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多措并举,上海财经大学档案馆启动2017届毕业生档案转递工作
发布时间:2017-06-02 浏览次数:

毕业生档案,涉及到每位毕业生的切身利益,影响学校的社会形象。为安全、及时、准确转递毕业生档案,充分发挥档案工作服务学校、服务师生的作用,上海财经大学档案馆创新思维,多措并举,自四月起启动了2017届毕业生档案转递工作。

一是召开毕业生档案转递工作会议。5月25日下午2点,档案馆在行政楼三楼会议室召开了2017届毕业生档案转递暨毕业照收集归档工作会议。会议对2017届毕业生档案转递工作进行了部署,对学生档案管理系统的使用、毕业照的收集归档等工作进行了培训。各学院(所)相关同志约40人参加了会议。此次会议,为做好毕业生档案转递、照片档案收集归档工作起到了促进作用。 

二是举办学生档案讲座、咨询。5月4日下午2点,档案馆在学生中心A301举办了“毕业了!请善待你的档案”讲座。讲座向学生讲述学生档案的基本知识,通过一些具体的事例向学生讲述学生档案的重要性,详细阐释了不同阶段如何对待自己的档案,以及学生档案的转递办法等。此次活动,被上海市档案局作为“2017年上海市档案日”向社会特别推荐的13个活动之一,取得良好效果。约150名学生参加了讲座,人数远远超过预期,临时调换了大报告厅,参加者除今年的毕业生外,还有其他年级的学生,也有学生家长。同学们很有兴致,提了很多问题,讲座结束后还围着老师继续咨询。此次活动,加强了学生对档案的认识和了解,减少了学生档案给同学们带来的困扰。

三是制定毕业生档案转递办法。根据形势变化,结合学校实际,档案馆制定了《上海财经大学2017年毕业生档案转递办法》,明确了转递时间、转递方式、转递依据以及相关注意事项等,并对六类毕业生的档案转递地址进行了详细阐述。该办法的制定,为做好毕业生档案转递工作起到了支撑作用。

四是发布致毕业生的一封公开信。6月初,在2017届毕业生即将迈出校门走向社会之际,档案馆将通过校园网主页向全体毕业生发出一封公开信,继续宣传档案的作用、转递方法等,请同学们关注自己的档案,让档案真实的见证自己的过去、现在和未来。

五是紧抓转递工作的每个细节。为保证2017届毕业生档案转递工作的有序开展,档案馆人事档案室已做好了一切相关准备工作,包括对毕业班级进行调整,核对毕业生名单,审核每一份档案材料,购买机要档案袋,打印、粘贴毕业生信息标签纸等。

毕业生离校后,档案馆将利用暑假两周的时间集中转递毕业生档案。暑假期间,将通过短信平台及时与毕业生沟通档案转递情况,并提供查询、咨询等服务,确保每位毕业生的档案及时、安全转到目的地。(上海财经大学档案馆)

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