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守护历史 肩负使命 无私奉献——华中师大档案馆成立20周年工作回顾
发布时间:2011-10-08 浏览次数:
时光匆匆,日月如梭。华中师范大学档案馆自1991年成立以来已走过了20个春秋。 20年来,律动着时代的节奏,伴随着学校事业前进的步伐,档案馆踏上了探索与发展的征程。一代代档案人以创一流的档案工作为目标,励精图治,奋发进取,努力开拓,肩负起守护历史、传承文明、资政服务的历史使命。经过不懈的努力,20年间,学校档案事业得到长足的发展:1995年档案馆被省教委和省档案局评为“全省高校档案工作先进集体”,1995年和1998年连续两次被省档案局、省人事厅评为“全省档案系统先进集体”,2001年档案馆被湖北省委办公厅、省政府办公厅评为“全省档案工作优质服务先进单位”。 2001年1月通过了档案管理国家一级认定,成为湖北省高校首家通过国家一级认定的院校,标志着我校档案工作跨入了全国档案管理的先进行列。20年的风雨历程,我们迈着坚实的步伐一路艰辛的走来,在开拓与探索之中,收获着丰硕的成果。

(国家档案局颁发“科技事业单位档案管理国家一级”证书)
(各类荣誉证书)
一、在实践中不断完善档案管理体系
档案馆成立之时正是我国档案事业步入法治建设轨道的阶段。1987 年《中华人民共和国档案法》颁布实施,随后国家教委于1989年颁布了《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《两法》),《两法》的颁布实施,从法律上解决了档案工作在理论与实践中存在的主要问题,顺应了档案事业发展的客观需要。在《两法》的框架体系下,根据学校档案工作实际,我们制订了一系列与“《两法》”相配套的学校档案工作管理制度和档案工作规章制度,具代表性的有1991年制订的《华中师范大学档案管理实施细则》,成为档案馆全面建设的奠基石;1992年制订的《华中师范大学档案实体分类实施细则》,将学校档案业务建设引入标准化和规范化的轨道;1998年出台《华中师范大学档案信息化安全管理制度》;2004年制订《华中师范大学学生档案管理办法》,明确了学生档案归档范围、管理职责、查阅规定、交接转递手续等。20年来,经过不断补充和完善,我们已建立起一套以“《两法》为核心,涵盖档案管理、业务规范、工作流程、职业操守等诸多方面的较为完备、且操作性强的档案管理规章制度,将学校档案管理纳入制度化、规范化、标准化建设的轨道。
(宣传《档案法》)
二、在发展中稳步推进现代化建设
建馆以来,我们始终将现代化建设作为推进档案事业发展的重要途径,不断探索,不断前进。1998年,档案馆开始引进档案计算机管理系统, 2004年,在原有档案管理系统的基础上,又引进功能更为完善的“南大之星”B/S模式档案管理系统,该系统集信息采集、存贮、归档、查询于一体,实现了档案网络管理。同时,我们以“南大之星”档案管理系统为平台,逐步建立全文数据库,截止2010年底,数据库共存储档案信息近10万条。目前,我馆凭籍档案管理系统开展了网上立卷归档和全文查询。
(利用计算机检索查询)
随着社会信息化和信息网络化的发展,网站已经成为高校档案机构最重要的公共形象门户。档案馆于2000年既开始建立自己的网站, 2010年档案馆部署更新改版,并于当年11月22日正式对外发布。新版网站整合了档案信息资源和管理系统,设置了服务专栏、系统链接、互动交流、协会工作等多个平台,增加了毕业生档案去向查询、文件查询、兼职档案员自主学习等系统,开辟了成绩学历学位翻译认证、毕业生电子照等专栏。新版网站较好地实现了档案馆的面向服务功能、宣传教育文化功能和业务交流功能。
三、在开拓中变革管理模式
2004 年,档案馆开始全面推进档案现代化管理,为改变传统的立卷归档模式提供了有利条件。我们在经过学习、调研的基础上,积极探索,制订出切实可行的改革方案。2006年,正式将归档的文件材料原来的以“案卷”为单位的保管改变为以“件”为单位进行保管,既减少了组卷环节,提高了工作效率,又便于整理归档,方便了利用和管理。为全面推行“卷改件”工作,我们又及时组织全校专兼职档案人员召开了业务培训会。
(兼职档案员培训)
随着高校扩招,学生档案数量成倍增长,效率低下的手工方式已无法承受剧增的工作量。为解决这一难题,我们自行开发设计了一套毕业生档案转递系统,该系统可一次性打印出毕业档案转递机密号、就业单位地址、转递通知单、回执等信息,并能快速查找毕业生去向,大大提高了工作效率,使我们在学生数量骤增、而档案管理人员数量不变的情况下保证了学生档案管理工作的正常运行。
(毕业生档案转递)
四、在前进中努力提高全员素质
建设一支作风正、业务精的档案干部队伍,是实现档案事业持续发展的基本保证。档案馆始终将坚持档案工作政治方向、专业方向、服务方向,通过灵活多样的形式,全面提升员工素质,增强全馆的凝聚力和战斗力。通过组织员工学习有关文件、开展主题报告会、组织“特色党日”活动等形式多样的职业道德教育,引导员工树立社会主义的世界观、人生观、价值观和主人翁意识。

(开展“特色党日”活动)
为不断更新、提高档案干部的专业知识、业务技能和管理水平,我们积极开展各种类型的理论学习与实践活动:通过理论学习与探讨,逐步培养起员工的创新意识、创新能力。据不完全统计,建馆20年间,档案馆在国家、省、市级档案期刊上发表专业论文百余篇,其中20余篇论文分别获得教育部直属高校档案协会、湖北省档案学会等专业学会颁发的优秀论文一、二、三等奖。

(开展理论探讨)

 

五、多渠道推进档案资源建设

建馆以来,我校档案馆馆藏以年均20%复合增长率逐年递增,截止2010年底,我馆以“案卷”为单位归档的档案为近7万卷,以“件”为单位归档的档案为近6万件。我校学生档案和教职工人事档案3万余件。在我们的馆藏档案中有1167卷建国前形成的历史档案,这批档案真实地记录了我校前身在旧中国时期创建、变迁、发展的艰难历程,具有鲜明的时代特征。为了便于人们挖掘这批历史档案的价值,我们对这批档案进行了系统的整理,撰写了《华中大学档案全宗介绍》、《中华大学档案全宗介绍》

(历史档案)

 

历史档案因为年代久远,档案资料相对不足,为弥补这一缺憾,在学校相关部门的大力支持下,我们开展了历史档案的征集工作,并取得了显著成效。1994年12月,美国Simmons学院图书情报学教授希娜·英勒捐赠文华公书林的创立者韦棣华女士与汉口博文书院第一届毕业生的合影照片。香港大学麦炳坤博士也将他在加拿大复印的有关华中大学的资料赠送给档案馆。昆明理工大学离休教授李丽华,将自己精心收藏多年的华大地下党资料及多幅照片无偿捐赠给档案馆;获新世纪巾帼发明家称号的重庆大学雷清如教授组织中华大学重庆校友将珍贵的老照片提供给档案馆复制保存;曾任华中大学中文系教授的包鹭宾先生的女儿专程来学校,将她保存的包鹭宾先生的两部手稿《经学通义》、《经学通义初稿》捐赠给学校档案馆。这些珍贵的资料,极大地丰富了我们的馆藏资源。

六、形成全方位、多层次的档案利用格局
通过宣传《档案法》、组织档案知识竞赛、举办档案专题展览等形式,普及档案知识,引导公众理解档案价值,树立档案意识;加大资源建设力度,不断丰富馆藏,提升档案的利用价值,以此拉近了社会大众与档案馆的距离;利用现代化设施,完善服务技能,提高服务效率。逐步形成多层面、多功能服务机制。
(工作人员在库房调卷)

(1994 年5月档案馆接待来自美国雅礼协会新任主席南希·普斯曼女士
及中国教会大学研究中心成员参观、考察及利用档案)
(著名学者章开沅教授陪同外宾查阅历史档案)
七、肩负使命,勇挑重担
学校档案是信息,也是文化,是学校和社会宝贵的精神财富。作为档案的保管者,熟知馆藏是我们得天独厚的优势,充分利用馆藏资源,紧扣时代的主旋律,促进档案价值转化为现实的精神和物质力量,有效地为精神文明建设服务,不仅是时代的要求,更是我们档案工作者肩负的使命。
1 、为校庆日确定提供论证材料。 1992 年,档案馆义不容辞地承担了对这一重要时日的论证工作。我们查阅了大量的历史档案,仔细分析了前身各校在教育系统中的地位、作用及其办学层次,在此基础上,提出学校校庆日应为1903年10月2日这一论点。学校组织校内外有关教育史方面的专家对我们提出的论点进行论证,专家们一致认为我们提供的档案材料“翔实可靠,具有说服力”,至此,长期以来悬而未决的校庆日问题终于划上了圆满的句号,学校也于同年10月2日隆重举行了90周年校庆大典。
2 、承担校史馆建设。 为配合学校校庆,回顾办学历程、弘扬优良传统、凝聚民族精神、展示学校成就,我们利用档案资源,成功地承办了90、95、100周年三次校史展览的建设工作和接待参观工作。校史馆已成为爱国荣校的基地、凝聚校友的纽带、推介学校的窗口、融资助学的媒介。

3 、参加校史丛书的编撰。 我们利用馆藏资源,积极参加校史系列丛书的编撰工作,并公开出版发行了《华中师范大学校史》;《华中师范大学百年老照片》、《江汉昙华林——华中大学》等3部校史丛书。除此之外,还公开发表了数篇颇具史料价值的文章,如:《私立华中大学迁滇概况》、《韦卓民——严谨治学恩泽士林》、《陈时——兴学育才为中华》、《严士佳——矢志不移献身教育》、《王自申——铁肩承重创学育人》等。

(档案馆编研出版的部分成果)
4 、完成抗战内迁损失调研报告。 2006 年5月,湖北省教育厅对我校下达了《抗战时期湖北大中学校内迁损失》专题调研任务,档案馆责无旁贷地接受了这次任务。我们先后赴南京第二历史档案馆、云南昆明等地市档案馆以及湖北省档案馆、武汉大学图书馆查阅、搜集档案及文献资料,并走访老校友了解有关情况。历时三个月,共调阅档案及文献资料193卷(册),以确凿的且经得起法律考验的第一手档案资料撰写出《抗战时期私立武昌华中大学、私立武昌中华大学内迁损失专题调研报告》,圆满地完成了任务。
5 、为部属高校档案工作搭建交流平台。 从1997年至今,档案馆已连续5次当选为教育部直属高校档案工作协会秘书长单位,主持协会的日常管理工作。
光阴荏苒,岁月留痕。回首往事,我们深感成就来之不易,展望未来,更感任重而道远。我们深知学校档案工作还面临着许多困难:馆舍条件差、设备硬件落后、经费短缺、人员结构不合理等等,但我们不会退缩,我们将一如既往,以坚忍不拔、求实奋进的精神迎难而上。档案天地,大有作为,这里,有我们耕耘与坚守的阵地,这里,有我们实现人生价值的舞台。面对未来,我们信心十足,我们坚信,华中师范大学档案馆的明天一定会更加生机勃勃。
馆址:武汉市珞瑜路152号科学会堂 邮编:430079 电邮:archive@mail.ccnu.edu.cn 电话:67867198 67868115
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