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信息化背景下高校档案服务策略研究
发布时间:2011-12-06 浏览次数:

倪丽娟
(黑龙江大学信息管理学院哈尔滨150080)
[摘要] 建立在网络技术基础上的社会信息化所引发的工作方式与生活方式变革以及高校改革客观上要求高校档案信息服务工作必须实现根本性转变。为此,各高校应从自身实际出发,选择适宜的档案信息策略, 并通过高校档案信息服务评价体系的建立及作用的发挥来推动高校档案信息服务工作实现根本性转变。
[关键词] 档案信息服务 服务策略 评价体系
[中图分类号] G270
Abstract: The college reform requests and the innovation, which is caused by the social informationization that is on the base of the internet technology, ask the college archival service to be essentially changed. So from the actually angle, colleges should choose the feasible archival management strategy and improve this changes through the constitution and implement of the college archival service appraisal system.
Keywords: Archival service; Service strategy; Appraisal system
自从网络普及以来, 本文的主题便成为高校档案工作者谈论的热门话题之一。但时至今日,这一问题并没有得到根本性解决。高校档案信息服务的效率与效益依旧处于较低水平, 社会功能的发挥极其有限。究其原因,诸多基础性问题没有厘清而制约高校档案信息服务的开展是重要原因之一。
高校发展定位与高校档案信息服务定位
大陆高校正处在深刻变革之中。伴随去行政化进程的加速, 越来越多的大学走上了从行政附属到逐步独立,从封闭办学走向社会化、国际化办学之路。伴随这一进程的是大学自身内部管理的全面改革。作为大学的组成部分之一, 档案部门如何对自身的服务进行再定位,直接影响到大学发展目标的实现。绝大多数大陆高校是在计划经济体制下成长、壮大起来的, 计划体制社会管理模式铸就了高校的封闭性。与之相适应,高校档案管理模式自然也是封闭的,以自我服务为根本。这一点,在高校档案部门属性界定上已得到充分体现。改革开放前,高校档案部门的名称被界定为档案室或综合档案室, 属于高校内部单位, 原则上不对社会提供档案服务。1989年国家教育委员会6 号令(《普通高等学校档案管理办法》,以下简称“6 号令”)规定,具备相应条件的高校可以成立档案馆, 并将档案馆定为事业单位档案馆。并规定高校档案馆应按规定向全校和社会开放档案。至此,高校档案服务面向社会有了制度依据。但“6 号令”同时又规定,不具备成立档案馆条件的高校设立综合档案室,高校档案室所保存的档案,主要供本校利用。由此导致“6 号令”在高校内部的认识与实施一直存在差异,核心在于:高校档案馆作为高校内部机构, 是否应像独立的档案馆那样面向社会提供档案服务。因为“6 号令”所规定的成立高校档案馆的条件并不是本质性条件。2008 年教育部27号令(《高等学校档案管理办法》,以下简称“27 号令”)规定:高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。与“6 号令”不同的是,“27 号令”将公布档案的责任同时赋予档案馆与综合档案室, 范围明显扩大,高校档案服务定位趋于合理。但“27 号令”用“公布档案”替代了“开放档案”,在关键词的使用上未免造成歧义, 对于高校档案服务的深化可能带来不利影响。
伴随高校办学自主权的不断扩大, 高校逐步成为独立的办学实体。与此同时,随着科学技术、智力与管理因素对经济与社会发展贡献率的持续提升,反映高校办学过程的管理档案以及高等教育所形成的科技与智力成果的社会价值不断提升, 社会对高校档案的需求程度将不断提升。对高校而言,尽可能充分地开放高校档案,提供高校档案的利用效益,有助于扩大高校的社会影响, 为高校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境,为高校独立运营、实现办学的社会化与国际化营造良好的条件。因此,无论高校档案部门的名称如何, 均应从服务于高校发展目标的实现的角度出发, 同时立足于校内与社会两方面档案需求, 在有效满足高校自身档案需求的同时,尽最大努力实施档案开放政策。
高校档案信息服务策略选择
高校档案工作的部门性与社会性统一以及高校之间的差异性、高校管理信息化程度、高校档案工作发展现状的差异决定了不同高校在选择档案信息服务策略时应有所不同。具体说来,高校在选择档案信息服务策略时应注意以下问题。
1.服务的双向性。服务好高校自身发展是首要和根本。作为高校自身的档案部门,为现行教学、科研、学生管理、后勤保障等工作的开展提供高效服务是高校档案部门的首要与根本职责。除满足高校各方面工作日常档案需求外, 顺应不同时期高校工作重心, 提供系统的档案信息服务是高校档案工作立足的根本。当前,实施内涵式发展是大多数高校面临的首要任务。为此,教学制度的改革与创新、教学经验的研讨与交流、优秀教学案例的积累与分析、传播成为教学管理的重点。提供这方面的档案信息服务成为教学管理提出的基本要求; 完善学术与研究风气, 提高研究工作的创造性与创新性是科研管理面临的主要任务。为科研评估提供基本数据,提供学科研究的系统成果及其社会反响材料成为科研管理与科研实践的迫切要求; 提高大学生基本文明素养与专业素养, 提升大学生适应社会能力成为当前大学生管理的首要任务。总结大学生培养与管理经验,完善大学生培育对策同样要求提供系统的档案信息服务,等等。
在对内服务的同时,面向社会开放高校档案,提供相应的档案信息服务是社会和高校自身发展对高校档案工作提出的基本要求。在这方面,无论是设立档案馆,还是综合档案室的高校,均是同样的。对此,“27 号令”做了明确规定。“27 号令”将“开展档案的开放和利用工作” 确定为高校档案机构的管理职责之一,并规定“高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案”。与“6 号令”不同,“27 号令”在做出上述规定时没再区分高校档案馆与综合档案室。这一进步体现了时代精神, 有利于推动高校档案工作的发展。
2.服务的主动性与创造性。当前,高校档案信息服务存在的主要问题是缺乏主动性、系统性与有效性。“主动服务”作为口号喊了多年,行动却十分迟缓,服务工作缺乏应有的创新,传统的“应答式”服务和传统的服务项目、服务方式依旧是服务工作的主导。被动式服务必然导致档案信息的准备不充分、不系统, 档案价值与档案部门社会功能得不到应有发挥。
在档案信息服务方面, 高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验, 设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估流程,从根本上提升高校档案服务质量。在这方面,高校档案部门应努力摒弃独立档案部门所存的工作心理与工作模式的封闭性,积极、充分利用高校内外,尤其是内部的技术与智力资源, 摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。目前,实现这一点的条件已经具备。以岗位设置和聘任制为主要内容的高校人事制度改革正在普遍实施。新的人事制度改革的突出特点是强调岗位业绩, 并根据完成业绩指标的情形确定工作人员的考核评语及其职称或职级,实施差别化薪资。面临新的人事制度, 高校档案部门的业绩直接决定着档案工作者的职务发展与薪资待遇, 甚至影响到去留问题。只有切实提升档案部门的服务水平,提高服务效益, 充分发挥档案工作对高校人才培养和科学研究的功效, 档案工作才能在未来的高校发展中赢得一席之地, 档案工作者才能为自身拓展更大的发展空间。
目前,高校评估档案工作者业绩,遵循的档案工作者职称晋升标准与其他专业技术人员基本相同,这种情形与新的人事制度精神之间存在明显距离。合理的做法是用档案业务方面的指标, 如分管档案工作档案形成的完整性、准确性,档案实体管理的规范性与安全性,档案检索工具的完备性,档案服务的有效性等来取代现行的“书(著作)、文(论文)、奖(获奖)、项(科研项目)”指标。评价指标的这种调整,可以从根本上引导高校档案工作者将工作关注点与工作中心转向档案业务工作上来, 激励档案工作在本质业务上不断创新,提升档案服务质量与效益,使高校档案工作回归应有的工作轨迹。
3.服务手段的现代化。网络技术的普及正在重构人的工作方式与生活方式, 档案信息管理与服务同样面临网络化问题。是否充分利用网络技术来提供档案信息服务已不再是单纯的技术手段问题了,因为在网络化已成为人们的工作与生活方式的时代, 通过网络无法实现的需要必然影响社会的工作效率与质量,影响人们的生活质量。如今,利用网络提供档案信息服务,成为越来越多的公众,包括高校内部与社会上的公众对高校档案部门提出的基本要求。
档案信息服务的网络化不仅可以从根本上提高档案信息服务的效率与效益, 更重要的是它顺应了网络化办公与生活的人们的活动方式与心理诉求。在网络化时代, 人们的诸多需求都是通过网络来实现的,没有极特殊情形,人们不可能回到传统工作方式中去。在这种情形下,档案部门如果远离网络,便会被社会边缘化,其实际功能也将萎缩。档案部门的社会认知度与接受度本来就低, 如果再固守传统的工作方式与服务方式, 档案部门的社会声誉将岌岌可危。
制约档案部门网络化建设的根本原因在于工作思维的封闭性。环顾当今各行各业的发展,走开放式发展道路已成为趋势。与社会相关部门合作,实现工作方式的变革正在推动众多行业与部门实现跨越式发展。政府机构通过网络化,实现了与社会的高效互动,行政工作的公开度、透明度得到了极大地提升,行政效率明显提高; 教育部门借助网络化实现了远程教育与网络教学,拓展了教育的范围,提高了教学效率;网上在线阅读电子图书、期刊以及各种论坛、博客,极大地提高了“文字”信息的利用率,等等。相比之下, 我们几乎难以在网上直接查阅相关档案信息, 大量档案信息资源处于休眠状态, 实在令人痛心。
4.明确服务重点是关键。档案服务工作必须围绕核心档案信息资源, 确定核心服务对象或用户群体,把握核心用户的需求与工作特性,以此为基础构建档案信息服务体系。近年来,个性化服务受到档案界的关注。个性化服务是在特定档案信息资源与潜在用户之间建立起关联性, 进而从用户特性出发选择适宜的服务对策, 而针对核心档案信息资源开展个性化服务无疑是有效个性化服务的关键。现阶段,高校档案个性化服务,应围绕高校人才培养与科学研究这两方面核心工作来展开。具体说来,应做好毕业论文档案,包括本、硕、博毕业论文的检索与阅读服务,以保障本科、研究生管理部门相关工作的有效开展; 应做好学籍档案网上检索与服务工作,为用人单位提供便利的学历审查服务;建立毕业生就业与成长档案, 为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据; 做好教师科研档案的系统管理与服务工作,为科研管理提供有效服务;做好各类评估档案的管理与服务工作, 为党政决策提供重要依据;建立校内各级各类干部专门数据库,为有效使用与管理干部提供依据。建立基础设施档案数据库, 为基础设施维护与校园建设提供依据,等等。
三、建立高校档案信息服务评价体系
通过档案信息服务评价机制作用的发挥来推动档案信息服务工作的开展是落实高校档案信息服务策略,提升高校档案信息服务质量的重要保障。长期以来,高校档案服务工作缺乏有效的评价机制,档案服务工作如何开展主要延续传统和管理者主观判断,对新的服务需求缺乏积极有效的回应,服务质量难以保障。目前,各高校正在对教学、科研工作建立评价体系,档案部门应借鉴相关经验,建立档案服务评价体系,以适应高效管理科学化、规范化的要求。档案服务评价体系应涵盖以下基本内容:
1.服务指标:对档案信息服务的种类是否做出明确界定, 对每项服务应达到的标准是否做出了明确规定。
2.服务制度保障:是否建立了完备的档案服务制度体系,服务制度的合法性、合理性如何,制度是否具有激励性, 评价服务工作的标准是否具有可操作性。
3.服务流程:服务流程是否明确、规范、可行,是否符合国家相关法律、法规,是否便捷、高效。
4.服务方式:服务方式是否齐全,手段是否先进,利用档案信息是否便捷,利用成本是否合理。
5.服务有效性:服务是否及时,提供的服务是否系统、充分。
6.服务满意度评价:是否确定服务评价代表、所确定的代表是否有代表性、覆盖面是否完整,评价指标是否科学,评价结果使用机制是否健全。
7.评价信息采集:是否建立了服务评价信息采集点,所确立的采集点覆盖面是否完整,采集信息机制是否合理等。
注释与参考文献:
[1] 中华人民共和国教育部令第27 号. 高等学校档案管理办法. 2008-8-20.
[2] 国家教育委员会令第6 号.普通高等学校档案管理办法. 1989-10-10.
[3] 倪丽娟. 面向社会开发高校档案信息资源[J]. 机电兵船档案,1999(6):55-57.
原载于《档案学通讯》2011年第5期
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