校内各个用户可十分方便地利用浏览器登录到档案管理系统中，并使用该系统的各种功能（档案信息编录、档案表格打印、档案信息查询等）。
查询系统的进入：
①
档案管理系统是通过
浏览器登陆进入的，输入系统IP地址：202.114.39.220后登陆“华中师范大学-南大之星档案管理系统”首页。 如下图：
② 在首页的选项中，输入用户名、密码后，点击“登陆”进入南大之星“档案信息管理”系统主界面。如下图：
在本系统中，档案信息的查询在一般情况下是通过两条路径来实现的，一条是“综合查询”，此方法适用于非专业人员的查询。另一个是“表内查询”。适合于有一定档案基础知识的专业人员查询，如：档案管理人员和各单位兼职档案员。
综合查询：
①
点击上图中“综合查询”，进入到“档案信息综合查询主页面”。
在“档案信息综合查询主页面”中含有“查询档案”和“组合查询”两种查询模式，各有优劣利弊。现将分别加以叙述。
②
“查询档案”模式的使用：
以查询“组织部党校
2004
年工作要点”为例，只需在上图中
“请输入查询条件”栏内填写要查询档案的关键词如《工作》，然后点击“开始”按
钮
弹出“综合查询页面”
。并
在界面的左上方显示出“综合查询结果”和所有符合查询条件的类目来。
依据查询范围选择并点击上图中“档案馆（
2004
文件）”类目，系统便弹出“综合查询结果”窗口。所需要查询文档就显现在窗口中。如果文档过多，可点击下页查找最后选择出要查询的文件，确认后记住“档案号”请管理员查找原文。如下图。
总结：
“查询档案”模式虽然只有一条选项，但他全面认可“录入选项”
中
17
项中的所有内容。（“录入选项”见本章附件），由于在查询中无任何条件的限制。所以容易找到查询结果。同时也产生查询结果多而繁杂不够直观的问题。有的时候还需要查询者在众多的选项中做选择。随着数据库的不断增容，笔者建议使用“组合查询”的模式进行查询。
③
“组合查询”模式的使用：
同样以查找“组织部党校
2004
年工作要点”为例。进入方式与“查询档案”模式相同。
如上图，首先在“组合查询”界面的默认状态下，在所选栏中填写好正确的关键词。然后点击左下方的“查询”
按钮
，
系统
弹出“综合查询页面”。如有查询结果，就会在新界面的左上方显示出“综合查询结果”的类目来，如下图。
点击上图中“档案馆（
2004
文件）”类目，便会在窗口右侧弹出“综合查询结果”。所需要查询结果就显现出来，如下图。确认后记住“档案号”请管理员查找原文。
④
查无结果的快速解决办法，“组合查询”模式的特性，决定了此查询模式容易出现查无结果的现象，其解决方法是：如前所述填写好正确的关键词，将“组合条件”项由“并且”改为“或者”，然后点击左下方的“查询”
按钮
。
注译：
“并且”
档案查询的结果必须是全部信息的交集。同时满足所输入信息的文档才能在查询窗口显示。
“或者”
档案查询的结果是符合全部单个信息的并集。凡符合所输入信息中的任意一条的文档即可在查询窗口显示。
系统
弹出“综合查询页面”。
就会
在界面的左上方显示出“综合查询结果”和所有符合查询关键词的众多类目来，如下图。
在众多的类目中选择所需“档案馆（
2004
文件）”进行点击，系统便弹出“综合查询结果”窗口。所需要查询文档就显现在窗口中。如下图。
从上图中不难看出符合条件的文件数量太多，要从众多的文件中筛选出要查询的文件还需“众里寻他千百度”。查询人可通过减少“选项”的办法来减轻筛选工作的劳动强度。
总结：
“组合查询”模式共有
6
条“选项”，均可填写相关关键词进行查询。查询人可选择其中任意一条选项或几条选项输入查询关键词。由于多项条件的制约所以得出的查询结果往往是精准唯一的。同时选项设置的越多，查询中的限制就越多。加之天长日久，查询人输入的的信息往往有误
。所以容易产生查无结果的现象。
表内查询：
①
同样以查找“组织部党校2004年工作要点”为例。由前所述的方式首先进入“档案信息管理”系统主界面，如下图。
②
先确定要查询的文件所在的“文件表”名，如“
2004
文件”。然后点击所选文件表右侧的“打开”
按钮
，进入到“表内查询”主页面，如下图
③
点击上图中“表内查询”
按钮，弹出查询信息输入窗口，同时在“查询范围”的下拉菜单中选择组织部的实体分类号(2004-DQ13-永久)见《校内各单位类目表》；在“查询方式” 的下拉菜单中选择查询方式(正题名)；然后在“检索条件”栏中输入关键词(工作)如下图。
④
点击上图中红框处的“查询”
按钮，本表内符合条件的文件就会显现在“档案检索目录”之中。从中筛选出要查询的文件，
确认后记住“档案号”请管理员查找原文。见下图
校内各单位档案类目表
|
DQ11
|
XZ11(1)
学校办
|
JX11.11(1)
学工
|
CP11
科技开发
|
|
DQ12
纪监处
|
XZ11(2)
发展办
|
JX11.11(2)
教务
|
JJ11
基建处
|
|
DQ13
组织部
|
XZ12
人事处
|
JX12.11
研究生
|
SB11
设备处
|
|
DQ14
宣传部
|
XZ13
审计处
|
JX13.11
成人
|
CB11(1)
出版社
|
|
DQ15
统战部
|
XZ14
保卫处
|
JX14.11
师培
|
CB11(2)
学报
|
|
DQ16
工会
|
XZ15(1)
后勤办
|
JX15.11
干部
|
WS11(1)
处事处
|
|
DQ17
团委
|
XZ15(2)
集团
|
JX16.11
网络
|
WS11(2)
交流学院
|
|
DQ18
离退休
|
XZ16(1)
档案馆
|
JX17.11
职业
|
CK11
财务处
|
|
DQ21
机关
|
XZ16(2)
图书馆
|
KY11(1)
社科处
|
RW11
人物
|
| |
XZ19
校医院
|
KY11(2)
科技处
|
|
| |
XZ21 教育中心
|
|
|
本章重要说明：
输入查询信息的关键词字时文字要精准、关键词字必须完整连续；选择条目项数量的多少要适当
、灵活。
附件
:
文
件
录
入
选
项
|
序号
|
项
目
|
填写内容
|
|
1
|
一级目录
|
文件形成年度，用
4
位阿拉伯数字标注（如：
2005
）
|
|
2
|
二级目录
|
档案类目（如：
XZ11
）
|
|
3
|
三级目录
|
档案保管期限
（永久
Y
、定
30
年
C
、定
10
年
D
）
|
|
4
|
实体分类号
|
一级目录
+
“
-
”
+
二级目录
+
三级目录拼音组成，
(
如
: 2005-XZ11Y
；
2005-XZ11D30
；
2005-XZ11D10)
|
|
5
|
保管期限
|
选择
(
根据华中师范大学档案工作法规汇编确定文件保管期限
)
|
|
6
|
密级
|
公开
|
|
7
|
正题名
|
文件标题（一般不超过
30
个字），自拟标题用
[ ]
标识
|
|
8
|
第一责任者
|
制发文件的单位
|
|
9
|
页数
|
每一件文件的页数总和。（文件中有图文的页面为一页）
|
|
10
|
时间
|
文件形成时间（以阿拉伯数字标注，如：
20050312
）
|
|
11
|
归档单位
|
整理文件单位
|
|
12
|
主题词
|
表达文献主题规范化的词或词组
|
|
13
|
文号
|
文件的发文字号
[
如：华师行字（
2005
）
003
号
]
|
|
14
|
载体
|
选择
|
|
15
|
文本
|
选择
|
|
16
|
文种
|
选择
|
|
17
|
输入员
|
输入人姓名
|
注
: 1
、所有“录入选项”的输入，必须在半角状态下进行；
2
、除主题词外，其他选项的输入，字符间不得空格。
3
、输入顺序：按文件形成时间。
4
、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。
