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教育部直属高校档案工作协会简报第67期
发布时间:2004-11-30 浏览次数:

高校档案工作简报
第六十七期
国家教育部直属高校档案工作协会 2004年11月28日

教育部直属高校档案工作协会第四届理事会
第四次会议纪要
教育部直属高校档案工作协会第四届理事会第四次会议于2004年10月20日在四川成都西南交通大学召开。苏卫平理事长主持会议。中国海洋大学吴力群副秘书长因事请假。西南交通大学主管档案工作的杨立中副校长会见了与会理事。本次理事会议主要议题是:一、通报2001年10月厦门会议以来协会经费收支情况;二、关于2005年协会工作暨学术研讨会的有关事宜。会议经过认真讨论,就2005年协会工作暨学术研讨会的有关事宜达成如下共识:
一、会议地点及时间:经中南大学档案馆请示学校领导同意,大会定于2005年10月中下旬在长沙中南大学召开。
二、会议议题:
1.审议本届理事会四年来的工作报告;
2.审议协会四年来经费收支情况的报告;
3.讨论通过协会章程修改案;
4.理事会换届选举;
5.大会学术交流(定名为“馆长论坛”);
6.召开新一届理事会议,商讨协会工作。
三、会议分工:
1.理事会四年来的工作报告由苏卫平负责起草;
2.理事会四年来经费收支情况由张安明负责报告;
3.协会章程由秘书处负责修改;
4.秘书处负责收集各高校对协会换届人选的意见;
5.由江国富副理事长负责论文征集,征集工作截止时间2005年8月20日(以邮戳为准)。
四、会议规模:为减轻会议承办学校的会务压力,各高校限派1名档案馆(室)负责同志赴会。
五、会议经费:会议由部属高校档案工作协会主办,中南大学档案馆承办。会议经费主要来源:
1.协会会费补贴,补贴幅度按出席会议代表的实际人数每人150元补贴;
2.收取会务费。会务费额度由中南大学档案馆根据会议实际活动内容决定,希望中南大学作好预算,并提交协会秘书处审定。
会议还就2005年理事会换届工作的原则,理事会组成等问题进行了讨论,并达成一致。关于明年大会的学术交流定名为“馆长论坛”,主题为高校档案管理,其征文范围:
1.新世纪高校档案管理的经验与作法;
2.新世纪高校档案管理面临的问题、困难及其对策;
3.新世纪高校档案工作回顾与展望。
会议最后要求各位理事对会议分工要各负其责,加强联系,为明年大会的召开而努力工作。
(秘书处)

国家档案局执法检查小组
到西北农林科技大学检查档案工作
10月9日下午,国家档案局副局长郭树银一行4人,在陕西省委副秘书长王改民,省档案局局长、省档案馆馆长杜成玺、副局长、副馆长甄生枝,杨凌示范区党工委副书记安宁,农林科大副校长赵忠等陪同下到西北农林科大进行档案执法检查。
检查组一行先后检查了学校档案库房、档案电子数据处理演示、查阅室、人事档案室、校史实物陈列室等。郭局长在检查过程中,对学校珍贵历史档案很感兴趣,并亲自查看。在“卷改件”库房中,他问到“卷改件,你们感觉怎么样?”档案馆的工作人员说:“实行卷改件有很大的优越性,简化了整理、深化了检索,提高了工作效率”。他点头说:“这很好!”。
检查活动结束后,在杨凌国际会展中心召开了档案工作汇报会,农林科大副校长赵忠汇报了学校档案工作。郭局长听取汇报后,对学校的档案工作给予了充分肯定。他强调指出,执法检查的目的是依法治档,科学管理,只有加强收集,合理开发,有效利用,才能促进档案事业蓬勃发展。他说到,高校档案馆不少,象如此规模的档案馆很少。农林科大历史悠久,馆藏资源丰富,档案工作开展的相当不错。同时他提出了以下三点要求,一是要充分认识档案工作的重要性,加强领导;二要围绕学校的中心工作,采取多种有效措施,积极主动地搞好档案服务;三要不断学习掌握现代化档案管理知识,努力提高管理水平,使档案工作切实为学校的发展发挥作用。
赵忠副校长说,我们将认真学习郭局长讲话精神,指导学校今后的档案工作,坚持依法治档,科学管理。学校明年拟将投资建成档案局域网,继续把学校档案工作推上一个新的台阶。
汇报会由省委副秘书长王改民主持,校档案馆馆长李文艳及示范区档案馆有关负责人参加了会议。
最后,省委副秘书长王改民为学校档案馆题词:“科学管理、有效保护、开发利用、服务社会”。
(西北农林科技大学 安聪娥)
配合中心工作 促进档案发展
2004年10月及2006年上半年,中南财经政法人学将分别接受湖北省研究生培养条件评估及教育部本科教学工作水平评估。对于这两项评估,学校非常重视,将其作为当前的头等大事。为之专门分别制定了实施方案,设定了迎评目标。我们感到幸运的是,两项评估学校都将我们档案馆纳入到了迎评工作之列。
自学校启动迎评工作开始,我们档案馆在保证档案工作正常运转情况下,全馆投入主要力量,加班加点,全力以赴投入“迎评促建”,切实把评估工作当作“一把手工程”、“生命工程”去完成。目前为止我们已做了以下一系列的工作:根据学校评建工作任务分解表分配给我们档案馆的任务,我们分别成立了档案馆评估领导小组,馆长同校长签订了目标责任书;分别制定并向学校递交了评建工作实施方案;设制了《档案馆评建工作任务分解一览表》;抽调一名专职档案员到学校评估办专职指导并收集整理评估档案材料;建立了评估档案材料专柜;制定了馆训,提出了“四三二工程”治档方略;对所有针对本部门下发的有关国家级、省部级、校级文件汇编成了《档案工作手册》;2003年从省档案馆将我校文革期间移交的原“中原大学”、“中南财经政法干校”时期100多卷珍贵历史档案扫描回校,装入了电子管理系统中,这是一件一劳永逸的大事,从此我校教职工就可不用再出校门就能查到从“中原大学”到“中南财经政法大学”9个全宗的档案,同时使我校档案从建校到现在有了一个比较完整的体系,使我校档案网络化、信息化迈开了第一大步。2003年年底学校又投入资金建成了档案馆局域网;启用了清华紫光电子档案管理软件。2004年上半年启动了电子档案数据库建设,目前已进行招标、投标项目工程,10月份马上将所有馆藏档案进行100%的目录级扫描和75%以上的文件级扫描,并装入电子管理系统。这是一项浩大的工程,它的成功对于学校目前的评估工作和将来的档案管理工作都有极大的意义;这是一项大胆的改革,在武汉高校中还是首家,在全国高校中也是为数不多。精心设计并开通了档案馆二级网站,从此把学校档案管理作为一个对外窗口,展现于世人面前。对往年遗留档案及当年档案进行催收,2003至2004学年度催收档案3000卷;仅2004年上半年重点整理教学科研档案1800卷,整理本科生档案1100卷,整理研究生档案1600多;在安全管理上,制订了档案安全保密责任制以及档案借阅管理制度:将所有档案用房的安全防护落实到具体人,层层把关,相互监督,严密防范;馆用房屋做到了办公、查阅、库房“三室分开”:库房和微机房安装了防盗门,库房严禁烟火,配有灭火器、空调、去湿机、温湿度计、杀虫剂,以防火、防盗、防重大事故发生;密级档案有专人负责;库房做到人离关灯、关门窗;节假日安排人员值班,加强检查和保卫。至今为止,档案馆未发生任何安全保密责任事故。在制度管理上,制定和健全了10余项档案规章制度,至今已较为完善配套。在原有制度上,今年又新增《档案工作岗位职责》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《中南财经政法大学电子档案管理制度》、《机房管理办法》和《公有资产管理办法》等6项新制度。特别是电子档案管理制度,目前各高校尚在摸索之中,正式成文对外公布的还寥寥无几。这是我们花了两个月时间,在收集大量资料基础上结合我校实际研究出来的。建立“名人档案”,以形成我校馆藏档案的人文社科特色。强调岗位责任制,实行以制治事,以制管人,由过去的管制型体制向责任型体制过渡,由人治型向法治型发展,并以此为契机,在全馆形成了以人为本的良好的管理机制,使学校的档案管理工作不断迈向新台阶。
(中南财经政法大学 符少华)
弥补校史档案缺失 再现学校悠久历史
20000余页珍贵历史档案返藏上海财大档案馆
即将向全校师生员工开放利用
在校庆87周年前夕,总数230余卷共计20000余页的珍贵历史档案以数字化形式返藏上海财经大学档案馆。
上海财经大学是沪上一所有着87年悠久历史的高等院校。然而,遗憾的是,由于历史的原因,学校档案馆馆藏5万余卷档案中,没有从1917年至1949年间的任何档案资料。为了弥补学校历史档案的缺失,为校史编研提供坚实的档案依据,根据校领导的指示,档案馆在筹办校史陈列的基础上,开始了校史档案的全面寻访。通过个别调查、网络搜索、实地查访等途径,在上海市档案馆、南京中国第二历史档案馆、东南大学档案馆等单位,查访到一批校史各阶段的珍贵档案。档案馆对这批档案进行了精心挑选,将其中最重要、最基本的案卷共计230余卷列入复制目录。复制工作得到了东南大学档案馆、上海市档案馆和中国第二历史档案馆的大力支持。在学校专项经费的支持下,利用数字化技术手段,总量达20000多页的珍贵档案被全文扫描,刻入光盘,终于在校庆87周年前夕返回了它们的“娘家”。
这批珍贵的校史档案时间跨度大,内容涵盖广,并有不少精品。学校校史从南京高等师范学校商业专修科开始,经东南大学分设上海商科大学、第四中山大学商学院、中央大学商学院直到国立上海商学院各个发展阶段,在这批档案中都有反映。其中有各时期的学校概览、学校规章、院务刊物、院务会议记录以及学生管理、学生杜团和就业情况等资料,各时期的教职员聘用名册和新生、毕业生名册则基本齐全,为全面而真实地了解学校的发展历史提供了原始档案材料。如《东南大学一览》(1923)、《国立中央大学商学院一览》(1928)、《民国25年上海商学院一览》(1936)、《上海商科大学章程》(1921)、《上海商学院章程呈部备案》(1930-1932)、《上海商学院各项规章》(1946)、《1933年院务半月刊》(第1-33期)、《上海商学院院务月刊》(1947-1948)、《中央大学商学院院务会议记录》(1928-1932)、《上海商学院院务会议记录》(1946-1949)、《上海商学院校务委员会会议录》(1949-1950)、《上海商学院院舍被毁呈报损失并救济》(1932)以及《上海商学院第三届毕业纪念刊》(1934)、《上海商学院民国36级毕业纪念刊》(1947)等,都有很高的史料价值,是校史档案中的珍品。这批数字化档案的返藏,弥补了学校历史档案的严重缺失,大大丰富了校档案馆馆藏,使学校87年的校史,有了较为完整的档案支撑,同时,它也为校史编研工作提供了大量第一手资料,准备了较为充分的条件。
目前,档案馆正在对这批返藏的珍贵档案进行备份、分类、整理、编目,并配置专用的阅览和保管设备。不久,将在档案馆网页上全部公布这批档案的分类案卷目录,并向全校师生员工开放,提供查阅利用。
(上海财经大学档案馆)

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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