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教育部直属高校档案工作协会简报第79期
发布时间:2007-12-21 浏览次数:

高校档案工作简报
第七十九期
国家教育部直属高校档案工作协会 2007年12月18日

中南大学召开大会贯彻落实国家档案局8号令
为了贯彻落实国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和教育部办公厅、湖南省档案局相关文件精神,切实做好我校机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的修订工作,学校于10月31日上午在升华楼前栋101召开了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限修订工作会议。湖南省档案局胡振荣副局长,省档案局业务处张玉华副处长,黄健柏副校长以及我校各档案立卷部门负责人和专、兼职档案员共100余人出席了会议,会议由校档案馆肖晓燕馆长主持。
肖晓燕馆长首先介绍了此次会议的背景、目的和意义,传达了相关文件精神,强调了修订我校机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的紧迫性。
胡振荣副局长代表湖南省档案局对我校召开此次大会表示祝贺,向我校档案工作人员表示慰问。他指出,适逢党的十七大闭幕之后,中南大学组织召开这次会议,说明中南大学党委、行政对档案工作高度重视,中南大学已经把档案工作摆在了应有的位置。中南大学档案馆新的领导班于上任以后,队伍强大,优势明显,形象面貌发生了根本的改观,档案工作也上升了一个新的层次。在随后谈到的十七大报告关于档案工作的部分时,胡局长说,胡锦涛在十七大报告中特别强调要重视文献、古籍等的保护工作,其中就有我们的档案工作。然后胡局长又以生动而现实的实例说明了档案的重要价值和档案工作的重要性,他说档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的工程,档案所产生的效益是潜在、长期的。在谈到本次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的修订工作时,他说,1987年制定的相关法规,沿用至今已有20年,随着社会的进步和发展,显然20年前制定的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限已不再适用今天的档案工作,为此,国家档案局广泛征求各部门意见于去年年底发布了第8号令,要求各单位根据实际情况进行修订。胡局长强调,在修订过程中要注意四点:一是突出“以我为主”的原则,即以中南大学为中心,与中南大学有关的资料才保存;二是突出以人为本的理念,即以人相关的材料都要长期永久保存;三是突出个性化原则,即中南大学最有特色的资料要重点永久保存;四是突出校园文化建设。这些是档案工作新时期的新的要求,任务艰巨,胡局长希望我校在贯彻落实国家档案局第8号令方面做好样板,做出经验,做出成果,并率先在省内实施,省档案局将把中南大学的经验向全省推广。
黄健柏副校长代表学校对省档案局胡振荣副局长和张玉华副处长光临本次大会表示热烈欢迎。黄副校长以众多实例说明了我校档案工作的重要性和档案的价值,并号召全校师生员工加强档案意识,记录保存好学校的历史。他指出,肖晓燕馆长这一届领导班子到任以来,我校档案馆发生了根本的变化,档案工作取得了很大的发展,这是有目共睹的,并希望档案馆再接再厉,做出更大的成就,同时也指出目前我校档案工作中还存在一些问题,比如:重要资料还不完备,各部门档案意识还有待加强等等。最后,黄健柏副校长对我校此次修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的工作进行了布署和动员,并作出了具体要求。
随后,省档案局业务指导处张玉华副处长做了题为《学习国家档案局8号令辅导》的讲座。
我校三所附属医院档案室的工作人员也参加了会议。
(中南大学档案馆 向禹)
上海市高校档案专业委员会年会在同济召开
上海市档案学会高校档案专业委员会2007年年会,12月4日在同济大学中法中心举行,来自上海55所高校的160多名会员参加了会议。
会议由华东师范大学档案馆馆长朱小怡主持,同济大学党委副书记马锦明到会并致欢迎辞。高校档案专业委员会理事长复旦大学档案馆馆长沈如松作学会工作报告。他总结了学会两年来工作开展情况,并提出明年学会工作思路。上海市档案学会秘书长王小华、上海市教育委员会办公室副主任许波出席会议并讲话。同济大学档案馆馆长冯方一作了档案工作情况交流。
会上,上海市档案学会高校档案专业委员会理事会秘书长顾建建宣布了学会2007年论文评选结果,并对获奖人员颁发证书。同济大学档案馆有三人获三等奖、两人获优秀奖。
(同济大学 档案馆)
西北农林科技大学张光强书记检查学校档案馆工作
10月8日上午,校党委书记张光强在有关部门负责同志陪同下,到学校档案馆检查工作。张书记首先来到档案馆一楼库房,看到工作人员正在接收财会档案时说,财会档案技术性很强,要管好财会档案,管理人员还应接受一定的技能培训,熟悉财会知识。当看到教学档案时,他随手拿起一本学生学籍卡片,寻问是否每个学生都有这方面的材料,是否包括建校以来所有学生的学籍档案,当他得到肯定的答复后说,档案工作做得不错,这很好。
自今年8月以来,档案馆的同志放弃周末休息时间,加班加点配合基建处、后勤管理处、计财处、网络中心等部门做好学校6个亿基建项目档案的整理工作,以迎接国家审计署等部门的检查验收,国庆期间,仍继续工作。得知这一情况,看到己整理完毕,还未入库上架的数量很多的基建档案,张书记说,档案工作非常重要,同志们确实很辛苦!
随后张书记察看了评估档案、网络室、学生档案、干部人事档案等库房,并对近期完成的处级干部档案整理工作给予了充分肯定。
在实物陈列室,张书记看到刻有“右分农专”字样的青砖时说,档案馆应将这些砖收集起来,可以建一面墙,这是非常有教育意义的。在名人档案展柜前检查时,张书记表示还将继续捐赠自己所保存的资料。
看到档案馆所获得的陕西省档案工作管理AAA认证单位、全省档案工作先进集体、陕西高等学校档案工作先进单位等奖牌时,张书记高兴地说,档案馆基础工作做得很好,为学校获得了荣誉。
检查结束后,张书记欣然为档案馆题词:“努力做好档案工作,为创办世界知名的高水平研究型大学作出更大贡献!”
(西北农林科技大学档案馆 安聪娥)
西南财经大学校史馆于2007年10月正式开馆
2007年10月,在西南财经大学庆祝建校55周年之际,西南财经大学校史馆正式开馆,对外接待参观者。
西南财大校史馆的正式筹建始于2007年3月。在短短半年多的时间里,要充分利用学校各个历史时期的相关档案材料,客观、全面、忠实地展现学校55年的创业史,完成规模化的陈列展览,时间紧,难度大。为按时完成这一艰巨任务,西南财大档案馆与学校宣传统战部、校产设备处等相关单位联合组成校史馆筹备办公室,精心谋划、团结合作、各司其职、恪尽职守,参与此项工作的领导和员工充分发挥工作主动性、创造性和奉献精神,利用晚上时间、暑假、国庆节加班加点,付出了艰辛的努力。
在校史馆的筹建工作中,学校档案馆承担了史料征集、档案材料的汇集与利用、校史馆展柜实物陈列品的复制、组织与陈列,以及重要史料的核对和部分文字内容的编写等任务。在校史征集过程中,档案工作人员精心组织、广开渠道,采取多种措施,主动联系、主动上门,注重工作成效,克服种种困难开展征集工作,共在省内外收集校史实物437件。同时对馆藏实物资料进行了细致的梳理,为校史馆准备了珍贵实物共1300余件,其中许多实物资料是第一次向世人开放。在档案材料的汇集过程中,档案工作人员在省、市档案馆、学校档案馆、图书馆、出版社等单位对有关文件史料进行了查实、汇集、归纳和落实,编辑《校史馆实物、文件、资料分类目录》共259页,为校史馆展板提供校史材料12000余件次、照片1300张次、图书2000余册、提供各类统计数据230条。为了查找、核实1952年和1953年两度合校时的64名老教授的情况,从省、市档案馆到学校老同志家中,从学校组织部到出版社和校外教授亲属家中,到处都留下了档案馆同志们的足迹。在校史馆陈列内容确定后,档案馆对校史陈列涉及的所有数据,包括文字与图片进行了反复查证核实,以高度负责的态度,确保了数据内容的准确无误,踏踏实实的完成了校史资料的提供服务工作。
2007年10月12日,西南财经大学校史馆在学校庆祝建校55周年庆典当天开馆,受到相关领导、老校友和各界参观者的一致好评。
(西南财经大学档案馆)
上海交通大学档案馆档案信息首次实现校园网上开放
为进一步深化档案信息利用服务工作,展示“985”档案信息化建设成果,充分利用校园网络资源,积极探索跨校区档案利用服务的新方式,更好地服务于学校的中心工作,通过校档案馆全体工作人员的共同努力,在完成我校全部历史档案共计2068卷数字化工作(即逐页扫描、逐条录入、逐页挂接)的基础上,根据“积极慎重、合理利用”的档案开放原则,校档案馆专门成立了以馆长为首的档案开放鉴定工作组,对历史档案逐卷逐条开放鉴定,现经校领导批准同意即日起在校园网上向校内各部门开放历史档案全文信息。
此次开放鉴定的历史档案是我校自1896年建校之初至1949年建国前学校教学、科研、管理活动的原始记录,共有七大类:即训导工作、人事工作、行政工作、总务工作、教务工作、学生及教职员生活调查表、学生成绩。除学生及教职员生活调查表、学生成绩暂不开放外,利用者只需输入相应的关键字即可查询到相应的档案内容并可下载打印,(具体方法请参见《上海交通大学关于档案信息校园网上开放利用的暂行办法》)。
此次馆藏历史档案开放是我校档案信息首次实行网上开放,也是全国高校实现历史档案全文信息网上开放的第一家。这不仅是对“985”档案信息化建设成果的检验,也是对档案信息服务显示度、开放度的扩大。历史档案全文信息的网上开放提升了档案信息服务层次,必将为学校各部门提供更加方便、快捷、广泛地档案利用服务。历史是一面镜子,学习历史、研究历史,弘扬办学传统,与时俱进,对推进创建世界一流大学具有积极作用。
(上海交通大学档案馆)
集中精神,超常规推进“985工程”二期建设
由上海交通大学档案馆承担的学校“985工程”二期建设项目《数字大学建设》子项目《数字档案馆与博物馆》自2006年底通过学校立项至今,已取得了初步建设成果:
(1)基本完成了文书、教学和照片档案的扫描工作,形成数字化图片85万余张,完成文书和教学档案条目级信息输入50余万条,照片档案全部完成信息条目著入和数字化信息挂接工作,已实现全部照片档案的网上调阅利用。
(2)经过严格的鉴定手续并经主管校领导批准,完成了学校历史档案在校园网上的开放鉴定工作,并按照《上海交通大学关于档案信息校园网上开放利用的暂行办法》的有关规定已于近日实行开放。
(3)根据校领导“增强档案工作的开放度、显示度”的指示要求,及时调整建设经费,在学校网络中心的大力支持下,开展网上信息搜索导入平台、档案信息网上服务平台、档案信息编研陈展平台用户方案设计,并与开发公司建立了每周一次的例会制,及时沟通信息,力图保证开发进度和质量。
(4)集全馆之力,采用分工到人,协同合作,定期检查的工作方式,已形成数字校史博物馆建设用户方案,目前正进入系统建设阶段。力争年底举行校史数字博物馆的开馆仪式。
(5)在保证磁盘阵列硬件设施验收到位的同时,对开发公司开发的磁盘阵列内容管理系统,按照“程序优化、功能集成、方便用户”的开发原则和思路开展了十余次的内部讨论,进行了认真而仔细的审核和系统测试,日前己将形成的完整的修改意见提交开发公司。
(上海交通大学档案馆)
中南大学档案馆加快信息化建设进程
全面启用网络智能办公系统
经过一个多月的建设和测试,中南大学档案馆内部网络智能办公系统已于日前全面使用,11月21日,档案馆在学术活动室对全体职工进行了办公系统使用的培训,这标志着中南大学档案馆信息化建设又上了一个新的台阶。
内部办公系统,创造了档案馆数字化办公环境,建立了档案馆内部的信息发布平台;实现了移动办公和跨部门流程化协同工作;突破了空间的沟通障碍,能实时进行信息交流和实时的工作任务交办和督办;规范了网上档案业务流程,提高了工作效率。
今年是档案馆信息化建设关键的一年,档案馆不仅建成了内部局域网和档案馆新版网站系统,还建成了校史馆的网上展厅,此次内部办公系统的建设是本年度信息化建设中的一个重要内容,也是数字档案馆建设的一个里程碑。
在档案馆未来发展规划中,将逐步把档案搜集平台、档案加工平台、业务处理平台、档案利用查询等诸多功能全部集成到内部办公系统中,最终汇集成数字档案馆系统,员工通过输入指纹或者通过USBkey验证身份进入系统获得相应权限后,就可以在网上基本完成数字档案馆业务。此次办公系统的建成使用,为档案馆的数字化建设搭建了一个平台,今后势必会有力地推动我校数字档案馆建设。
(中南大学档案馆 向禹)
西北农村科技大学举行石声汉先生史料捐赠仪式
9月24日,我校原植物生理生化教研室主任、古农学研究室主任石声汉教授的子女石定杜、石定扶、石定朴等将石老先生的部分史料捐赠我校档案馆,学校举行了捐赠仪式。
常务副校长赵忠出席并讲话。党委校长办公室、宣传部、校友会、生命学院、档案馆等有关单位领导参加捐赠仪式。随后,与会人员参观了档案馆实物陈列室。
这些史料主要是石老先生生前的著作、论文、学位证书、工作笔记、信函、照片等共计36件。石老先生的子女表示:尚有部分遗物有待进一步整理后继续捐赠我校。这是继李仪祉先生史料征集后的又一次重要捐赠活动,对于丰富我校馆藏、宣传石声汉光辉业绩,继承和发扬“杨凌精神”起到促进作用
(西北农林科技大学档案馆周俊)
校史档案:毛泽东钟情湘雅
中南大学档案馆史料编研工作锦上添花,档案馆在查阅馆藏和有关史料后,发现毛泽东曾经多次钟情于我校湘雅医学院并且对湘雅的评价很高。据此,档案馆黄珊琪副研究员完成了《伟大领袖毛泽东多次钟情“南湘雅”》一文,向伟大领袖毛泽东诞辰114周年和百年湘雅献礼。
全文分为三大部分:第一部分“五四狂飘中湘雅伟人主编《新湖南》”,湘雅医学专门学校学生自治会于1919年4月“五四”新文化运动将要爆发时就创办了《学生救国报》,该报至第四期起更名为《新湖南》,《新湖南》周刊自第七期起由毛泽东任主编,这一部分详细讲述了毛泽东与《新湖南》的故事;第二部分“伟人两次写家书推崇湘雅的医术”,毛泽东长子毛岸英即将出生时,他选择了湘雅。新中国刚成立后,毛泽东老家韶山的亲属要求去北京冶病,毛泽东在信中回复“湘雅医院诊治不好,北京也不见得能诊好”。晚年时期的毛泽东在遴选保健医生时,仍然选择了我们的湘雅,可见他对湘雅的医术是完全信赖的;第三部分“伟人浩然长辞世湘雅为其保遗容”,1976年毛泽东逝世后,中央决定由我校湘雅的教授专家为其保存遗容,可见湘雅的影响之大,这部分以访谈的形式,记录了王鹏程教授的回忆过程。
如今,湘雅己汇入中南大学,湘雅的历史就是中南大学的历史,湘雅的辉煌也就是中南大学的辉煌。史料编研是档案管理的一项重要工作,档案馆今后将以此文为新的起点,狠抓校史的挖掘整理工作,逐步向全校师生介绍在我校发展史上发生过的重要事件和为学校做出过重大贡献的校友,让我校辉煌的历史再次呈现,激励后人前赴后继,为学校的发展贡献力量。
(中南大学档案馆 向禹)
中南大学档案馆首次培训学生校史讲解员
为宣传校史,弘扬我校办学精神,继承和发展中南文化,激发全校师生的爱校热情,中南大学档案馆借中南大学纪念湘雅医学院首任校长颜福庆博士诞辰125周年和第三任院(校)长张孝骞诞辰110周年之际,培训了一批学生志愿者校史讲解员。这批学生讲解员共有15人,分别来自06-07级临床医学、药学、麻醉学、生物医学、护理学、信息学等专业。培训工作从11月初开始,为期近1个月,主要通过座谈交流,学习院史馆讲解词,现场讲解演示,自行组织院史知识测评等形式进行。这次培训工作得到了广大学生的积极拥护和热情参与,通过培训,同学们得到了一次系统的、完整的校史教育。
庆祝活动期间,同学们认真娴熟的校史讲解,吸引了近600名在校学生,同学们争先恐后的到院史馆来参观学习,并纷纷发表观后感言。这种平等互动式的方式使校史教育又一次获得了极大的成功。
(中南大学档案馆黄珊琦 向禹)

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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