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湖北省档案安全管理办法
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

(湖北省档案局2009810日发布)
第一条为了加强档案馆库安全管理,确保档案安全,根据《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规,结合本省实际,制定本办法。
第二条各级国家档案馆的安全管理工作坚持预防为主、防治结合谁主管、谁负责的原则。
第三条本办法适用于本省行政区域内各级国家档案馆和专业档案馆。
第四条档案安全管理工作主要包括防火、防盗、防磁、防潮湿、防高温、防紫外线、防有害生物、防计算机病毒和网络攻击等内容。
(一)防火:档案馆应按照《建筑灭火器配置设计规范》(GBJ140),配置防火报警器和建筑灭火器。
(二)防盗:库房应安装防盗门窗和监控设备,实行24小时监控,所有库房、阅档室必须安装监控探头,监控录像自动记录存储时间不少于一个月。
(三)防磁:磁性载体档案应存放在防磁柜等防磁设施设备中。
(四)防潮湿:库房应配备去湿机和温湿度记录仪,相对湿度控制在45-65%范围内。
(五)防高温:库房应安装空调,温度控制在14-24范围内。
(六)防紫外线:库房应安装防紫外线窗帘,库房照明应使用白炽灯或弱紫外线灯管。
(七)防有害生物:库房应定期投放虫霉防治药品;进馆档案须经采用辐射、微波和化学药剂等办法消毒后上架;库房无鼠洞,发现鼠害现象应采取灭鼠措施。
(八)防计算机病毒和网络攻击:要使用正版计算机杀毒软件,并定期进行杀毒和升级,局域网应安装防火墙,网络要防止黑客攻击。
第五条档案馆应落实由本馆职工组成的消防队伍,每年应演练一次。
第六条档案库房应明确专职管理人员。库房管理人员应接受档案安全应急演练或培训,掌握灭火器等消防器材的使用方法。
第七条库区电源总开关应设于库区外,库房电源开关应设于库房外,并应设有漏电安全保护装置。
第八条档案馆供电线路应使用铜芯导线。导线严禁裸露,电线使用满15年应进行更换。变压器、电器开关等设备应符合设计规范。电线、电器设备应定期检修维护,不得超负荷运行。
第九条档案馆对社会公众展出的展品不得使用档案原件。
第十条档案馆应结合本单位具体情况,建立健全《档案移交接收制度》、《库房管理制度》、《档案鉴定制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》以及《档案库房灾害应急预案》等基本规章制度。
(一)《档案移交接收制度》应包括下列内容:
1
、建立移交接收台帐,确定专人接收进馆档案;
2
、交接双方应根据移交目录,逐卷(册、件)逐页清点核对,并履行签字手续;
3
、明确接收进馆档案消毒责任人。
(二)《库房管理制度》应包括下列内容:
1
、库区内严禁吸烟,不得将火种带入库房;
2
、非库房管理人员不得进入库房;
3
、库房钥匙实行专人保管;
4
、库房不得堆放杂物;
5
、定期打扫库房环境卫生;
6
、明确进馆档案消毒、投药、温湿度监测人员的责任。
(三)《档案鉴定制度》应包括下列内容:
1
、成立由本单位领导、专家和业务骨干组成的档案鉴定工作领导小组,必要时可聘请外单位的专家、学者参与鉴定工作;
2
、对到期或者超过保管期限的档案,应逐卷(册、件)进行鉴定;
(四)《档案保密制度》应包括下列内容:
1
、档案人员不准擅自将档案带出档案馆,不得泄露三密档案内容;
2
、利用者不得擅自发布涉密档案的内容;
3
、对涉密档案进行数字化加工时,其条目录入、扫描等工作原则上由馆内工作人员承担,确需委托其他机构完成的,应签订保密安全工作协议;
4
、未开放档案要限制利用对象,履行审批手续并实行专门登记制度。
(五)《档案借阅利用制度》应包括下列内容:
1
、建立借阅利用登记台帐,实行借阅利用登记制度;
2
、外单位利用者查阅利用档案,应持有身份证、工作证或单位介绍信等合法有效证件,并办理查阅利用手续。本局(馆)人员利用档案,应由各部门指定专人负责办理借阅手续;
3
、不得将档案原件借出档案馆;
4
、对利用者归还的档案,库房管理人员应逐卷(册、件)、逐页清查,防止档案在利用过程中发生涂改、掉页、撕毁等现象。
(六)《档案库房灾害应急预案》应包括下列内容:
1
、明确档案库房灾害应急处置工作领导成员及责任;
2
、制定档案库房防火害、防洪涝、防雷击、防地震等应急措施;
第十一条建立馆藏档案、资料核查制度。每年对馆藏十分之一的档案和十分之一的资料进行核查,重点核查档案资料的完整、齐全情况,并做好记录。
第十二对拟开放档案要进行登记造册,开放档案要履行审批手续。
第十三条本办法由湖北省档案局负责解释。
第十四条本办法自发布之日起施行。

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