华中师范大学档案馆成立于1991年4月，同年6月成立了学校档案工作委员会。2012年7月搬迁至科学会堂，现在岗17人，其中高级职员2人，高级职称2人，中级职称6人。馆区面积2000平方米，一层为档案利用部、档案阅览室、综合档案库房、监督指导部、档案整理间；二层为人事档案室、档案阅览室、人事档案库房、实物展厅、珍藏档案库房、机房、馆长办公室、副馆长办公室、技术编研室、馆办公室、会议室、资料室、数字化工作间。综合档案库房、人事档案库房、珍藏档案库房分别选用档案密集架、钢制档案柜、樟木柜三种不同的装具，全馆实现电子摄像头无盲区实时监控，库房区均实现温湿度实时监测和控制，还在库房入口增设门禁系统以保障档案安全。

档案馆从1991年起按照原国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》的要求进行档案实体的分类管理。截至2025年2月，馆藏有教工人事档案10267卷，学生人事档案39060卷，华中大学、中华大学、中原大学、湖北教育学院、湖北省供销合作学校、华中师范大学6个全宗共160,812卷档案，档案形成年代跨越清朝至今。在馆藏档案中，较重要的有包括恽代英在内的历届学生的学籍材料，建国初期中南军政委员会教育部接管、改制私立华中大学及调整、合并院系成立华中高等师范学校和更改校名的文件，有邓小平题写校名的手迹以及江泽民、李岚清、雷洁琼等为校庆90周年及李鹏为校出版社建设10周年的亲笔题词。还有张万年、费孝通、许嘉璐、韩启德、万国权等100周年校庆的题词。

为了加强对档案工作的领导，学校成立了分管副校长为主任、各主要职能部门负责人组成的档案工作委员会。档案工作委员会由分管副校长、各主要职能部门负责人组成。档案馆也坚持走内涵式发展道路，坚持依法治档、依法管档、科学管理、服务为本，逐步形成管理体制不断健全、基础业务不断规范、档案资源日益丰富、利用服务不断延伸、学术研究与编研成果显著的全方位、多层次发展格局。近年来，由档案馆（校史馆）主编的出版物有：《华中师范大学百年老照片》、《江汉昙华林——华中大学》、《桂子山记忆——校史微信精选》系列丛书（3辑）、《华中师范大学图文简史（1903-1985）》、《桂苑春秋——华中师范大学老教授口述实录》系列丛书（3辑）、《华大历程》等。

1993年90周年校庆之时，档案馆成功承办了首次校史展。1998年正式建成华中师范大学校史馆。2003年百年校庆时，改版部分内容。2013年110周年校庆之际，校史馆再次改版重建，同时定址于老图书馆二楼，建筑面积约900平方米，由展览厅和多媒体放映厅组成。为迎接120年校庆，校史馆第三次改版重建，并于2022年10月2日开馆，新校史馆坐落于桂子山文科教学科研综合楼一楼，建筑面积约1400平方米，有印象华师、百年辉煌、世纪华章三个展厅。校史馆自1993年开展以来，已接待国内外参观者一百余万人次。为了更好的发挥校史宣传教育作用，2008年档案馆组建了校史馆学生讲解员队伍，主要承担中英文校史讲解工作。

档案馆是教育部直属高校档案工作协会秘书长单位、中国高等教育学会高校档案工作分会副秘书长单位、湖北省高校档案专业委员会副理事长单位，同时也是湖北省档案工作第七协作组组长单位。2000年12月被国家档案局授予“科技事业单位档案管理国家一级”称号，2013年、2014年连续获评“全省档案工作绩效考核优秀单位”，2014年被湖北省人社厅、湖北省档案局表彰为“全省档案工作先进集体”，2019年荣获“2014-2017年度全省档案工作先进集体”称号，2018年被评为“教育部直属高校档案规范管理先进单位”，2022年被认定为武汉市“巾帼文明岗”。

附：档案馆历任领导一览表