校内各院、所：
学院档案是反映学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新等各项活动的珍贵原始记录，是开展校史院史研究的重要素材。为了系统、完整、及时地整理、归档学院工作中形成的有价值的图文、音视频、实物等资料，现将我校2022年度（2022年1月至2022年12月）学院档案归档工作安排如下：
根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的有关规定，按照华中师范大学《档案管理实施细则》、《归档文件整理实施细则》、《电子文件管理实施办法》的要求，完成学院党团与行政综合类资料的归档。具体归档时间、归档人员参见附件1，归档内容范围参见附件2。
为了确保我校120周年校庆活动相关档案的完整收集与规范整理，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》等有关规定，制定《华中师范大学120周年校庆档案归档指南》，参见附件3。请各归档单位参照《归档指南》开展相关工作。
档案馆
2023年9月19日
附件1
学院档案归档人员及归档时间
序号 | 归档单位 | 兼职档案员 | 归档时间 | 指导人 |
1 | 国家文化产业研究中心 | 夏靓 | 10月16日——10月20日 | 谢雨霏 |
2 | 教育学院 | 覃娟 | 10月23日——10月27日 |
3 | 心理学院 | 王擎 | 10月23日——10月27日 |
4 | 经济与工商管理学院 | 李芳依 | 11月20日——11月30日 |
5 | 生命科学学院 | 周义 | 11月6日——11月10日 |
6 | 美术学院 | 贾若楠 | 11月6日——11月10日 |
7 | 数学与统计学院 | 李慧 | 11月13日——11月17日 |
8 | 音乐学院 | 刘勇杰 | 11月13日——11月17日 |
9 | 公共管理学院 | 杜芳 | 11月13日——11月17日 |
10 | 文学院 | 徐香莲 | 10月9日——10月20日 | 郭 鲁 |
11 | 外国语学院 | 吴文琪 | 10月16日——10月27日 |
12 | 人工智能教育学部 | 王艳凤 | 10月16日——11月14日 |
13 | 信息管理学院 | 待定 | 10月23日——11月3日 |
14 | 计算机学院 | 宗佳敏 | 10月23日——11月3日 |
15 | 城市与环境科学学院 | 刘会敏 | 11月6日——11月17日 |
16 | 体育学院 | 张俊仓 | 11月6日——11月24日 |
17 | 语言与语言教育研究中心 | 朱芸 | 11月13日——11月17日 |
18 | 湖北经济与社会发展研究院 | 雷继明 | 11月20日——11月24日 |
19 | 法学院 | 张艳 | 10月9日——10月20日 | 白 云 |
20 | 社会学院 | 向晶 | 10月9日——10月20日 |
21 | 中国农村研究院 | 王静 | 10月16日——10月27日 |
22 | 新闻传播学院 | 汪芸 | 10月16日——10月27日 |
23 | 历史文化学院 | 张靓 | 10月23日——11月3日 |
24 | 政治与国际关系学院 | 邵云华 | 10月23日——11月3日 |
25 | 物理科学与技术学院 | 宋姝月 | 11月6日——11月17日 |
26 | 化学学院 | 费铮 | 11月6日——11月17日 |
27 | 马克思主义学院 | 能丽娟 | 11月13日——11月24日 |
附件2
华中师范大学学院档案归档范围
党团工作 |
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 学院党委工作计划、工作总结 | 永久 |
2 | 学院党委会议、党政联席会、党代会等重要会议中的会议纪要、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、总结等文字、图片、音视频资料 | 永久 |
3 | 学院团委、学生会工作计划、总结、报告等文字、图片、音视频资料 | 永久 |
4 | 学院学生社团章程、制度等相关资料 | 永久 |
5 | 其他反映学院党团工作概貌、特色并具有长期保存价值的文字、图片、音视频、实物资料 | 永久或30年 |
行政综合 |
序号 | 归档范围 | 保管期限 |
1 | 学院及下属单位组织机构沿革资料 | 永久 |
2 | 学院各项工作相关的规章制度 | 永久 |
3 | 学院发展规划、师资队伍建设方案等资料 | 永久 |
4 | 学院年度工作计划、总结、年鉴、院志、大事记、成果统计、简报等资料 | 永久 |
5 | 学院重要办公会议的会议记录、会议报告、照片、音视频等相关资料 | 永久 |
6 | 学院学术委员会形成的重要文件 | 永久 |
7 | 学院举办或参加省部级及以上竞赛、评优评先、会议、庆典等活动中形成的邀请函、议程、发言稿、论文集、新闻报道、PPT、视频、海报、题词、奖状（杯）、学院及个人获奖数据清单、纪念品等图文、音视频及实物资料 | 永久 |
8 | 学院各时期使用过的徽章、印章、匾额，具有纪念价值的内部票券、教具、仪器设备、模型等 | 永久 |
9 | 学院人员聘用相关资料、人员花名册（含非编） | 30年 |
10 | 教研室主任换届名单 | 30年 |
11 | 学院、教研室领导班子合影 | 永久 |
12 | 学院名师、高层次人才（含长江、杰青、千青、百千万人才、博雅学者、桂子学者）的人物简介等图文、音视频、实物资料 | 永久 |
13 | 学院校友值年返校活动中形成的图文、音视频、实物资料 | 30年 |
14 | 其他反映学校及学院发展历程、特色并具有长期保存价值的文字、图片、音视频、实物资料 | 永久或30年 |
附件3
华中师范大学120周年校庆档案归档指南
为了确保我校120周年校庆活动相关档案的完整收集与规范整理，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》等有关规定，制定本归档指南。
归档范围
120周年校庆专题档案，指我校120周年校庆活动从筹备到结束整个过程中形成的，具有长期保存价值的图文、音视频、实物材料。具体内容如下：
120周年校庆工作的总体计划、筹备方案、庆典方案、相关请示与批复、活动通知、阶段性工作总结与报告等文件；
校庆办公室印发的各种文件的正本（印制稿）、签发稿；
有关120周年校庆工作的会议记录（含重要的座谈会）、会议纪要、会议录音、会议录像、会议照片等；
党和国家各级领导人、国内外知名人士、社会各界发来的贺电、贺信；
学校领导有关120周年校庆工作的讲话、致辞、发言稿、题词等；
与校庆活动相关的嘉宾邀请名单、请柬、出席证、签名册等。
校庆活动中形成的流程单、主持词、各级领导和代表的讲话稿；
为120周年校庆活动制作发行的标志、纪念品（文化衫、徽章、邮折、旗帜等）；
与120周年校庆相关的出版物，如书籍、画册、纪念册、校友录等；
与120周年校庆相关的照片、海报、演示文件、录音、录像、宣传片、媒体报道、光盘等；
社会各界及校友捐赠的字画、题词、礼品、纪念品等；
其他与校庆活动有关的资料。
归档文件整理要求
归档文件质量
（1）归档的纸质文件均应为原件，文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；纸质文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（2）归档的电子文件材料应真实、完整、安全、有效。
（3）归档声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。反映同一场景的照片一般只收集一张。归档的声像档案材料应图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确，载体质量优良。归档的声像档案材料应是原始版，不能进行技术修改。
（4）归档实物档案应保持完整无损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
归档文件整理
（1）文件格式：归档文件格式采用国家规定的通用格式，具体要求如表1所示。
表1归档电子文件格式
文件类别 | 格式 |
文本（表格）文件、网页 | PDF/A |
图像文件 | JPEG、TIFF |
视频文件 | AVI、MP4 |
音频文件 | WAV、MP3 |
（2）组件：归档文件按件归档，相关的文件需要组件。例如：正文与附件为一件；正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；正本与翻译本为一件；简报、周报等材料一期为一件；来文与复文为一件；文件与文件处理单为一件。
（3）排序：多份文件作为一件时，件内文件之间的排列顺序为：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；中文本在前，外文本在后。会议纪要、会议记录应按照时间先后顺序排序；新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序。声像档案、网页档案、实物档案按“照片、音频、视频、网页、实物”分类，同一类别的反映同一主题活动的归档材料应排列在一起。
（4）装订：归档文件以件为单位装订，采用档案馆提供的或自备的不锈钢钉装订。
（5）盖归档章：在归档文件右上角加盖归档章，填写归档章中“文件形成年度、分类号、保管期限、件号、页码”等信息。形成年度：填写归档文件的实际形成年度；分类号：填写归档单位的机构代码；保管期限：填写“永久”；件号：在保证内容相关文件的连续性的基础上，按照文件形成时间排流水号；页码：填写一份文件内容页的总页数。
（6）著录：登录轩恩档案管理系统，按照档案管理系统中的归档文件的著录项，录入档案条目，上传对应的电子文件。
凡归档的“120周年校庆”档案，需要在题名中注明#120周年校庆#主题词，以方便检索利用。
凡归档的声像档案、实物档案必须有完整的文字说明，包含：形成时间、形成地点、相关人物、相关事由等。例如：集体照片至少需注明前排人员的姓名及单位。字画和礼品类实物档案归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。凡归档的实物档案须在系统上传实物档案多个视角的高清照片，并录入实物档案的长、宽、高等规格数据。
