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高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

摘要 文章介绍了人力资源档案信息化管理系统实施的重要性,并从人力资源档案信息化管理系统的研究与实施、实施效果及实施人力资源档案信息化的思考等方面阐述了人力资源档案信息化管理系统在高校人力资源管理中的重要作用。
关键词 人力资源管理 档案信息化 高等院校
高校人力资源管理是指运用科学的原理、原则和方法,根据人才成长规律和学校的任务,对人力资源进行规划与组织,对人际关系与人事关系进行指导、协调和控制,做好教职工的聘任录用、调配交流、奖惩任免、培训考核、工资福利发放、职级晋升、离休退休等工作,以达到高等学校人力资源利用的高效率、高效益的目的。作为人力资源管理重要工作内容的档案信息管理工作,各高校都高度重视,人力资源机构依据自身优势,积极开发利用人力档案信息和人才资源。但如何使人力资源档案信息高效运转,充分挖掘出潜在的价值,更好地为我国高等教育的发展,为学校组织人事工作服务,是高校人事档案工作者必须思考和解决的问题。
1人力资源档案信息化管理系统实施的重要性
高校人事档案是教职工在高校工作实践活动中形成并经组织审查或认可的以个人为单位组合起来以备考察的信息载体。作为信息的一类,高校人事档案是依附于一定载体上的个人活动的原始信息集合。高校人力资源管理中会产生很多的档案信息,比如:职工基本信息、学历学位信息、职务变动信息、职称变动信息、工资变动信息、岗位变动信息等等。只有将信息集合按照需要进行开发和利用才能体现信息积累的意义,通过信息化的管理达到更有效的开发和利用信息资源的目的。
人力资源档案信息化管理系统就是基于计算机网络和先进软件及高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式。通过集中式的数据库、自动处理信息、员工自助服务等功能,达到低成本、优化工作流程、提高效率、改进服务、方便决策的目的。档案信息就基本特性来说,是一种信息流,高校人力资源管理就是基于这些数据流而实施的管理。建立人力资源档案信息化管理系统的根本目的就是要将高校档案实行动态化管理,在扩大档案信息数量的基础上提高档案信息的质量,实现科学动态的人力资源管理,为学校的战略决策提供方便快捷、真实可靠的一手资料。传统的人事档案管理模式老化,其查找方式与服务质量不能满足现代人力资源管理的需求;人事部门工作人员多用WORDEXCEL等办公软件管理档案数据信息,安全保密性能差、难以实现动态管理和实时数据分析;数据库建设滞后,很多高校都是以实体档案为主,人事档案信息数据库为辅,造成了管理水平无法提高、管理效率低下、无法实现人力资源管理所需要的资源共享。因此,在由传统人事管理向战略人力资源管理转变的过程中,人力资源档案信息化管理系统势必被推到高校人事工作者的面前。
2人力资源档案信息化管理系统的研究与实施
高校人力资源档案信息化管理系统的研发有两种方式,一种是完全自主研发,这种方式的优点是开发人员对本单位情况熟悉,节省了前期沟通和需求采集分析的时间,而且由于是本单位研发保证了系统的后期服务。但是自主研发也有不足的地方就是高校必须有十分强大的软件研发队伍,另外正因为是同一单位的人,没有买卖双方的合同约束,开发和实施的周期可能会比较长。第二种方式是从软件公司外购比较合适的软件,并按照自身的工作内容及流程进行修改后使用。这种方式的优点是买方和卖方通过前期沟通将相关事项付诸合同,容易保证进度,并且软件公司的软件比较成熟,功能比较完善。缺点是后期服务费用比较高,可延续性有风险。作者根据本单位的实际,对人力资源档案信息化管理系统进行了开发实施。
2.1努力实现软件功能设计科学合理
软件功能必须满足实现人事管理模块、薪酬管理模块、机构管理模块、绩效考核模块、合同管理模块、保险福利模块、报表管理模块等人力资源档案信息管理等通用功能,在此基础上还应满足操作人员易学、易操作等性能要求。
2.2软件功能的测试性能必须优良
开发出的软件系统是否适用于本单位的应用是重要的。只有满足本单位人力资源档案信息管理工作的系统软件,才能为以后的应用打下良好的基础。
2.3实施过程
2.3.1总体规划。在实施之前需要统筹考虑软件的功能以及本部门的工作内容,考虑进度安排及要达到的预期,然后结合本部门的实际工作情况规划系统中的功能权限划分、工作流程、人员分类、编码规则、职称分类、数据字典等内容。
2.3.2数据导入。将所有在职职工的人事数据进行整理、录入、核对后导入数据库。其中导入格式的确定,导入数据字段的选择,以及导入数据的准确度必须满足新系统的要求。
2.3.3人员培训。通过及时、不断的对本部门人员进行培训,使大家尽可能的了解软件的功能使用方法,尽快让软件发挥作用。
2.3.4新旧系统的交替。在新系统试运行的过程中为了保证数据的准确和延续性,要让两套系统并行使用,这样对新系统数据是一个检验的过程,同时也是实现新旧系统安全过渡的必需阶段。
2.4系统的运行和管理
2.4.1建立管理制度。通过制定管理制度明确了各岗位的功能和数据权限,责任到人;明确了数据维护的时限和方式,保证了数据变动及时准确;明确了管理员的责任,检查和督促各岗位数据的维护,保证了管理制度的落实。
2.4.2发现问题及时解决。系统在运行过程中经常会出现大大小小的问题,有的是系统本身的漏洞,有的是由于工作内容或管理流程发生变化而出现的,要随时发现及时解决,才能保证系统的可持续发展。
2.4.3运行情况的记录。因为人事信息数据是动态的,做好每天的维护记录也是必要的,这样确保系统一旦发生故障数据的追溯。
2.4.4系统的安全和备份。要保证服务器安全的网络环境,定期进行数据备份和保存,这是系统实施的重要环节。
3人力资源档案信息化管理系统实施效果
通过实施新的系统,档案数据信息共享性差、安全保密性差、统计分析困难、不同岗位重复劳动等现象得到了明显改善,主要表现在以下方面:
3.1实现了内部和外部的数据共享
通过一台服务器和多个客户端的管理,实现了人事处内部的档案信息共享,并且和学校信息中心实现信息共享。
3.2实现了人员分类管理
通过编制管理模块实现了事业编制内部教学、科研、教辅、管理、工勤不同编制分类人员的管理,通过随时生成各单位超缺编报告,为人员调配提供指导;通过合同管理模块实现了人事代理合同和劳动合同、劳务合同人员的管理;通过人事管理模块实现了在职人员、离退休人员、临时聘用人员、双肩挑人员、博士后在站人员等不同类别人员的管理。
3.3实现了分权限管理
将不同岗位的人员赋予不同的功能权限和数据权限,责任到人,所有档案数据信息共享,避免了重复劳动。
3.4实现了工作流管理
在分权限管理的基础上,根据实际工作流程设定了每项业务的录入人和审核人,保证每项数据修改的准确和可靠。并通过即时消息反馈使工作流中的人员及时得到“通过或驳回”等的提示,为向无纸化办公推进了一步。
3.5实现了过程管理
旧的数据管理模式局限于对当前信息的管理,对职称变动、职务变动、工作履历、学历、培训情况等历史数据很难做到完整记录。通过新的人力资源信息系统实现了与教职工有关的所有职业生涯数据的动态管理,使人事档案信息由平面信息向立体信息转变,对人力资源管理更加有效。
3.6实现了数据联动管理
通过学历变动管理、职称变动管理、职务变动管理能同时将人员档案卡片的相关信息自动修改,并联动到相应的变动卡片中和实时提示,避免了同一岗位人员重复维护数据。
3.7实现了方便快捷的报表管理
通过将现有的教育部的各种报表以及各种可能用到的统计表格式固化到软件中,一键生成各种所需要的统计结果,既减少了繁琐的统计过程,同时增加了数据的准确度,又确保所有统计结果大家共享,灵活快捷。
3.8智能化办公管理
成功实施的人力资源档案信息化管理系统,除了是一个工作的平台还是一个大家交流的平台,使作者部门的内部管理智能化上了一个新台阶。
4建设人力资源档案信息化管理系统的思考
4.1领导重视是关键、全体协作是前提
领导重视是关键,只有领导重视才能在各方面有具体要求,才能有利于协调各岗位明确责任义务,保证进度和质量。协作是实施及管理的前提,只有各岗位人员通力合作、共同使用,积极发现并解决问题,才能不断改进系统,使系统优点最大化。
4.2实体档案材料是依据
既然是档案信息,一定要以实体档案为依据,尊重档案,尊重历史。要完全按照实体档案维护数据库的信息资料,从而保证档案信息化管理信息系统的数据信息从档案中来的准确性和可查性。
4.3日常管理、维护是基础
信息系统的建成只是信息管理工程的开始,因为人力资源信息是随时都可能变化的,需要及时的运行系统,更新数据信息。准确的信息才是一切管理和决策的基础。只有科学的管理和精心的维护,才会赋予信息系统生命,才能持续发展,为人力资源管理锦上添花。
4.4优秀的沟通人员是保障
优秀的沟通人员要对本部门内部的工作内容、工作流程非常熟悉,要有整体观念、大局观念,要在领导的授权下做好信息系统的总体规划、各岗位功能权限划分、实施进度安排以及日常管理制度的制定及落实,同时积极搜集内部需求并善于思考不断提出系统的修改改进意见,做好和软件公司各方面的沟通,有步骤、有计划的保障信息系统的安全实施和有效管理。
(作者:程晓英.北京大学医学部人事处。原载于《档案学研究》2010年第3期。)

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