一、基本原则：
每年按实际毕业博士、硕士生人数（含提前毕业、推迟毕业）建立档案，并按其学位类别的不同分为五类（全日制生、同等学力生、教育硕士生、高校教师生、公共管理）。
① 全日制生归档要件：研究生登记表、研究生学业成绩表、学位申请书（含：评阅书、表决票）、毕业登记表、学位论文。共5项
② 同等学力生归档要件：学位申请书（含：学业成绩单、评阅书、表决票）、单位推荐书、学位论文。共3项
③ 教育硕士生归档要件：学籍与考试成绩登记表、学位申请书（含：评阅书、表决票）学位论文。共3项
④高校教师生归档要件：学籍与考试成绩登记表、学位申请书（含：评阅书、表决票）学位论文。共3项
⑤ 公共管理生归档要件：学籍与考试成绩登记表、学位申请书（含：评阅书、表决票）学位论文。共3项
二、归档时间确定：
已经完成学业并毕业的研究生业务档案，按其学位授予号为序向档案馆移交，当年6月通过答辩者为第一批，归档时间定为6月。当年9月至12月通过答辩者为第二批，归档时间统一定为当年12月。
三、归档主要流程：
一、接收：
① 研究生处、档案馆双方承办人在档案馆移交归档
② 清点数量：按移交人编制的“移交目录”逐份核实；
③ 办理交接：在移交人编制的“移交目录”上签字确认。
2、整理：
① 置换归档材料装具并按件号排序（不同学制的学生，分别依照细则第一条排序）；
② 加盖案卷章，详细记录归档材料缺少状况；
③ 分类（按移交人编制的“移交目录”的不同批次分类）；
④ 编填案卷号（填写年度号、案卷号、件号）。
3、建档：
① 依照模板打印案卷目录：内容6共栏，序号、材料名称（细则第一条归档材料）、责任者（学生本人）、日期（统一为当年6月或12月）、件号、备注；
② 装盒（按案卷号从小至大分装，小号在前），研究生生档案一般每合装三卷左右。案卷目录放在每卷最前。
③ 依照模板打印背脊标签：内容共五项，类别（教学类）、保存时间（永久）、年度号（4位阿拉伯数字组成）、分类号（JX12.16）、卷号（用阿拉伯数字表示）。
④ 贴背脊标签（标签位置：距盒下边缘5CM左右，备有标准模具）；
⑤ 上架（由利用部上架或利用部指定上架位置）。
4、补遗：
① 以“华中师范大学学位评定委员会”的“学位评定委员会授予学位表决票”为依据对毕业生档案进行核对。
② 请研究生处或相关单位查找补齐个人材料的缺少部分；
④ 对卷内目录进行修订补充；
⑤ 打印正式“移交目录”（根据实际情况进行）、“个人材料缺少表”；
⑥ 研究生处、档案馆双方对正式“移交目录”、“个人材料缺少表”签名认可。
档案馆督导部
2004年12月
2007年12月第二次修改
