案加工室、声像档案室、业务学习室以及各科室专用办公室,建设了档案馆局域网,这在湖南省高校档案馆乃至全国高校档案馆的硬件建设方面已经走在了前列。
此次改造充分利用了档案馆原有的空间,尤其是充分利用了原来的过道和杂房,使档案馆空间使用更合理,功能更突出,利用更方便。这次装修改造是档案馆在完成内部机构改革后的又一重大举措,设立服务大厅这在高校档案馆是先例,这是高校档案工作观念的转变和创新,也是档案服务理念的升华。从此以后,我校档案工作将由被动转为主动,在保守机密的前提下主动提供服务,终于揭开了传统意义上档案工作的神秘面纱。
(中南大学档案馆)
西北农林科技大学解放前民国档案复制工作圆满结束
在陕西省档案局有关领导的关心支持下,档案局保管利用处各位领导以及全体同志的积极配合和大力帮助下,西北农林科技大学圆满完成了解放前民国档案的复制工作。
1987年,根据陕西省档案局文件要求,学校将建校初期至解放前(1932-1949)民国档案1700余卷全部移交陕西省档案馆永久保管。为了反映学校发展的历史轨迹,弘扬“杨凌精神”,进一步开展校史校情研究。学校决定将现保存于陕西省档案馆的我校解放前的文书档案进行复制利用,并由档案馆具体负责开展工作。
为做好此项工作,学校档案馆抽调专人,冒着酷暑,克服重重困难,用了两个月时间,轮留驻扎在省档案馆查阅和复制档案。本次共复制档案18000页,翻拍珍贵档案1000多张。
在复制过程中,发现了许多珍贵档案,其中有国民中央政府关于学校筹建委员的批复;国立西北农林专科学校筹备会议期间蔡元培、于右任、朱家骅、张继、辛树帜、芬茨尔等著名人士的亲笔签名;选址会议记录;戴季陶起草的筹备会议文件;三号教学楼奠基仪式邀请函;于右任签发的重要文件;戴季陶、杨虎城、李仪祉、辛树帜等人有关信函;教育部成立国立西北农学院的批文;蒋介石、陈立夫、蒋经国等人签发的委任状;郭厚庵(郭须静)教授聘书草稿;抗战期间进步学生“亢丁”壁报;日军轰炸三号教学楼照片以及财产损失情况报告等。
这批珍贵档案的复制,填补了我校民国档案的空白,为我校70余年发展历史及校史校情的研究提供有力的支撑和保证,也将对研究弘扬“杨凌精神”发挥重要的作用。
(西北农林科技大学 安聪娥)
东南大学档案馆新建双机互备、存储及异地容灾系统
日前东南大学档案馆投资40万元的双机互备、存储及异地容灾系统安装调试完毕,投入正常使用。
随着高校信息化建设的高速发展及办公自动化工作水平的提高,网络与服务器的使用、数据库建设与网站式信息发布已经成为档案工作的普遍情况。对档案馆而言,必须保证档案馆服务器不间断正常运转,必须保证档案数据库的信息安全,其中任何一个环节出问题都会影响档案工作的正常进行,严重时甚至会使档案日常工作瘫痪。
此前,东南大学档案馆依靠两台服务器,分别承担研究生学位论文、电子公文、声像档案、学生档案、科技档案等其它类档案的网络归档及查阅工作,当单机服务器出现软硬件故障时,没有冗余机制来保证各业务的连续性;业务数据的存储主要以服务器的内置硬盘为主,数据没有进行集中存储和管理。这样的架构已不能适应业务发展的需要,而且存在着很大的隐患和风险,必须及早防范,采用软硬件相结合的服务器双机互备的运行模式和具有高可靠性、易扩展性的存储系统,以保障全校档案业务的正常、高效运行。
因此, 2006年2月,我馆向学校递交了专项资金申请,并获得批准。本馆电子档案与技术室负责总体方案设计及组织实施,经过一年多的努力,该系统现已投入正常使用,其主要功能介绍如下:
一、双机互备及网络存储
档案馆两台IBM X3650服务器通过两块光纤存储卡与IBM DS4700存储服务器(光纤存储阵列)连接,使两台应用服务器共享一台存储服务器(容量2T),利用RDAC冗余路径管理软件,实现服务器到存储设备的双冗余路径。通过ROSE HA双机软件实现了服务器之间的双机互备,实现了每台服务器平时运行各自的应用系统,当一台服务器出现故障时,另一台服务器根据心跳侦测的情况做出判断,并进行切换,接管服务。对于用户而言,这一过程是全自动的,在很短时间内完成,切换和恢复,保证了日常工作的正常进行,使技术人员有有充裕的时间排除故障,避免了手忙脚乱。修复故障点后,可选择自动或手动方式将原有资源重新恢复到修复的节点上,无需进行繁琐的设置。
二、异地数据备份
本馆利用原有一台在四牌楼校区的服务器,作为TSM备份服务器,在九龙湖校区的两台IBM X3650应用服务器作为TSM客户端。从每天凌晨1:00开始,分别备份所设定的文件系统和数据库文件,每天清晨5:00备份SQL数据库日志。
TSM备份采用差异增量备份,差异增量备份周期为1个月,在一个月内TSM会把所有数据建立两个副本。一个月后,将自动删除最早的一个副本,同时建立一个新的副本。也就是数据在用户无意删除或者更改时,在一个月内发现,均可以恢复。
三、远程管理设备
该系统中还配置了KVM远程控制器设备,本馆电子档案与技术室的工作人员可以在自己的办公室,通过互连网实现对安置在不同地点的各台服务器(有的距离25公里远)实行远程管理和控制, KVM对远程机器的管理和控制通信都是加密的,确保了通信的安全可靠。
(东南大学档案馆)
中南大学档案馆史料编研工作又出新成果
“1914年深秋,俯瞰古城长沙,恰似座长方型的围城......” ,文章将我们的思绪带入到过去那个年代,让我们沉思,让我们遐想,让我们怀念。由档案馆黄珊琦副研究员撰写的《浅探颜福庆博士在湖南的医疗实践和医学教育思想》和《张孝骞画传第二章折桂湘雅北上协和》两文于近日尘埃落定,我校档案馆档案编研工作又出硕果。
今年是我校湘雅医学院创始人颜福庆诞生125周年和湘雅首届校友张孝骞诞辰110周年,上海复旦大学、北京协和医院以及我校将举办系列的庆祝活动,以上两文的撰写和发表就是活动内容之一。
《浅探颜福庆博士在湖南的医疗实践和医学教育思想》一文,主要讲述了颜福庆博士来湖南长沙建设湘雅医学专门学校和他在湖南的医疗实践,体现了颜博士对湘雅和对社会的贡献,集中反映了颜博士医学教育思想的形成和发展。颜福庆博士是我国著名的医学教育家,是老湘雅的第一任校长。他在湘雅医学专门学校,湘雅医科大学任校长的时间是1914~1927年1月。这十几年的时间,他和湘雅取得了令国内外瞩目的成就,国内外媒体争相报导。在他和湘雅全体师生的共同努力下,湘雅赢得了与“北协和”齐名的“南湘雅”之盛誉,孙中山、毛泽东等都与湘雅结下了不解之缘。
《张孝骞画传第二章折桂湘雅北上协和》一文追述了张孝骞在湘雅的求学、任教、从医到加盟协和医学院的经历。张孝骞是湘雅首届校友、湘雅医学院第三任院长,他在医学和医学教育学上的成就同样受到全世界关注。
如今,湘雅已汇入中南,湘雅的历史就是中南的历史,湘雅百年就是中南百年。
中南大学从建校到今天跻身国内一流,有多少个颜福庆和张孝骞这样的人在默默的奉献着,他们就是中南精神,他们就是中南的骄傲和自豪。档案馆作为学校档案工作的职能管理部门,有责任挖掘这部分史料,教育后人前赴后继,为学校的发展贡献力量。
(中南大学档案馆)
“原中南工业大学校史陈列馆” 网上展厅建成并对外开放
进入我校档案馆网站,点击“原中南工业大学校史陈列馆”,一段柔美怀旧的音乐伴随着一段全景视频,将我们的思绪带入到那个艰苦创业的年代,让我们遐想,让我们怀念。打开左边的目录树,一幅幅承载着历史的照片告诉我们,是他们创建和发展了原中南工业大学,是他们铸就了历史的辉煌,历史不能忘记他们。我们不禁油然起敬,心中的自豪感油然而生……。这便是档案馆工作人员经过两个多月的努力建设,建成的“原中南工业大学校史陈列馆”网上展厅。这是一部中南人的奋斗史,更是一部中南人的光荣史。本网上展厅是完全依据现实展厅的资料而建设的。
原中南工业大学校史陈列馆建于1992年。适逢中南工业大学建校40周年之际,为记录史绩,启迪后代,校档案馆广泛搜集了资料,广泛查阅了馆藏,建立了本陈列馆,位于现中南大学校本部科技楼六楼。全馆以教学、科研为主线,共分5个专题,主要反映了学校的发展、特点和成就。2000年4月,中南工业大学于与湖南医科大学、长沙铁道学院合并组建了中南大学。2007年8月,为配合学校国家重点实验室建设,根据学校安排本馆暂时拆除。为了更好的保护好这批史料,档案馆将这些资料全部完整的保存下来,并拍照和摄影记录,同时利用现代多媒体技术建成了网上展厅,以便全校师生继续参观浏览。
“原中南工业大学校史陈列馆”网上展厅的建设是我校数字博物馆建设的开端,是档案馆史料编研工作的拓展,将来,档案馆还将陆续建设湘雅医学院院史展览馆、原长沙铁道学院院史展览馆、中南大学矿冶科技史馆、中南大学地质博物馆、陈国达地洼学说陈列馆、中南大学校史博物馆等网上展厅。方便全校师生参观浏览,方便社会了解中南大学的历史和辉煌。
(中南大学档案馆)
催稿通知
各会员单位:
今年6月4日本协会向各会员单位寄发了《关于编写教育部部属高校档案馆概览的通知》,但到目前为止仍有部分高校未按规定时间交稿,以致于影响了该项工作的进度。为此,希望还未按时交稿的高校务必按通知要求赶快将纸质稿和电子稿寄(或发)至厦门大学档案馆翁勇青、林秀莲收,详情请见2007年6月4日的通知。
国家教育部直属高校档案工作协会秘书处
二○○七年十月八日

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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