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试论信息化下高校档案目录数据库的建设与共享
发布时间:2010-10-25 浏览次数:

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,是当前乃至今后各高校档案馆面临的工作重点。尽管国家对档案信息化、数字化的要求已提出多年,但由于各高校档案馆自身人员素质参差不齐、所处单位投入较少等诸多因素的影响导致目前档案工作信息化水平严重滞后。时至今日,很多高校档案馆依然没有能够建立起完备的档案目录数据库,仍然停留在传统手工目录与机读目录相结合的操作层面来对外提供查档利用,全文数字化和电子文件归档更还处于一个起步阶段。
一、建立完备的高质量档案目录数据库的目标及意义
档案目录数据库的建设与维护是档案信息化建设中的重要内容,也是一项基础工作,其建设结果的好坏将直接影响档案馆今后提供档案利用的服务水平、服务质量以及服务能力,其根本任务就是将档案馆馆藏所有档案的目录信息资源电子化,使之成为计算机可读的档案目录信息集合。
通过对馆藏档案的建库工作,使得机读电子目录占馆藏档案的比例最终达到100%,覆盖全馆所有类别的个体档案,确保每条电子目录信息真实反映其对应的档案实体的内容,这样不仅可以完善档案目录数据信息库,全面真实地反映馆藏档案情况,有效地提高馆藏档案查档利用速度与效率,方便查档者对档案资源的利用,并为今后档案信息资源的开发与利用档案的鉴定与销毁、档案分类统计等工作提供更为全面与高效的手段,最终实现完全的档案目录计算机管理,为今后实现远程网络化的档案目录检索及档案信息资源共享打下基础,更为今后提供定制式的个性化档案信息服务提供有效途径和方法。可以说,档案目录数字化是档案信息化建设中的必须具备的基本前提,是实现档案信息化、网络化的基础,是整个档案服务系统的核心。建立健全完备的馆藏档案目录数据库具有十分重大的意义。
(一)建立档案目录数据库是当前档案信息化发展的需要
档案信息化建设离不开计算机技术的支持与应用,建立档案目录数据库是全面实现档案信息化管理,实现网络化检索的前提条件和重要基础。
(二)建立档案目录数据库是档案馆提高服务水平与质量的需要
任何一个档案馆如果没有建立起高质量的完备的档案目录数据库,档案的查借阅工作势必会受到影响,不仅影响检索速度,甚至影响到档案的查准率和查全率,直接导致查档利用效率低下、查档者等待时间过长、利用者满意度下降等,这些无疑会给我们的工作大打折扣。
(三)建立档案目录数据库是实现档案信息资源共享的需要
高质量的档案目录数据库是开展档案网络化信息服务的基本要素,档案馆要根据自身的馆藏特色和优势,建立具有特色的档案数据库,通过网络等现代化通讯方式以及计算机管理等情报信息服务手段,使馆藏的档案信息资源成为网络共享资源,满足利用者快速便捷的查档需要,从而有力拓展档案的服务范围和地域。
二、馆藏档案目录数据库的建设
档案目录数据库的建设是一项庞大的系统工程因此,做好建库前的准备工作,将有助于此项工作的开展和深入。由于各高校档案馆的实际情况不尽相同,很多高校历经了并校(多校合为一校)的过程,其档案馆存在着个案的特殊性,辟如,合校前各校馆均采用独立馆建制,自身已形成了独有的管档特色,并且已拥有各自的也许互不兼容的档案管理系统及延用多年的编目体系等等,这些无疑会给今后的建库工作带来诸多的问题。要有针对性地对本馆自身现状进行了解和分析,然后再根据实际工作需要制定一套详尽的、适合本馆的建库方案。
(一)整合合校前各校已有的档案电子目录信息资源
由于合校前各校档案馆信息化程度发展不平衡采用的档案管理软件及后台数据库系统也不尽相同数据项的定义及数据格式之间存在较大的差异,而合校后档案馆为了实现对所有档案目录的统一管理,需要采用统一的数据平台,包括统一的后台数据库管理系统及档案管理软件,需要将他们各自的档案电子目录信息资源进行整合,统一其数据项及数据格式,避免对已有电子目录的档案进行二次录入,提高建库效率。
(二)利用其他部门已有的电子信息资源,加快建库速度
我们知道,高校馆藏档案中绝大部分是教学与科研档案。这部分档案数量多,利用率高,而且经常需要查询到文件级目录才能提供准确查档利用,例如,要查阅某个学生的个人成绩档案,必须查询至其个人目录信息。我们在建库过程中应充分利用学校相关管理部门已建立的部分电子信息资源数据库,如教务部研究生院的学生管理信息库,科技部、社科部的科研项目数据库等,通过计算机专业技术人员将其转化为规范的机读档案目录信息。这种方法不仅可以加快建库速度,而且质量高,可以成功避免二次录入中的人为错误。但是它只能解决一部分已实现重要信息计算机管理的近期档案。
(三)依靠人工录入回溯建立剩余档案目录数据库
由于绝大多数馆藏早期档案,无法通过上述两种方法来实现建库,只有依靠完全的人工录入,回溯建立。为了保证整个建库过程的顺利进行,必须做好以下几项工作:
1、对部分不符合录入条件的档案进行前期的必要清理
部分馆藏早期档案特别是在实行实体分类前的各类档案由于一些历史原因,分类整理极不规范,档号编排也不尽合理,题名、责任者、件数、页数、保管期限等数据项往往填写不完整、不清晰、随意性较大,这些都会给后期的录入过程带来系列问题,导致即使是同一份档案,同一个人在不同的时间录入结果也可能不尽相同。通过相关的清理工作可以有效地解决这些问题。
2、强化人员培训
回溯建库需要一批精干的专业人员,档案馆工作人员要树立信心,克服畏难情绪和急躁心理,认真学习业务知识,要通过培训提高回溯建库人员的素养。通过培训使相关参与人员不仅具备扎实的档案业务专业知识,还能熟练掌握计算机应用操作技巧及计算机编目规范。
3、制定适合本馆的回溯建库分步实施方案
为使整个建库工作少走弯路,制定合理的建库计划是非常必要的。各馆应从自身情况出发,按照轻重缓急、查档利用率由高至低等原则,制订出总体计划和实施方案,分期分批依次进行。分期分批进行时,要确定每次建库的内容、范围和任务。①按档案利用情况划分,对于查档利用高的档案应先建,建全,即案卷目录和文件目录同时建立。②按库房结构划分:对馆内各库房的馆藏情况逐一摸清情况,再进行排序,合校后的档案库房的档案优先建库,合校前的档案库房的档案后建。③从档案全宗划分:对当前全宗档案优先建库,再建立其他全宗档案库,有重点回溯。④按原始档案管理情况划分:对管理较规范、分类较明确、手工目录较清晰的录入条件比较成熟的档案优先建库,其他档案则后建。
4、选取适合的回溯建库模式
选取何种工作模式进行回溯建库要根据档案馆自身的实际条件和要求去确定。①从馆内各科室抽调部分工作人员进行集中录入。但往往为了应付档案馆日常工作可抽掉的人员数量有限,另外他们也不可能把所有的时间和精力都投入到回溯建库工作中去,而且由于回溯建库工作是一项人力耗费巨大的工程,目的也是为了尽快实现档案目录管理信息化,因此整个回溯建库过程周期不宜拖得太长,最好能在较短时间内完成。这种方法相对而言就显得效率有限。②外包给专业的档案数字化公司来进行档案目录的录入工作。然而正如上面所言回溯建库周期长,外包给其他公司,不仅财务上投入大,而且会带来系列的档案实体的管理问题,如库房档案的调入调出,档案的安全管理等。③组织勤工助学岗位的同学来从事档案的录入工作。由于各高校均设有一些勤工助学岗位,档案馆可以充分加以利用,每学期向学校相关管理部门申请若干名勤工助学的学生,将他们集中起来进行培训,由档案馆工作人员统一管理来进行回溯建库工作。我校档案馆自2006年以来就是采用这一模式,极大地推动了档案回溯建库工作的进度和效率。目前机读目录数(包括案卷目录和文件目录)从2005年的不到十万条激增到目前的近百万条,机读档案目录覆盖率已达80%,极大地提高了档案的查借阅利用效率。
5、制定详尽的档案机读目录著录细则
作为著录的信息源的档案目录,具有多个必填和可选数据项,具有一定的复杂性,为了保证回溯建库的质量,保持著录项格式的一致性,档案馆应根据本馆实际,针对不同全宗、不同类别的档案制定出相应的详尽的《机读目录著录细则》,对档案机读目录的标准进行约定和说明,包括必填项、可选项的数据格式的约定、档案的录入规范等,如日期格式、出现字母的大小写、文号中的数字及括号的设定、题名中的简称的处理、案卷编号及文件编号的数字编排等都应作出统一明确规定,使回溯建库有章可循、有规可依。另外需要注意的是档案机读目录著录细则的制定必须遵循高校档案管理规范,以便将来实现馆际之间的交流。
6、回溯建库过程中的规范管理与质量控制
回溯建库质量高低将直接影响着档案信息化、网络化的水平和服务质量。因此,建库过程中的规范管理与质量控制在回溯建库工作中也就显得尤为重要。第一,注重录入数据的质量控制,数据录入是整个过程中最为重要的环节。要保证整个数据库的质量,关键是要严格控制数据的输入质量,最大限度地减少人工的错误录入。采取个人校对与集中校对相结合的方式来管理整个录入过程,可以极大的提高档案目录的录入质量。要求每个人每录完一卷要进行自我核对,然后一批档案录完后,再进行集中校核,确保数据库质量。第二,在录入过程中必须严格执行已制定的《机读目录著录细则》,才能确保前后录入数据的统一性、一致性,为后期数据库的维护创造好的条件。
三、档案目录数据库的备份与维护
档案目录数据库的建设是一项浩大的工程,建立高质量的档案目录数据库是从事这项工作的动力所在。但往往由于时间紧、任务重、周期长、人工疏漏加之部分原始档案手写体难以辨识等诸多因素,错误与遗漏在所难免。因此必须在整个过程中做好以下几方面的工作:
(一)备份工作
必须坚持做好建库过程中档案目录数据库的多重备份工作,包括在线备份、离线备份等,防止因硬件故障、软件错误等情况的出现造成不可挽回的损失。
(二)安全管理
强化整个档案信息系统的安全防范机制,如关闭服务器的多余端口,并进行必要的实时监控;在服务器和工作站上安装防病毒软件和防火墙,防止黑客入侵;同时在档案管理软件中针对不同角色的操作员和管理员设置相应的权限和密码,避免越权操作。此外应加强对机房的管理,尽可能保持恒温、恒湿,保持机房卫生,还要经常性检查供电、消防系统,确保安全,这些都是保证数据库安全不可或缺的条件。
(三)日常维护
在档案目录数据库的使用过程中一旦发现问题,如题名错误、条目的疏漏等,应及时加以更正。只有最大限度地合理利用上述这些有力措施,才能确保今后建立的档案目录数据库的准确性、一致性及完整性。最后,需要强调的是除了加快推进已有馆藏档案目录数据库的建设外,应该尽快全面推行全校范围各二级立卷部门的网上电子目录及全文的远程归档工
作,确保新进馆档案立即可以实现计算机检索,避免产生新的待录入问题。我校已于2007年首次实现了这一目标。
四、档案目录数据库的资源共享
建立高质量的档案目录数据库其最终目的就是方便查档利用者,使他们能够通过网上查询充分了解馆藏档案,并根据自身需要向档案馆提出查档需求。档案馆在建立目录数据库后要通过整合目录信息资源,建立各种特色专题数据库,同时提供在线说明及帮助,使查档者能够快速便捷地通过网上检索方式查询自己所需档案信息。
总之,建立健全档案目录数据库是档案馆信息化建设工作中的一项核心内容,只有依靠专业的技术人员,加强对整个建库过程的监督管理,制定切实可行的实施方案,科学合理地分配力量,才能保证这项工作的顺利圆满完成,才能实现档案信息资源的共享与
远程利用。

(作者:刘秋华.武汉大学档案馆。原载于《湖北档案》2010年第1期)

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