第一章 总则

第一条 高校学生档案是干部人事档案的基础。为了加强学生档案的科学管理,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案工作条例》的精神,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 以上级有关文件精神为依据,做好学生档案的收集，整理、保管、利用、转递等工作,提高管理水平,为学校的发展及全校的学生工作服务。

第三条 学生档案必须按照规定向本校档案馆移交,集中统一管理,切实维护学生档案的完整性和真实性。

第二章 学生档案归档范围

第四条 本科学生档案归档范围：一、新生档案材料主要包括：高中阶段材料、高考报名表、高考体检表、团员材料、大学生登记表、公费师范生合同等。二、毕业生档案材料主要包括:学年小结表、大学历年成绩单、实习成绩评定表、大学毕业生登记表、学位授予证明、教师资格证申请认定表、在校期间受校级以上奖惩材料、就业通知书等。

第五条 硕士生档案归档范围:一、新生档案材料主要包括：硕士研究生入学之前所形成的人事档案材料、硕士报考登记表等。二、毕业生档案材料主要包括:硕士学籍表、硕士成绩单、硕士学年总结评定表、硕士毕业生登记表、硕士论文评阅书、硕士学位审批表、在校期间受校级以上奖惩材料、就业通知书等。

第六条 博士生档案归档范围:一、新生档案材料主要包括：博士生入学之前所形成的人事档案材料、博士报考登记表等。二、毕业生档案材料主要包括:博士学籍表、博士成绩单、博士学年总结评定表、博士毕业生登记表、博士论文评阅书、博士学位审批表、在校期间受校级以上奖惩材料、就业通知书等。

第三章 档案馆学生档案管理工作职责

第七条 学校实行学生所在部门立卷制度。档案馆负责对各院系、有关部门学生档案材料的收集和整理工作进行指导、督促。

第八条 档案馆按照规定向学校有关部门和校内有关部门批准的政府有关机构、学生所在院系及用人单位提供利用。

第九条 科学管理学生档案,遵守保密制度,维护学生档案的完整、准确与安全。

第十条 做好新生档案材料、毕业生档案材料的接收和毕业生档案的转递工作。并办理好其他有关事宜。

第四章 部门学生档案管理工作职责

第十一条 各形成学生档案材料的部门,一般在材料形成一个月内按要求把材料送档案馆人事档案室归档。

第十二条 学生档案材料应填写规范、手续完备。归档材料不得使用复印件。

第十三条 学生在校期间形成的档案材料先由各院系收集保管,在学生毕业前一个月,由各院系将形成的档案材料按学号顺序整理,然后按相关职能部门要求的时间到档案馆人事档案室进行归档入袋,并详细填写归档材料清单。

第十四条 各相关部门、各院系以及每位在校学生应重视学生档案管理工作,保证归档材料真实准确。材料一经归档，任何人不得擅自抽换、损毁。严禁伪造、涂改、圈划、撕毁学生档案材料的现象发生,如有此类行为者将按档案法规追究责任,严肃查处。

第五章 学生档案的查阅

第十五条 查阅人需持所在单位开具的阅档介绍信，介绍信由单位负责人签字并加盖单位公章，介绍信中须写明阅档人姓名、政治面貌、职务、查阅对象姓名、学号、查阅原因、查阅内容,经登记后在阅档室查阅。不允许将档案带出阅档室。

第十六条 学生不得查阅学生档案,任何人不得以任何理由，查阅本人及其亲属档案。

第十七条 查阅人不允许在档案上圈划、涂抹、纂改、批注，不得抽出档案材料,不得向无关人员泄露档案内容。如有此类行为者，将按档案法规追究责任,严肃查处。

第十八条 档案原则上不外借,如必须借出使用时,需说明原因提出书面申请并加盖单位公章，经档案馆馆长批准,严格履行登记手续后，方可借出并限期归还。

第十九条 査阅学生档案一般限对组织部、本科生院（党委学生工作部）、研究生院(党委研究生工作部)、保卫处、各院系、毕业生用人单位。阅档时要注意保护档案,不得弄脏弄湿,严禁对档案材料拍照。

第六章 学生档案的交接与转递

第二十条 每年新生档案由各院系派专人负责收集并按学号顺序整理后,按档案馆安排的时间到档案馆人事档案室进行归档。归档时应详细填写归档材料清单，办理档案交接手续。由档案馆人事档案室集中统一管理。

第二十一条 招生工作结束后,凡涉及学生退档,须经本科生院（党委学生工作部）、研究生院(党委研究生工作部)同意后,方能办理有关退档手续。

第二十二条 学生取得学籍后,凡中途退学、转学、培养方式变更等,应由本科生院（党委学生工作部）、研究生院(党委研究生工作部)开据证明,档案才能转递到其它单位。

第二十三条 学生毕业时,档案馆在两周以内,按照招生与就业工作处提供的毕业生档案寄送单位与地址寄送档案。

第二十四条 实施档案转递时应办理调档手续。相关人员需持调档函到档案馆，填写“档案转递通知单”,通过EMS高校毕业生档案专属通道转递。“档案转递通知单”回执返回后,档案馆应及时整理并归档备查。

第二十五条 学生档案转出一律不对学生个人和家长。用人单位到学校领取档案必须持有公函,经档案馆核实,并由领取人签名后,方可領取档案。

第七章 附则

第二十六条 本办法自发布之日起实行。

第二十七条 本办法由档案馆负责解释。