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华中师范大学档案管理实施细则
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

(1991年9月 5日发布,2005年1月首次修订,2010年9月第二次修订)
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作,做好档案的收集、整理、保管、利用,更好地为学校教学、科研和各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定,制定本细则。
第二条 学校档案,是指建校以来我校(包括个人)教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,它是党和国家的宝贵财富,应由学校档案馆集中统一管理。
第三条 档案工作是我校的一项重要基础工作,是提高学校工作效率和质量的必要条件,是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入自身整体发展规划,列入议事日程,加强对档案工作的领导。
第二章 领导体制和机构设
第四条 我校档案工作受国家教育部和省教育厅的领导,同时接受省档案局的业务指导、监督和检查。
第五条 学校设档案工作委员会,由主管校长和学校主要职能部门负责人、档案馆馆长组成,负责组织协调,研究解决学校档案工作中的重大问题。
第六条 学校由一名校长分管档案工作。院(系)、所、处级单位由一名负责人分管本单位、本部门的档案工作。并根据需要设专职或兼职档案工作人员。
第七条 校档案馆为处(系)级建制。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。负有对全校档案工作统筹规划,制定制度,统一管理,实行指导、监督与检查的责任。
第八条 校档案馆根据需要,在馆内设立相应的管理和业务工作机构。并从方便工作出发,在档案数量多、条件成熟的单位设立校档案馆的分支机构一一专业(或专门)档案分室。负责本单位的档案工作,业务上接受校档案馆指导、监督和检查,定期或不定期向档案馆移交本单位的档案。
我校附属单位的档案工作受校档案馆和主管职能部门的双重领导。其形成的档案按学校档案管理制度的要求实行统一管理。
第九条 学校档案馆的具体任务是:
(一)认真贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法令和规定。努力完成上级和学校领导下达的各项档案工作任务;
(二)遵照上级有关规定,结合本校具体情况,制订学校档案事业发展规划,建立健全学校各类档案管理的规章制度,并负责监督、指导、监察执行情况;
(三)负责对全校各单位的档案工作进行监督和指导,总结交流档案工作经验,积极开展档案工作检查和评比活动,业务上领导校内各专业(或专门)档案分室;
(四)负责全校各类档案(包括实物档案)的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作,以及收集、保管与档案有关的各类文件资料;
(五)负责编辑档案参考资料,编制各类档案检索工具,开展档案信息咨询服务活动和其他形式的档案信息资源开发、利用;
(六)组织全校专(兼)职档案工作人员的业务培训,参加校内外档案学术和信息交流活动,积极开展档案理论和实践的研究,不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平;
(七)采取多种形式,经常广泛地开展档案工作宣传教育活动,增强师生员工的档案意识,推动学校档案工作发展;
(八)协助有关部门做好全校专(兼)职档案人员的考核。奖惩和职称评聘工作;
(九)承办并管理校史展览馆,积极做好校史展览接待工作;
(十)掌握档案经费的使用,提出预决算,负责档案设备及装具的购置与管理;
(十一)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
第三章 档案工作人员
第十条 学校档案工作人员(含兼职档案员)应努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,坚持档案工作的政治方向、专业方向、服务方向,认真执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作的规章制度,热爱档案事业,严守国家机密,忠于职守,遵守纪律,具有档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十一条 学校档案馆设馆长一名,并视需要设副馆长一至二名。馆长、副馆长人选应由认真执行党的方针、政策,具备档案专业知识,热心档案事业,有中高级以上专业技术职务,有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神,身体健康的人员担任。
第十二条 学校档案工作人员属专业干部,其职称和待遇,按国家有关规定执行,与教学、科研、图书资料人员同等对待。
第十三条 各单位专兼职档案人员是学校档案队伍的重要组成部分,应保持相对稳定,无特殊情况,一般不得调离。如确要调离,应向接任人办理移交手续后方可离任。
第四章 经费、库房和设备
第十四条 学校在编报预算时,要把档案事业所需经费纳人计划,实行单列,专款专用,由校档案馆统筹安排。各职能部门对本单位所需的档案用具应在切块经费中给予解决。
第十五条 学校应为校档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、照片等特殊载体的档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。条件许可时,应按《档案馆建筑设计规范》的要求,单独建设档案馆用房。
第十六条 学校要有计划地为校档案馆配置必要的设备,以逐步实现档案信息化建设。
第五章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十七条 学校档案馆应建立和完善立卷归档制度,并纳人教学、科研和管理人员的职责范围,做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。
第十八条 学校各部门应将档案工作纳人“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十九条 学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆的人员参加,并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。文件材料不完整、不准确、不系统的项目,不予验收、不予上报成果。
第二十条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理、组卷、拟写案卷标题、编排张(页)号或件号,填写卷内目录,交本部门(或本单位)档案人员检查,装订后向校档案馆移交,档案馆应派人指导立卷归档工作。
第二十一条 我校文件的归档范围:
(一)党政管理类
主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、各党政部门的工作计划、总结;学校以及上级机关颁发的与本校有关的人事、行政、党务管理的文件材料等。
(二)教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》[(87)教办字 016号]中有关(高等学校教学文件材料归档范围》执行。
(三)科研类
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》[国档发(1987) 6号]执行。
(四)基本建设类
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》[国档发(1988)4号】执行。
(五)仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(六)产品生产类
主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
(七)出版物类
主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及我校出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(八)外事类
主要包括学校有关出席国际学术会议(含在国内举办的)。出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料,授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
(九)财会类
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》【财会字(1998)第32号】执行。
(十)人物类
主要包括教学、科研及其他专业技术副高职以上人员的职称材料,校级领导干部生平事迹材料,具有重大影响的模范先进材料,校史人物材料以及死亡、无投人员的档案材料。
(十一)实物类
主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作的题词、题字等手迹材料;海内外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;校内各单位获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其他有保存价值的实物。
以上各类系指归档范围,详细内容见《华中师范大学档案实体分类实施细则》。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第二十二条 我校各类档案归档的时间按以下要求:
(一)学校各党政部门和能按公元年度归档的部门,应在次年六月底前归档;
(二)各教学单位和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;
(三)科研类档案应在项目完成后的两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第二十三条 凡我校与校外其他单位协作完成的项目,若由我校主办,则应保存一整套档案,反之,则保存与自己承担任务有关的档案。
第二十四条 个人在从事学校教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按统一的移交时间向本单位的专兼职档案工作人员移交,然后按规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校鼓励个人向档案馆捐赠档案。
第二十五条 学校档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和史料,并制定专门的制度和办法。
第六章 档案管理
第二十六条 我校档案馆要按照国家档案管理标准化、规范化的要求,制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法,编制案卷目录和其他检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。
第二十七条 学校各类档案按其价值将保管期限分为永久、长期、短期三种。已到期的档案,由校档案馆会同学校有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要造册,经馆长审核并报主管校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十八条 学校档案馆应有专人负责对每年进馆档案、馆藏数量及档案利用等情况进行统计,并按照有关规定,向档案行政管理部门和上级主管部门报送学校档案工作基本情况统计报表。
第二十九条 建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房应有专人负责,经常检查,确保档案安全。
第三十条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。学校领导应为档案保护提供必要条件。
第七章 档案的利用与开放
第三十一条 除少数另有规定外,学校档案馆保存的形成时间满三十年的档案,一般均可向学校和社会开放。
第三十二条 学校档案馆应本着“面向学校、服务社会”的宗旨,对凡持有合法证明的单位和个人,在明确利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案。港澳台同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍。外国机关或个人要求利用档案,按国家有关规定办理,国内外利用者要求复制档案,由档案馆负责办理,并按规定收取档案复制费和利用费。
第三十三条 我校馆藏档案属下列情况之一者不宜开放;
(一)涉及党和国家秘密的;
(二)涉及专利或技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成部门规定限制利用的。
第三十四条 学校档案馆应设立专门的阅览室。为档案的利用与开放创造一个良好的外部环境。及时编制开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南等,积极为利用者服务。
第三十五条 学校档案馆应配备编研力量,加强对档案史料的研究、整理和信息开发,编写专题资料,有计划地组织编辑出版档案史料,编史修志,在一定范围内发行。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十六条 学校档案馆应建立健全检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对于在档案工作中,作出下列贡献的单位或个人,应由学校给予表彰和奖励。
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
  (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
  (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
  (三)涂改、伪造档案的;
  (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
  (六)其他违反档案法律法规的行为。
第九章 附 则
第三十八条 本实施细则由校档案馆负责解释。
第三十九条 本实施细则自公布之日起执行。

馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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