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刍议高校档案信息化建设中的问题与对策
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

信息技术的发展推动了档案信息化建设,高校档案信息化建设也是信息化发展的必然结果。高校档案信息化建设要求实现高校档案信息的数字化和网络化;要求实现高校档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要求实现高校档案信息高度共享。高校档案信息化建设在全国如火如荼的开展,一方面取得了可喜的成绩,另一方面信息化建设过程中也发现了不少问题和阻碍。
一、高校档案信息化建设存在的问题
1.高校档案信息化基础设施配置不尽合理
高校档案信息化基础设施建设是高校档案信息建设的基础。高校档案信息化基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。在硬件设施方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器等及其他必备的组件。有了这些才能够开展档案信息化建设。尤其是电子文件产生以后,如果高校档案机构没有接受和处理电子文件的工具和网络,那么高校档案的信息化建设又从何谈起?所以,硬件设施的具备是基础。软件方面,包括档案信息处理系统,档案信息数据库,以及相关软件和程序等。目前,高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐,一是有的高校档案部门软硬件搭配完整,有的仅仅是摆设几台电脑,认为这样就可以算是信息化了;二是有的高校档案部门在软硬件配置时,不管是否需要,统统购置,造成了财力的浪费;三是有的高校档案部门软硬件买了,也安装了,但就是不用,这也是一种资源的浪费。
2.高校档案信息化缺少配套的相关制度与法律法规
高校档案信息化建设中的相关制度与法律法规不健全。当今情况下,关于电子文件的
法律法规及档案信息化标准方面,虽然有《计算机病毒防治的办法》,《电子文件归档及管理
规范》,《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等,但不是很全面,关于电子档案真实性界定等法律法规仍然没有或者不尽完善。这些制度与法律法规不健全等因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。
3.档案人员的综合素质和专业技能水平不够
一些高校档案人员年纪较大,学历较低,他们科学文化知识有限,接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势,他们不是一下子就能够接受的,有些人习惯于用传统的思想
和方法来进行档案工作,还有一些人对高校档案信息化的理解不够准确,认为只要购置和使用了现代化的计算机设备及其他现代办公设备,就代表实现高校档案信息化了。其实,我们不能够否定他们的认识,只能说他们对高校档案信息化认识存在片面性,还不够全面。因为高校档案信息化,不仅仅要求具备必要的现代办公设备,而且需要先进的管理理念和科学的管理方法,要有与时俱进的时代感和不断学习提高的综合素质。这些方面,高校档案人员需要改进和提高的地方很多,很迫切。
4.高校档案信息资源开发和利用滞后
高校档案是高校教学评估的基础和重要依据,《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确提出:“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作应是学校评估的重要内容之一。”高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合档案体系。高校档案信息资源开发和利用是高校档案信息化建设的重要内容。高校档案信息建设的根本目的是为了方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。高校档案馆(室)中的学生学籍档案以及教学、科研档案是高校档案的主要组成部分。目前一些高校档案部门在研究和开发档案信息资源方面与社会对档案资源的需求存在着不对称的状况。一是在日常的档案工作中,档案整理以及被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分,而在档案数据库的开发,以及档案网站建设方面他们做的工作偏少;二是高校档案大多数是反映各部门工作的文书档案,学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等档案涉猎较少;三是高校重组后档案不能集中统一管理,档案的开发和利用工作被忽视,高校档案管理过程中对流动性档案缺乏同步和及时地归档。
二、做好高校档案信息化建设的对策
1.高校要加大对档案信息化建设的投入
高校档案信息化建设的成功开展,一个必不可少的先决条件是领导部门一定要重视高校档案信息化建设,只有领导重视了,档案信息化建设才能开展下去。同时,相关部门还要加强对档案信息化建设的财政支持,这也是关键。只有重视而没有实际的财力援助,高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵,不能付诸实践。所以,相关部门的财力投入,可以保证高校档案机构能够有效的购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。如此以来,高校档案信息化基础设施的建设将更加均衡合理。
2.政府相关部门要实时制定和完善相关的法律法规
从制度层面上来说,政府制定相关的制度和法律法规也是保证高校档案信息化建设合理合法的一个重要方面,也保障了高校档案信息资源的安全和档案人员的权益。21世纪是科学技术的年代,也是法制的年代。倘若没有法制的保障,高校档案信息化建设必将混乱和危机重重。尤其在政务信息公开的背景下,电子文件的真实性和凭证性是电子档案管理的一个重要方面,制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法是不可或缺的。
3.开展档案业务培训,提高档案人员综合素质,优化档案人才队伍
面对档案信息化,高校档案部门的领导人员首先应该积极鼓励员工进行相关知识的学习,以适应未来信息化的需要。高校档案部门可以聘请档案信息化方面的专家来给员工进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。开展业务培训的方式有多种,如座谈会、沙龙、专家辅导讲座等等,同时要鼓励档案人员自我学习。在日常的档案工作中,通过开展知识竞赛,技能竞赛等活动来营造良好的高校档案文化。针对高校档案部门档案人员年龄偏大和综合素质不是很高的问题,高校档案机构可以通过档案人力资源的更新和绩效考评来调整既然是高校档案机构,在人才储备和运用上应有很大的优势,因为高校本身是教育机构,它所拥有的人力资源广泛,而且有的学校还开有档案学专业,这样高校档案机构可以挑选的档案人才就会很多。问题是档案机构应该有一套具有吸引力的方案让优秀年轻的档案人才愿意留在高校档案机构,从而为高校档案工作服务,选聘档案人员的时候,档案机构也不能够把招聘人员锁定在档案学专业人才上,计算机方面的人才,管理方面的人才,甚至销售、统计方面的人才也都是档案部门需要的。这样不仅能适应档案信息化建设的潮流,还能够在机遇中有所创新和发展,有利于高校档案信息资源的开发和利用。
4.变被动服务为主动服务,建立高校数字
档案数据库,构建高校档案在线服务平台档案的利用一直是个焦点话题。在一定程度上来说,现在的档案用户利用高校档案情况较以前有了很大的改观,但是,还有很多有待改进的地方。高校档案机构在信息化过程中应该积极向用户提供主动的档案服务。在高校档案的开发利用上,高校档案机构应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求,来评估利用的结果,这样能够为高校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。
在高校档案信息化过程中,档案机构可以建立高校数字档案数据库,将数字档案集中存储于一个共享的数据库中,高校的档案机构之间可以通过权限分配来使用数据库中的信息。另外,在建立高校数字档案数据库的基础上,构建高校档案信息网站,将高校档案信息资源通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务,档案用户也可以根据需要定制档案服务。高校档案数据库的建立和高校档案在线服务平台的构建,一方面简化了档案利用的手续,节约了档案机构的服务成本,另一方面,方便了档案用户的利用,提高了高校档案信息的利用效率,节约了社会成本。
总之,高校档案信息化是一个复杂的过程,我们不能够简单的诠释高校档案信息化,我们要在实际的档案信息化建设过程中不断发现问题,总结经验,解决问题。要运用科学的发展观来看待高校档案信息化建设,创新地开展高校档案信息化建设。
(作者:杨剑,梁娟.安徽大学管理学院。原载于《科技档案》2009年第4期)

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