方燕

【摘要】本文试对高校科技档案与教学科研的关系，开发高校科技档案信息的意义，以及高校科技档案管现的现状与发展趋势，进行初步的探讨。

科技档案是国家全部档案中的一大重要门类。它是生产、建设和科学研究等活动真实历史记录。高校的科技档案则是广大教学、科研人员在教学、科研活动中产生的，它们是教育战线全部档案的重要组成部分。

一

高等院校是教学、科研的重要基地，科技工作内容很多，高校的科技档案有教学、科研、基建、设备仅器、产品，科技外事、出饭物、电化教育等几大类。高教的专业多、课程多、各种课题的科学研究、技术合作，学术交流项目多而新，所以高校蕴藏着丰富的档案资源，它不仅对于学校自身建设、发展，对于学科的继承、延续，对于成果的开发、利用，对于实现教学，科研的科学管理有着十分积极的作用，而且由于高校输送的人才、成果遍及社会各个行业，所以高校档案信息的开发，对于教育事业的发展乃至对国家，对社会、对人类都有着不可低估的作用。

在高等学校中，有许多在国内外教育界、学术界享有盛名的老一辈的教育家、科学家，也有一批在学术上崭露头角的中年骨干教师和科技人员，他们担负着为租国的四化建设培养高质量人才，作出科研成果的重任。在教学、科研活动中，产生了大量的教材，教学参考书、教学指导书，教学经验和论文以及科研专著、实验数据，技术图纸、图表和黑片等。这些材料是反映高校教学、科研进程与水平的算实可靠的记录，是教学、科研成果的书面与图象形式，是国家的宝贵财富。把这些材料完整地收集起来，加以系统整理，作为科技档案保存起来，能够反映学校教学、科研进程。一个学校科技档案的积累，实际上是科技成果与科技工作经验的储备和宝贵资料的保存。如忽视积累、收集、整理、归档工作，就会招致损失。我校曾有这样一个教训，有一位研究哲学史和逻辑学的老教授，著有多篇研究“老子”、“墨子”的论文和著作，但由于没有很好地将他的有关资料收集、整理、归档，老教授逝世后，除已经出版的著作外，其它论著作品想推荐出版，但由于原始资料无从查起而受到搁置。又如一些科研项目，成果研究出来了，但材料保存在课题组或个人手中，未加以整理归档，时间一长，机构、人员发生变动，许多珍贵的第一手资料就会散失不见，给以后的科研带来很大困难。由此可见重视教学、科研资料的积累，建立完整、准确、系统的科技档案对于教学和科研多么重要。

二

科技档案是科技活动的记录，具有信息流、情报源的功能，它不仅最教学、科研工作不可少的条件，还起到便利成果推广、科技服务、情报咨询和申请专利的后盾作用，同时又是处理科研成果所有权等的仲裁凭证。

任何一门科学的发展，一项技术的改革都离不开对原有成果的借鉴和利用。被人类掌握

的科学技术成果是继续向新的科技高峰攀登的必要条件。同样，学校的教学、科研实践也是在借鉴和研究已有成果和经验的基础上进行的，否则将会出现大量的重复劳动和作无用功。据一些国家的统计，在科研课题的研究或设计中，科研人员一般要用百分之三十至四十的时间调研，消化已有的科研成果的有关材料一一档案，在进行新的课题研究、设计中，对原来的档案利用率达百分之五十，有的课题研究的继承性达百分之五十上。一门课程的教学，一项新课题的研究，只有以雄厚的技术档案储备为后盾，教学、科研才能做到眼界开阔，釆众说之长，少走弯路。比如研究生的学位论文，不仅是体现学校教学质量的一个重要方面，同时它本身也是教师科研项目的一个阶段成果。如果把研充生的学位论文资料整理归档，对教学、科研有较大的参考价值和促进作用。利用研究生论文档案，可以使教师在一个领域里有连续性地指导研究生论文。同时研究生也可以从历届研究生论文中了解到已涉及的研究方向和内容。

现代科学的快速发展，学科分化越来越细，各门学科相互交叉、渗透，科学实验的社会性越来越强，科研成果从发明到应用的周期越来越短，这就要求用现代科学管理方法管理并快速、准确地提供科技档案资料。一项科研成果的推广，往住是根据社会发展的需要提出来的。系统、完整、准确的档案资料可以及时为推广成果提供可靠的依据。如我校农药化学研究所根据农村防治粮、棉、果、蔬、茶、牧草的多种主要害虫需要，研制成功了“水胺硫磷”等高效低毒农药。由于该研究所注意档案材料的收集整理，因此通过鉴定后，很快就与有关厂家签订了技术转让合同，并及时投产。现在该成果已在全国十六个省，区推广应用，深受用戶欢迎。

科学技术有相当一部分是以科技成果档案的形式表现出来的。现在，技术市場是我国社

会主义商品市場的重要组成部分。作为科技活动的真实面貌和原始记录的科技成果档案，经过加工、整理，转化为技术商品，通过一定的手续，配合科技贸易进人技术市场，将成为流向生产的技术源泉。

至于科技档案在处理成果所有权，专利权方面的凭证作用则是显而易见的。

三

近年来，我国高等院校逐渐重视和研究管理工作，不论是教学、科研管理，还是行政、后勤管理，都存存在着变经验管理为科学管理的问题。高等教育要实现”三个面向”，就必须开展科学研究，不断地更新教学内容、教学方法和教学手段。实现管理现代化，必须不断了解和研究世界各国教育、科技发展情况，学习和借鉴外国的先进经验，要使高教管理学逐步趋向定量化、规范化，完整、准确、系统的科技档案则是实现这种科学管理的基础。技术先进的国家，对管理工作十分重视，他们认为在科技发展中，三分靠技术，七分靠管理。科技档案综合地反映了科技成果和各项科技活动，如果科技档案工作做好了，就为教学、科研、生产服务提供了竖实的基础。一个学校教学，科研档案是否完整、系统，从一个侧面反映这个学校教学，科师的秩序是否正常，也直接关系着教学、科研工作能否有成效地进行。科技档案工作作为教学管理、科研管理、技术和生产管理工作的组成郎分，已逐渐被人们所认识。

多年来高校很多中老年教师、科技人员长期从事教学，科研工作的实践，使他们养成了对科技文献资料和实验数据等原始材料的收集、整理、立卷、归档工作的习惯。但由于十年动乱，档案工作遭到破坏，使一些人认为这些文件材料留在自己手里或本课题组内使用方便、可靠。另外害怕交出去后，会使自己的研究成果无偿地泄露出去，因此存在着自己形成、自己保管、自己使用、自己有数的现象。这样，天长日久，不是损坏了，就是丢失了。因此，采取切实可行的措施，把已经形成或正在形成的大量科技文献资料收集起来，得到安善的管理，延长其使用寿命，充分发挥它应有的作用，是学校档案管理的一个新课题。

长期以来，除少数工科、医学院校有少量专业档案外，许多院校只有文书档案，人们对科技档案在高校的作用缺乏必要的认识和了解。随着我国工作重点的转移，特别是一九八○年国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局联合召开了全国科技档案工作会议，颁布了国务院批准的《科学技术档案工作条例》，全国高校的科技档案机构如雨后春笋迅速建立和恢复起来。一九八二年，教育部颁发了《高等学校科学技术案工作办法>，不少院校校根据自身特点制定了许多切实可行的措施，其中南京大学提出的“二纳入”，“三同时”、“三把关”，经实践检验是抓住了科技档案管理的关键。“二纳入”就是科技档案工作纳人到学校的教学管理、科研管理，生产管理之中：纳人到教师和科技人员的职责范国之内。“三同时”就是在布置教学、科研工作计划时，布置科技档案工作任务；在检查教学、科研工作时，检查科技档案工作情况；在总结教学、科研工作时，总结科技档案工作。“三把关”就是把好鉴定验收关、上报成果关、升等晋级关。鉴定验收、上报成果，升等晋级事前都经档案部门检查或提供材料，并签注意见，始可进行。这些措施的具体实施有效地保证了学校各类档案材料收集齐全、完整，从制度上保证科技档案工作真正变成业务管理工作的一个组成部分，变成广大教师、料技人员的职责。在档案管理方面，不少院校逐步向标准化、规范化、电子化方向发展。有些院校科技档案已实观电子计算机检索，缩微技术也开始运用到档案管理之中。

档案是信息的一种，档案工作就是一种信息管理工作，提供档案信息正是档案工作的根本目的，而开发档案信息则是档案利用工作的深化。不少院校除采取借阅档案、编制多种检索工具、专题资料汇编等传统的提供利用方式外，正由一般地提供利用向着主动开发档案信息转移，如定期公布(可公开的)档案室藏目录、编印档案信息简报，举办档案展览等多种形式，积极为学校的教学、科研和其它工作提供利用，为各方面需要服务。

全国高校科技档案工作发展很不不衡，科技档案工作的基础还不够稳固、扎实，过去主要是用行政手段把工作条作建立起来了，但人们对这项工作的认识还有较大差距，所以工作往往处于被动地位，一有变动就不程度地削弱科技档案工作，同时的教育体制、科技体制改革和对外开放给科技档案工作带来了新情况，提出了新问题，高校的科技档案工作在管理体制，管理水不、工作方法等方面都不能适应当前形势的需要。从发展趋势看，科技档案工作要达到“开发档案信息资源，服务四化建设”的战略目的，就需要从封闭、半封闭型的工作系统转向开放型、开拓型工作系统；从被动提供利用为主的工作方式转向主动开发动态信息的轨通；做好各方面的必要准备，逐步地从手工管理方式转向现代化管理；从注重管理科技档案的工作机构转向综合管理各类档案的系统。档案部门将逐渐由一般的管理部门发展成为有自己的特点和专业范范的文化事业单位。目前有些高校为了有利于档案信息资源的开发和现代化管理，实行档案集中统一管理，已开始筹建校综合档案馆，建立档案资料中心。随着教育事业的蓬勃发展，我们将欣喜地看到，高校的档案工作将会为教学、科研提供利用发挥越来越大的作用。

参考文献

[1]康正辉，对科技挡案在国防现代化建设的地位和作用的探讨。《档案学通讯》，(6)：1982.

[该文发表于1986年《华中师范大学学报》自然科学版（科研管理专辑），1988年获湖北省档学优秀成果三等奖]