方燕

随着《档案法》的贯彻实施，深入开发档案资源，进行档案文献的二次加工，即开展档案的编研工作已刻不容缓地摆在档案工作者面前，提写档案全宗介绍，特别是撰写历史档案全宗介绍就是我们所遇到的一个新课题。如何将早已过去的一般历史所留下的文字记录，用清晰，简洁的文字并按档案全宗介绍的基本要求，撰写出其情况介绍，这对档案人员从档案业务到文字写作乃至历史知识等方面提出了要求。下面谈谈我校在进行历史档案全宗介绍撰写过程中的一些做法和体会。

我校是一所具有悠久历史的老校。现校综合档案室保存有我校前身一华中大学和中华大学两部分历史档案案卷共1346卷，其中华中大学有847卷，中华大学有499卷，并有一部分珍贵的历史照片、图表、契约、地形图等。档案材料最早起始于1875年，止于1952年。这些材料反映了我校两个前身学校当时教学、科研、行政管理、外事及宗教活动，记载了学校的历史沿革和变迁，是编写校史、联络校友，进行校际和外事交流，开展专题科研的极为珍贵的资料，同时开放和利用这批档案已取得较好的社会和经济效益。

我校保存的两个历史档案全宗曾经历了几次辗转，最终于1986年初“完壁归赵”。由于历史原因，这批档案在分类、案卷标题、装订等方面存在质量问题，因此，我们根据预先制定的先易后难方案，先对中华大学档案全宗进行了整理，并编写了“中华大学简史“等资料。

1989年6月，首届“中国教会大学史国际学术研讨会”在我校召开，为了迎接这次会议，我室拟定举办一个历史档案陈列展，并加快了对华中大学全宗的整理速度。我校校长章开沅教授几次到档案室听取关于这批档案整理情况的工作汇报，并指派两名博士生、硕士生到档案室进行部分英文档案的翻译工作，使档案整理速度大大加快。在档案整理、编目的基础上，我们编写了“文华书院历史沿革”、“华中大学迁滇概况“等史料，井按照撰写档案全宗介绍的基本要求，撰写出“私立武昌华中大学档案全宗介绍”。该“介绍”全文约一万三千字，主要介绍了华中大学历史沿革，档案的来源及我校现保存华中大学档案全宗的基本情况，并对重点档案内容作了较为详细的介绍，对档案的利用、编纂情况及需补充的内容作了说明。具体有以下五个部分：

一、“历史沿革”部分。主要简述了该全宗立档单位的简史，主要取材于档案材料中对学校综合性介绍材料。

二、“全宗基本情况”部分，分三个方面：1.档案的来源:2.该全宗档案的基本情况，包括卷数、载体类别、档案起止时间等；3.档案材料内容类别，将档案内容按专题分成十多个类别。

三、”档案内容简介“部分，对各类别档案内容根据其特点逐类进行详略有别的介绍。这部分是整个全宗介绍的重点和难点。我们根据现存各类别档案的重要程度及具体情况，对重要档案的内容进行了较为详尽的介绍，并摘录了有关资料性材料，如介绍“宗教团体活动的报告、会议备忘录”类时，就介绍了“中国基督教大学联合托事部”的有关资料，这是因为华中大学是一所教会大学，作为“联合托事部”的成员之一，与该组织的来往文件在其档案中占有一定数量，进行有关资料性材料介绍，便于后人的查询利用。有些档案内容，如房地产、经费等情况介绍则较为简略，只介绍了案卷的基本情况，因为这部分档案的利用只有查阅档案原阅件才有凭证作用，在这部分内容撰写中，我们尽量做到忠实于历史，忠实于档案原件，不少内容都取之于档案，如校歌、毕业生论文目录等。

四、“档案的利用、编纂情况”这部分着重介绍了档案接收回校以来，开放利用的情况，并列举了一、两个典型事例，简要介绍了编纂情况。

五、“档案需补充的内容”这部分简要说明了现存档案全宗，反映学校早期活动的材料较少，还需向有关部门和人员进行征集和补充。

在撰写历史档案全宗介绍的过程中，我们体会到，撰写历史档案全宗介绍，与现在对每年形成的档案进行其内容情况的介绍有很大的不同，一是历史档案全宗所涉及的机构是历史上曾经存在，而现已撤销，不复存在的机构；二是历史档案全宗所涉及的许多当事人，现多不在现单位，特别是许多年代久远所涉及的人物现有不少已不在人世；三是历史全宗一般不再有新的材料产生(征集新的历史档案材料加以补充则另当别论)，加之历史档案全宗案卷数量一般较多，内容又比较复杂，因此撰写历史档案全宗的难度相对要大些，对撰写历史档案全宗也就提出这样一些要求：一、历史档案分类、整理要符合质量要求，编目要清晰、明了，便于查阅、利用；二是撰写人必须全面熟悉历史档案全宗内容，如若参加了历史档案的整理工作则更有利于熟悉档案内容；三、撰写人应具备一定的历史知识，要善于从各有关资料中了解历史档案形成年代的历史背景及发生的大事件，注意向有关当事人了解情况，从而便于取材；四、要求撰写人具备一定的古汉语知识，有一定的文字驾驭能力，撰写体例得当，取材合理；用语不失偏颇。

通过撰写历史档案全宗介绍，能够检验历史档案的整理质量，便于发现问题，及时补救；对档案人员的编研能力也是个实际锻炼提高的过程；同时利用档案研成果，将会减少频繁使用档案原件对其的磨损。可谓一举数得。我们将在这次编研工作的基础上，进一步总结经验，利用占有丰富档案资源的优势，进行多方面的档案编研工作，使其更好地为学校领导当好参谋，为学校各方面工作服务。

（该文发表于《学校档案》1990年第3期）