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网络环境下高校档案编研工作的思考
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

随着我国高等学校“数字化校园”建设的深入推进,高校的网络环境日趋完善,高校档案馆(室)的数字化建设和档案网站建设也取得了可喜的成绩。过去那种纸制档案“一统天下”的格局已被纸制档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存的格局所取代。作为高校档案工作重要内容的档案编研工作,理所当然的要紧跟“档案现代化”的步伐,向多载体、全方位、深层次的档案信息资源开发转变。
一、网络环境下档案编研工作的特点
网络环境下的档案编研(以下简称网络档案编研),是指以网络为主要媒介来实现档案信息的编研,网络贯穿于选题、材料查找、加工、提供利用到反馈的整个编研工作全过程。它将编研工作的组织管理、编研环节的具体操作、编研成果的推广利用等都采用现代化技术并纳入到计算机的统一管理,从而大大提高了编研效率。与传统档案编研工作相比较,网络档案编研工作具有鲜明的特点。
1. 编研模式的开放性。
网络环境下,时空界限被打破,通过功能强大的检索工具,可以方便快捷地找到所需
信息,信息资源的共享共建成为必然。一是通过网络可以及时了解有关学科和相关专业发展的最新情况,及时捕捉有关学科的最新研究动态,准确及时地与有关专家学者取得联系,了解其对档案信息需求情况,使编研选题更加贴近用户需求。二是利用网络可以方便地与相关单位取得联系,如与图书馆、情报部门以及其他行业系统都可在网上互通信息,互通编研课题,或寻求合作伙伴,走联合编研之路。三是通过网络编者和利用者之间可以进行互动。根据利用者提出的意见与具体要求,编者可以最大限度地获得社会各阶层的档案需求信息,从而决定档案编研工作的进度与方向。
2. 编研和传播的高效性。
运用计算机进行文字编辑处理,可一次录入,随意复制,随意排版,特别是对数据、图表的编辑更为方便快捷,消除了传统档案编研手工抄写的许多弊端,大大提高了编研效率,降低了编研人员的劳动强度。从编研成果的传播看,传统编研主要以纸质形式出版,需要经过校对、排版、印刷、发行等环节,用时长、传播范围窄,而且受出版周期、印数的限制。而网络编研成果一经编辑完成即可上网发布,信息传播不受时空限制,可满足信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。而且通过方便的网络信息检索,按需阅览,还可以满足人们对档案信息的个性化需求。
3. 编研成果表现形式的多样性。
利用先进的网络技术,尤其是多媒体技术,将文字、声音、影像、图片等形式的信息整合起来,以更加丰富多彩的编研形式呈现给读者,从而突破传统单一的纸制档案编研的表现形式,提高了档案信息的生动性、形象性,使编研成果更具有吸引力、感染力。
二、高校网络档案编研工作面临的问题
据调查,截止2008年底,进入“211工程”的高校有65.4%建立了档案网站,而且网站都设立专栏开展网络档案编研工作。如“史林漫步”(浙江大学档案馆);“百年珍藏”(四川大学档案馆);“馆藏珍品”、(中国人民大学档案馆);“档案耕耘”、“历史图集”(北京航空航天大学档案馆)等。从网络档案编研形式上看,既有一般的文本形式,也有照片图片和表格等,更可贵的是中国人民大学档案馆还设立了“音画重现”栏目,将学校在各个历史时期重要事件的视频档案放到网上,体现了网络档案编研类型多元化的趋势。但是,高校的网络档案编研工作才刚刚起步,仍是一个全新课题,还存在着一些明显的不足,应引起高校档案工作者的高度重视。
1. 高校网络档案编研还不能满足利用者多角度、多层次的需求。
高校的网络编研工作才刚刚起步,很多网络编研仅有目录和图片,没有文字说明。一些“档案编研”栏目只是介绍传统档案编研成果,只有几张图片,像中国人民大学档案馆“馆藏珍品”那样高质量的编研成果不多。另外,网络编研的优势———与利用者互动没能得到充分发挥,高校档案编研工作仍处于“以我为主”的局面,利用者的意愿并未得到充分体现。
2. 高校网络档案编研成果形式仍较单一。
没有最大限度发挥网络提供的便捷,融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少。在网络环境下开展编研工作,我们可以尽可能通过网络编辑技术将档案的原貌展现在读者的面前,同时将集文字、声音、影像、图片、动画、音乐多种形式于一体的编研成果提供给利用者。
3.高校网络档案编研水平与技术有待进一步提高。
从各高校档案网站的编研项目看,仍以“全宗介绍”、“历史沿革”、“大事记”、“文件汇编”等居多,高水平、有创意的编研成果相对较少。档案编研水平的高低,主要取决于编研人员的综合素质。高校还缺乏既懂档案编研知识又懂网络编辑技术的复合型人员,这直接影响了高校网络编研工作的开展。
三、做好高校网络档案编研工作的几点建议
1.丰富优化数字馆藏,为网络编研打好基础。
网络档案编研是以档案馆(室)的数字档案资料为基础的。“巧妇难为无米之炊”,离开了坚实的基础,网络档案编研工作就无从开展。首先,要加快高校馆(室)藏档案的数字化工作。尽快利用计算机技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术,将高校馆(室)藏档案转换成数字形式,建成档案原文数据库和多媒体数据库。其次,要加大对现行电子文件的收集力度。要对学校的各项重大活动(如党代会、水平评估、)进行跟踪,及时对活动中形成的电子文件进行归档;还要充分利用校园网络对各部门各院系在网站上发布的信息(现行文件)进行甄别收集,获取足够的一手资料,提高档案信息资源的“含金”量,为编出高质量的编研成果奠定良好的基础。
2.建设高水平档案网站,为网络编研成果的发布提供平台。
高校档案网站是高校档案部门展示形象的窗口,是高校网络编研成果的发布平台,是与利用者进行互动的纽带。建设一个有特色、高质量的档案网站,对高校网络编研成果的推广和利用具有积极地推动作用。一是要针对用户进行网站内容设置。要体现以师为本、以生为本,通过换位思考,从用户的角度设置网站的内容,来满足校内外用户的不同需求。二是要精心设计网页。通过文字、图像、音频、视频、动画等形式来表现网站主题,体现高校档案部门的形象。三是要及时更新网站内容。信息的更新速度直接影响着档案网站为用户服务的水平,只有新颖的内容才更具吸引力。
3. 构建网络互动模式,走开放编研之路。
网络环境为高校编研工作提供了全新的利用互动模式。在互动模式下,一方面,档案编研人员可以将自己的编研工作计划与编研成果发布在网上,通过BBS、网上聊天或以Email的方式,由浏览者提出自己的意见与具体要求,编研人员由此可以最大限度地获得相关人员的需求信息,并以此决定档案编研工作的进度和选题,进而使网络编研选题更加贴近利用者,更具科学性。另一方面,要走联合编研的路子。通过与校内有关职能部门、其他高校档案部门、社会档案界、历史研究单位等不同编研力量开展协作,实现档案信息资源共享,共同完成某些编研项目。
4. 精心研究编研素材,提高网络编研成果的质量。
首先,网络环境下,档案编研人员可以获取的编研素材大大增加,材料数量的急剧增加势必带来选材的难度。因此网络编研必须加强对各种素材的甄别,要进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究,选定既切题义、又有价值的材料。其次,由于信息网络的发展,传统档案资源分布的不均衡性和档案信息获取困难的状况得到改变,档案信息的检索和传递逐渐走向非中介化、非专业化、非智力化,因此档案信息利用者关注的是如何从繁杂的信息环境中捕获解决问题所需的内容知识,并逐渐由注重档案文献实体的获得转变为有效信息的吸收。这就要求网络编研人员必须加强对档案史料的研究,深度挖掘档案信息的内在价值。只有这样,才能不断提高网络档案编研成果的质量,更好地满足信息时代利用者的要求。
5. 大力培养网络编研人才,提高网络编研的水平。
所谓网络编研人才是指“具有档案和计算机两方面的知识与技巧的编研工作人员。他们应对网页制作、网站维护比较精通,还要有一定的编辑和审美能力”。要在具备历史学、文献编纂学、目录学等专门知识的同时还应掌握现代化管理手段,具备计算机等现代化设备的操作技能。要有创新精神,对档案信息能正确理解、合理采撷、综合分析、科学筛选和系统整理;要有预见性和前瞻性,既要研究师生对档案信息的现实需求,也要研究广大利用者的潜在需求,才能满足竞争日趋激烈的信息服务的需要。高校具有人才优势,应积极培养和引进适应时代需求的网络编研复合型人才,为高校档案管理工作上层次、上水平提供智力保障。
总之,在网络环境下高校档案编研工作必将在学校的教学、科研、管理工作中发挥更大的作用,高校档案编研人员要准确把握网络带给档案编研工作的机遇,及时调整编研观念,认清未来档案编研工作的新形势,让网络档案编研成为高校档案编研工作的主力军。
(作者:赵海峰.山东烟台大学。原载于《北京档案》2010年第2期)

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