校内各个用户可十分方便地利用浏览器登录到档案管理系统中，并使用该系统的各种功能（档案信息编录、档案表格打印、档案信息查询等）。
1、档案信息编录：
①
档案管理系统是通过
浏览器登录进入的，输入系统IP地址：202.114.39.220后登录“华中师范大学-南大之星档案管理系统”首页。 如下图：
② 在首页的选项中，输入用户名、密码后，点击“登录”进入南大之星“档案信息管理”系统主界面。如下图：
③
点击上表中“收文”进入到“编辑档案信息主页面”。
④
选择需要编辑“档案表”的条目，并点击该条目最后一栏“打开”理入到“编辑档案信息主页面”。
⑤
首次进入“编辑档案信息主页面”的，因“档案表”中无档案信息记录，须点击上图，左上方“添加案卷”
按钮
，弹出档
案信息输入窗体。
⑥
依据“录入选项”
要求（见本章附件）填写各类选项内容后点击上图左下方“
添加
”
按钮
，
系统弹出“添加案卷
按钮。
⑦
点击“确定”按钮关闭对话框，完成
添加案卷（文件）工作。完成档
案信息输入后，
屏幕左侧就会显现“三级类目结构”。如下图：
⑧
第三级类目按“文件字”划分（如：教高厅函、鄂教厅财等）。点击下图左上方“添加案卷”
按钮
，再次弹出新的“档
案卷信息输入窗体”。根据需要分别建立第
三级类目余下项目。
⑨
在“档
案信息输入窗体”内，
更改三级目录项；其余选项据实录入。
⑩
点击上图左下方“
添加
”
按钮
，
系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。点击“确定”按钮关闭对话框，完成
所有三级目录新建工作（如下图）。
说明：
立卷排序原则是，在“三级类目结构”的第三级类目下分别排序。也就是说：每一个第三级类目都从第一卷开始依次向后建卷。
⑾
如再次进入“编辑档案信息主页面”，因“档案表”已有文件记录，。
点击左侧“三级类目结构”选择
后
，右边将显示“档案文件信息管理”及所选类目下相应的案卷。这时务必点击“档案文件信息管理”下的“
添加案卷”
按钮
，才能弹出
与原有类目信息相连续的案卷信息输入窗体。以便进行下一步工作。
2、归档文件目录的打印
归档文件目录的打印与归档信息编录一样，首先进入“华中师范大学
-
南大之星档案管理系统”，再进入南大之星“档案信息管理”系统主界面，然后进入“编辑档案信息主页面”。
①
在“编辑档案信息主页面”下，点击“表类文件分类目录”中一级目录（年度号）、二级目录（档案类目），选择三级目录中永久、长期、短期，显示相关类目信息。弹出“档案文件信息文件管理”界面（如下图）。
②
选择“打印当前类目”后，弹出“选择打印目录格式”窗口。
③
在“选择打印目录格式”窗口选择“固定表格输出”项。
④
在“选择打印目录格式”窗口中下部
点击
“打印”，弹出“固定表格打印”窗口。
⑤
在窗口下拉菜单的“文件”选项中，选择“打印”弹出“打印”选择框。
⑥
对打印相关选项进行设置后
点击“打印”，最后完成“归档文件目录”的输出工作。
附件：
添加上级文件录
入
选
项
|
序号
|
项
目
|
填
写
内
容
|
|
1
|
一级目录
|
文件形成年度，用
4
位阿拉伯数字标注（如：
2005
）
|
|
2
|
二级目录
|
上级文件
|
|
3
|
三级目录
|
“
文号
”
中的发文字（如：教高厅函）
|
|
4
|
收文日期
|
以阿拉伯数字标注，（如：
20050312
）
|
|
5
|
文
号
|
文件的发文字号（如：教高厅函
[2005]003
号）
|
|
6
|
实体分类号
|
“
文号
”
中的年度号，用
4
位阿拉伯数字标注（如：
2005
）
|
|
7
|
案卷
/
盒号
|
“
文号
”
中的发文序号（如：
3
）
|
|
8
|
保管期限
|
定
10
年
|
|
9
|
密
级
|
选择
|
|
10
|
正题名
|
文件标题
|
|
11
|
副题名
|
如无副标题，可空格
|
|
12
|
文件签发人
|
行文单位
|
|
13
|
页
码
|
每一件文件的页数总和。
|
|
14
|
存
址
|
文件所处盒号
|
|
15
|
主题词
|
表达文献主题规范化的词或词组
|
|
16
|
清退日期
|
以阿拉伯数字标注，如：
20050312
|
|
17
|
文
本
|
选择
|
|
18
|
文
种
|
选择
|
|
19
|
输入员
|
姓名
|
注
: 1
、所有“录入选项”的输入，必须在半角状态下进行；
2
、除主题词外，其他选项的输入，字符间不得空格。
3
、输入顺序：按文件形成时间。
4
、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。
