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教育部直属高校档案工作协会简报第70期
发布时间:2005-10-03 浏览次数:

高校档案工作简报
第七十期
国家教育部直属高校档案工作协会 2005年9月28日
北京大学2005年档案工作研讨会召开
4月28日,北京大学2005年档案工作研讨会在平谷区金海湖紫岳闻涛度假村召开。全校各院系、机关各部处和中心的部分领导和专兼职档案员共计130多人参加了大会。本次大会由档案馆副馆长刘晋伟同志主持,原北京大学党委副书记、馆长赵存生同志作了《整体推进 规范管理 形成特色》档案工作报告,常务副馆长赵兰明同志就2002-2004年度档案工作进行了总结。来自化学学院、心理系、力学系、物理学院、信息管理系的档案员代表在大会上分别发言,总结了在档案实际工作中的一些经验和工作方法。
赵存生同志在讲话中指出,档案工作是功在当代、业在千秋的工作,也是学校一项重要的基础性工作,它不但反映了北大百年来的发展、建设情况,而且对于保证学校工作的连续性和反映学校的历史面貌都具有重要意义。特别是它鉴知历史、提供佐证方面的作用是不可替代的。在讲话中,赵存生同志特别强调了依法治档的重要性,并对档案馆下一步工作提出了进一步的要求。
常务副馆长赵兰明同志在报告中总结了2002年一2004年全校的档案工作情况,以及档案馆自身的建设情况。她着重讲了三个方面:一是解放思想、实事求是,认真做好档案工作;二是坚持优化档案馆的馆藏和合理利用;三是加强档案信息化建设,档案管理信息系统己经在全校推广使用,使档案工作规范统一、提高了工作效率,工作方式也更加灵活。
下午组织了分组讨论,与会同志踊跃发言,交流经验和看法。有的档案员说:上午五位老师的发言很有代表性和指导意义,这对我们今后工作很有促进作用,表示回校后及时向单位主管领导汇报,学习他们的经验。经过分组讨论,各个小组分别对以后的档案工作和六个档案管理实施细则提出一些建议和修改意见。大会圆满结束、达到了预期的效果。
2005年5月9日,档案馆召开了馆办公会议,针对研讨会上档案员们提出的意见和建议,经过综合分析和讨论,形成以下几条初步意见:
1.向学校提出建议,适时召开全校各单位主管档案工作领导的会议,提高主管领导对档案工作的重视程度;
2.向学校领导建议在各单位将专兼职档案员的归档工作任务列入岗位职责;
3.根据档案员的意见和建议,在符合档案管理规范原则的前提下,对六个档案管理实施细则的内容作进一步的修改,使实施细则内容更加规范、全面、准确。
(北京大学档案馆)
东南大学开始实行电子公文网络化实时归档
2005年9月13日,东南大学电子化办公系统公文网络化实时归档工作培训在吴健雄纪念馆报告厅举行,有关工作同志60余人参加了培训。日前《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》己开始施行,电子公文网络化实时归档开始正式运行。
2003年5月东南大学校园办公系统正式投入使用,凡是通过校园办公系统形成并发布的电子公文不再制发纸质文件。档案馆即开始研究并着手解决电子公文网络化归档与管理问题,就电子公文归档流程、归档接口程序的功能要求和数据存放格式等问题,提出了书面需求报告,得到认可。学校党政主管部门、信息网络中心和档案馆等单位团结协作,按照前端控制的思想,对东南大学校园电子化办公系统进行了改进与完善,添加了电子公文归档接口,将办公系统产生的数据按照档案馆要求的数据格式,实时归档到档案馆服务器中的电子公文预处理临时库中。实时归档的含义是:发文,由文件发布者在发布时归档;收文,由收文承办者在工作办结时归档。2005年实现了校园办公系统内的电子公文网络化实时归档。
根据办公系统的文件内容,需要归档的电子公文分为:收文、发文、工作请示、通知公告等几类,结合电子公文实时归档的特点,按类别自动生成文件档号和归档章。通过归档接口程序,办公系统中电子公文的元数据能够自动转换到档案管理系统数据库中,避免了归档电子公文的重复录入,提高了工作效率。电子公文的网络化实时归档及管理,保证了电子公文管理工作的连续性以及电子公文真实性、完整性和有效性的延续。
(东南大学 苏卫平)
华中农业大学综合档案室更名为华中农业大学档案馆
5月27日,经华中农业大学校长办公会研究决定,华中农业大学综合档案室更名为华中农业大学档案馆,编制及建制不变。
华中农业大学综合档案室成立于1989年2月,由当时的校文书档案室、科技档案室和财会档案室合并而成。1987年被评为农业部档案工作先进单位。1991年被评为湖北省档案工作先进单位。2000年2月达到科技事业单位档案管理国家二级标准。同年12月,获“省企业、科技事业档案工作百强单位”称号。经过16年的发展,档案馆馆藏档案30,000余卷,案卷排架长度近600米,计算机管理目录46,000余条。近几年来,档案馆平均每年接收新增档案1000多卷。更名后,档案馆除了传统的保管收藏功能外,将更加重视档案服务功能和教育功能,为学校的中心工作服务。
(华中农业大学)
变被动服务为主动服务
         ——档案馆为学校评建工作做贡献
今年是学校本科教学评估年,为此档案馆将评建工作作为今年档案工作的重中之重,充分发挥自身的资源优势,变被动服务为主动服务,目前已完成支撑材料的准备、合校前七个单位房屋资产的核查工作等。
在学校本科评估工作中,档案馆直接参与了6个项目支撑材料的准备工作,其中包括时间跨度较长的两个项目:“学校优良传统”和“学校七十年办学历史精华”,现已圆满地完成。近期用了10天左右时间完成了合校前7个单位的房屋资产核查工作,为学校摸清了合校前房屋资产家底,得到主管领导多次表扬,国资处的领导对此非常感动也非常吃惊。此外,我们还配合有关部门查阅上万卷档案资料,以优质服务得到了有关部门的一致好评。近期还开展了一系列的编研工作,目前正在编辑《西北农林科技大学2004年年鉴》、《西北农林科技大学民主革命回忆文集》、《学校七十年毕业生情况统计》等。我们将在工作中再创佳绩,为学校的发展做出更大的贡献。
(西北农林科技大学档案馆 贺莲昌)
《西南财经大学档案馆中英文成绩翻译系统》研制成功
西南财经大学档案馆于今年8月完成了《西南财经大学档案馆中英文成绩翻译系统》的研制,现已投入使用。该系统能为博土、硕士研究生和本、专科学生提供快速、准确、美观的中英文成绩翻译,大大缩短了翻译周期,提高了工作效率和服务水平,满足了学生出国、就业时对学籍档案利用的需求,为进一步探索高校学生学籍档案的有效开发利用和档案工作的信息化建设开辟了一条新路。
西南财经大学档案馆研制出的中英文成绩翻译系统具有开放性和通用性,在普通高等学校中具有广泛的使用价值和推广价值。
(西南财经政法大学档案馆)
西北农林科技大学档案工作目标管理通过
陕西省AAA级认证
由陕西省档案局和省教育厅组织的联合专家考评组3月17日来到西北农林科技大学,对该校档案工作目标管理申请陕西省AAA级认证进行考评,经过专家组听、看、查、评,一致认为西北农林科技大学档案工作目标管理符合标准,并现场向该校颁发了陕西省档案工作目标管理AAA级认证证书和AAA级单位牌匾。
据悉,该校目前是教育部在陕高校中唯一通过陕西省档案工作目标管理AAA级认证的单位。
(西北农林科技大学档案馆)

简讯

★ 2005年7月27日,西南财经大学档案馆馆长阳嘉瑛以“坚持规范管理提高服务质量 促进档案工作的快速发展”为题,在四川省档案局举办的“四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理培训班”上做经验交流。本次培训班有近200个企事业单位、高校参加,西南财经大学档案馆是唯—一所在培训班上做经验交流的学校。
★ 为了全面、系统地记录西南财大人50多年奋斗的足迹,科学地、实事求是地再现学校师生员工50多年艰苦奋斗的历程和精神风貌,总结办学经验,以校志形式笔录传世,档案馆在2002年编写的《西南财经大学志》(征求意见稿)基础上,于今年6月配合学校成立校友总会的需要,将《西南财经大学志》(征求意见稿)分发到相关的部门,征求各部门的意见,同时,档案馆动员全馆同志走访老校友,到各部门收集校志修改补充材料和意见,并利用7-8月假期,进一步补充了近三年的材料,完善了篇章结构,编辑完成了《西南财经大学志》(正式出版稿)。
★ 5月23日吉林大学农学部副部长曾凡勤(原军需大学副校长、正厅级)一行10人来校调研,我校赵忠副校长主持座谈,教务、计财、国资、实验室等部门负责人参加了座谈。我馆李文艳馆长参加了座谈,并陪同参观了我校校史馆、档案馆、实物陈列馆。曾部长参观档案馆时,深有感触地说:“管理规范不愧堪称楷模,从你们身上体会到了有为才有位。”

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