校内各个用户可十分方便地利用浏览器登录到档案管理系统中，并使用该系统的各种功能（档案信息编录、档案表格打印、档案信息查询等）。
1
、档案信息编录：
①
档案管理系统是通过
浏览器登陆进入的，输入系统IP地址：202.114.39.220后登陆“华中师范大学-南大之星档案管理系统”首页。 如下图：
② 在首页的选项中，输入用户名、密码后，点击“登陆”进入南大之星“档案信息管理”系统主界面。如下图：
③
选择需要编辑“档案表”的条目，并点击该条目最后一栏“打开”，进入到“编辑档案信息主页面”。
④
首次进入“编辑档案信息主页面”的，因“档案表”中无档案信息记录，须点击上图，左上方添加案卷（添加文件）
按钮
，弹出档
案信息输入窗体。
⑤
依据“录入选项”
要求（见本章附件）填写各类选项内容后点击上图左下方保存
按钮
，
系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。再点击“确定”按钮关闭对话框，完成
添加案卷（文件）工作。
⑥
再点击“确定”按钮关闭对话框，完成
添加案卷（文件）工作。完成档
案信息输入后，
屏幕左侧就会显现“三级类目结构”。如下图：
⑦
第三级类目按保管期限划分，有永久、定30年、定10年三项。点击下图左上方添加案卷（添加文件）
按钮
，再次弹出新的档
案卷信息输入窗体。根据需要分别建立第
三级类目余下项目。
⑧
在档
案信息输入窗体内，首先
更改三级目录、实体分类号、保管期限三项，与文件的保管期限相匹配；然后将件号更改为本目录下的第一件。（如下图红圈所标处）。
⑨
点击上图左下方保存
按钮
，
系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。点击“确定”按钮关闭对话框，完成
所有三级目录新建工作。（如下图）
⑩
如再次进入“编辑档案信息主页面”，因“档案表”已有文件记录，。
点击左侧“三级类目结构”选择
永久、定30年、定10年后
，右边将显示“档案文件信息管理”及所选类目下相应的案卷。这时务必点击“档案文件信息管理”下的
添加案卷（添加文件）
按钮
，才能弹出
与原有类目信息相连续的案卷信息输入窗体。以便进行下一步工作。
2、归档文件目录的打印
归档文件目录的打印与归档信息编录一样，首先进入“华中师范大学
-
南大之星档案管理系统”，再进入南大之星“档案信息管理”系统主界面，然后进入“编辑档案信息主页面”。
①
在“编辑档案信息主页面”下，点击“表类文件分类目录”中一级目录（年度号）、二级目录（档案类目），选择三级目录中永久、定30年、定10年，显示相关类目信息。弹出“档案文件信息文件管理”界面（如下图）。
②
选择“打印当前”后，弹出“目录打印”窗口。
③
在“目录打印”窗口中选择“归档文件目录
(A4
纵向
)
”项。
④
接着在该窗口“页面底部显示”栏中，填入移交人、接收人姓名（如，移交人：张一定
接收人：吴二喜）。
⑤
在“目录打印”窗口左下部
点击
“打印预览”，系统弹出“打印模板”窗口。
⑥
在“打印模板”窗口下拉菜单的“文件”选项中选择“打印”，
系统
弹出“打印”选项框，
点击“打印”，最后完成“归档文件目录”的输出工作。
附件
:
文
件
录
入
选
项
|
序号
|
项
目
|
填写内容
|
|
1
|
一级目录
|
文件形成年度，用
4
位阿拉伯数字标注（如：
2005
）
|
|
2
|
二级目录
|
档案类目（如：
XZ11
）
|
|
3
|
三级目录
|
档案保管期限
（永久、定
30
年、定
10
年）
|
|
4
|
实体分类号
|
一级目录
+
“
-
”
+
二级目录
+
三级目录拼音组成，
(
如
: 2005-XZ11Y
；
2005-XZ11D30
；
2005-XZ11D10)
|
|
5
|
保管期限
|
选择
(
根据华中师范大学档案工作法规汇编确定文件保管期限
)
|
|
6
|
密级
|
公开
|
|
7
|
正题名
|
文件标题（一般不超过
30
个字），自拟标题用
[ ]
标识
|
|
8
|
第一责任者
|
制发文件的单位
|
|
9
|
页数
|
每一件文件的页数总和。（文件中有图文的页面为一页）
|
|
10
|
时间
|
文件形成时间（以阿拉伯数字标注，如：
20050312
）
|
|
11
|
归档单位
|
整理文件单位
|
|
12
|
主题词
|
表达文献主题规范化的词或词组
|
|
13
|
文号
|
文件的发文字号
[
如：华师行字（
2005
）
003
号
]
|
|
14
|
载体
|
选择
|
|
15
|
文本
|
选择
|
|
16
|
文种
|
选择
|
|
17
|
输入员
|
输入人姓名
|
注
: 1
、所有“录入选项”的输入，必须在半角状态下进行；
2
、除主题词外，其他选项的输入，字符间不得空格。
3
、输入顺序：按文件形成时间。
4
、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。
