设计思想：
著录选项名称简明、对应；关键信息内容齐全、适用；查询利用方便、快捷。
著录规则：
著录法规依据：“南大之星档案管理系统组卷流程”“研究生业务档案材料收集、整理规范”等。
“学生姓名”等5项信息源自研究生处提供的“学位表决票”等。
录入选项填写一览表:
录入选项填写一览表
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序号
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项 目
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填写内容
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1
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一级目录
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文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注（如：2007）
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2
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二级目录
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档案类目（JX12.16）
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3
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三级目录
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档案保管期限（永久）
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4
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实体分类号
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一级目录+“-”+二级目录+三级目录拼音Y组成， (如: 2007-JX12.16Y)
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5
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案卷号
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系统自动排序
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6
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归档份数
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系统自动生成
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7
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归档件数
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按本卷中实际形成的归档件数填写
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8
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归档时间
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上半年毕业的学生时间定为6月，下半年毕业的学生时间定为12月，，（如：2007.6；2007.12）
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9
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保管期限
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永久
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10
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文本
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在下拉单中选择
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11
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输入员
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输入著录者姓名
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注: 1、所有“录入选项”的输入，必须在半角状态下进行；
2、选项内容的输入，字符间不得空格。
3、实体分类号中英文字母的录入须选用大写。
查询方法：
本模块为方便查询，在设计时就充分利用、结合了“档案管理系统”“综合查询”页面的主要元素来建设。同时考虑到“查询结果”窗口的结构组成。使一次查询结果更加直观，从而减少操作程序。在模块建设中选定了三个主要选项“学生姓名”、“院系”、“专业”、。系统与相对应的选项分别是是“责任人”、“正题名”与“副题名”。另外还有“学位级别”和“导师”两个选项。与之对应的是“规格”和“文号”。
因此，在使用关键词查询时，应在“责任人”选项中输入学生姓名；在“正题名”选项中输入所属的院系；在“副题名”选项中输入所学的专业。无论是采用单个关键词查询还是组合查询的办法都是可行的。
关键词查询对照一览表:
查询对照表
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序号
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系统默认名称
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模块显示名称
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序号
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系统默认名称
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模块显示名称
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1
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责任人
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学生姓名
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2
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正题名
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院系
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3
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副题名
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专业
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4
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规格
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学位级别
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5
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文号
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导师
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华中师范大学档案馆
2008.3.16
