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华中师范大学档案分室工作试行条例
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

(1992年3月 18日发布,2005年1月修订)
为了加强学校档案分室的建设和管理,充分发挥学校档案分室的作用,进一步发展学校档案事业,根据有关规定,制定本条例。
第一条 根据《普通高等学校档案管理办法》第八条“对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立分室管理”的规定,学校逐步在有关单位建立档案分室。
第二条 学校档案分室是所在单位档案工作的专门管理机构,其工作是我校档案工作的重要组成部分。所在单位应把档案分室工作纳人自身整体发展规划和议事日程,并加强领导。
第三条 学校档案分室行政上受所在单位领导,业务上接受校档案馆的指导、监督与检查。所在单位档案分室应由一名负责人分管,并根据需要配备专人或以档案工作为主的兼职档案工作人员。
第四条 学校档案分室的具体任务是:
(一)认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法规。努力完成学校档案部门下达的各项档案工作任务;
(二)遵照上级和学校有关规定,结合本单位具体情况制定分室档案管理各项规章制度,加强对档案的科学管理;
(三)负责对本单位档案形成的有关科室或课题组实行监督和指导,积极参加学校的档案工作检查、评比和经验交流活动;
(四)负责本单位所形成的档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作,以及收集、整理、保管与档案有关的各类文件材料,编制必要的检索工具,并按规定向校档案馆完整地移交到期的全部档案。
(五)负责对本单位有关人员进行档案安全与保密教育。严格履行查借阅手续,确保档案安全;
(六)积极组织有关人员参加档案业务培训、档案学术和信息交流活动,开展档案理论和实践的研究,不断提高档案业务素质和管理水平。
第五条 学校档案分室的档案工作人员应努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,坚持档案工作的政治方向、专业方向、服务方向,认真执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作规章制度。热爱档案事业,严守国家机密,忠于职守,遵守纪律,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。其主要职责是:
(一)根据学校有关规定,结合本单位实际,做好平时立卷工作,并积极为利用者提供服务;
(二)负责与本单位有关人员联系,做好应归档文件材料的收集、整理、归档工作,并保证应归档文件材料齐全、完整、系统;
(三)负责按学校档案管理的有关规定,对应归档文件材料编写张(页)号、填写卷内目录、备考表,并拟定案卷标题,经档案馆审查后从真装订,按时移交;
(四)努力学习档案专业知识,积极参加档案馆组织的业务培训和有关活动,并主动与档案馆联系,接受其监督和指导。
第六条 学校档案分室的工作人员属专业干部,其职称和待遇,按国家有关规定执行,与教学、科研、图书资料人员享受同等待遇。分室工作人员应保持稳定,无特殊情况。一般不得调离。如确需调离,应向档案馆备案并向接任人办理移交手续后,方可离任。
第七条 学校档案分室开展工作所需要的档案设施、装具及用品等,应由所在单位在其切块经费中解决。并提供专门的档案用房及开展工作的必要条件。
第八条 学校档案分室收集、整理本单位所形成的档案,一般在分室保管一年,一年后向学校档案馆移交,并办理有关手续。对某些特殊档案,可适当延期移交,但不能超过两年。各档案分室不得擅自销毁任何档案。
第九条 本条例自公布之日起执行。

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