（1991年制订，2017年3月修订，2022年5月第二次修订）

为充分利用档案资源，并切实加强档案安全管理，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），特制定本办法。

一、 档案馆向社会公布可以开放的馆藏档案目录。凡持有合法证明的单位或持有合法身份的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行登记手续后，均可以利用已公布的档案。

二、 档案利用的形式包括阅览、摘录、复制、外借、出具证明等。

1、阅览：在档案馆阅档室内阅档；

2、摘录：经利用部工作人员同意后，方可摘抄部分档案内容；

3、复制：包括纸质档案复印、电子档案拷贝，电子档案格式仅限PDF、JPG、TIFF、MPEG、MP4。纸质档案复制由档案馆利用部工作人员负责办理；电子档案拷贝，原则上不提供批量拷贝，确有必要少量拷贝的，利用者须填写《华中师范大学电子档案拷贝审批表》，经档案馆领导批准后方可拷贝；

4、外借：为保证档案的安全和完整，原则上不提供档案外借，校内部门确因工作需要外借，须提交安全承诺书、填写借出审批单，经档案馆和有关部门负责人签署意见后，报分管校领导审批后，方可办理外借手续。外借时间不超过一周，须按期归还，不办理续借手续。不承接校外单位外借业务；

5、出具证明：包括中英文成绩翻译、学历学位证明、学历认证等。证明内容仅以馆藏档案为依据。

三、 因工作需要，查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。需要利用机密或绝密档案的，严格按照有关保密规定执行。

四、 科研课题档案，一般只限于本课题组人员利用。校内其他人员或外单位查阅，应由课题组负责人签署意见，并经科研处负责人和档案馆领导同意，方可查阅。

五、 已毕业的本校学生查阅本人的学业档案，应持本人身份证和毕业证书或单位介绍信办理查阅手续。

六、 查阅校党委会议记录和校长办公会议记录，应由本单位负责人提出查阅申请，由学校办主要负责人审批，学校办工作人员陪同，经档案馆馆长审核同意后，限制性地查阅相关内容。

七、 查阅本部门的档案，可直接用本单位兼职档案员的账户查询，也可由本单位工作人员持单位介绍信查阅。

八、 远程查阅利用档案需填写申请表并提供本人证件扫描件、单位介绍信及其他所需材料。

九、 电子档案的查阅与实体档案所需材料相同。查阅人员仅限于在阅档室电脑上查阅，禁止未经允许私自拷贝电子档案。

十、 查阅人员要爱护档案，不得拆卷、涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁、折叠和污损，违者视情节轻重予以处罚。

十一、 查阅和归还档案时，都必须严格履行签字、登记、签销等手续，利用部工作人员在收发时应仔细清点，检查无误后方可签收注销。

十二. 复制、摘抄、拷贝的档案及档案内容，只用作申请时申明的用途。未经档案馆书面同意，禁止传播。

十三、 港澳台人员和外国人查阅本馆档案，须按国家有关规定办理。