方燕
近年来,随着国家教委六号令的颁布,高校档案实体分类问题正日益引起各方注意,有关探讨的文章也日见增多,部分院校并在这方面进行了有益的尝试。我们深切感到这个问题是推行高校格案规范化的基础,事关档案管理科学化、现代化的实施。在此谈谈我们对这个问题的看法以求教于同行。
一、问题的提出
由于历史的原因,高校档蒙门类划分经过演变,经历了如下阶段:从解放初至1980年。除少数历史悠久的院校尚保存有少量历史挡案外,各院校基本只是保存单一的文书挡蒙,即使有少数技术性材料也分别划归文书档案或资料保存,建立科技档案的院校极少。第二阶段:1981年开始,特别是原教育部1982年在武汉、西安分别召开的档案工作座谈会后,各院校逐步建立了科技档案作,档案门类分为文书、科技两大类。第三阶段:1987国家教委颁布了(87)教办字16号文件,该文不仅进一步强调了要加强高校档案工作,而且附有《高等学校教学档案归档范围》。当时各院校普遍感到,教学档案是学校区别于其它单位的具有特点独有的档案。自1987年后,教学档案异军突起,不少学校又形成了文书、科技、教学三大类档案管理格局。随着时间的推移,档案管理实践经验的积累,高校档案人员感到,高校档案不论分为两大类或三大类进行管理,由于各类档案分类标淮不一,档案内容互相交叉、重复,同一问题档案分散于多处的情况时有发生,同时由于分类时,人为地将管理性材料归于文书档案,技术性材料归于科技档蒙,割裂了档案材料互相之间的必然联系。1989年以来,六号令颁布以后,不少高校按照《普通高等学校档案管理办法》中所列的九种归档范围,作为九大类档案进行实体分类,摸索了一些经验。
近年来,各院校对档案实体分类十分关注,有看各种看法,在具体分类时,则着眼于本校案工作实际,分类方案五花八门。在档号、分类号的编制,类目的确定、编排上架等具体技术性问题则仁者见仁,智者见智,很不统一,笔者认为,这种状况很不利于高校档案管理规范化的实施。
目前,由国家教委牵头组织部分高校编写的《中国档案分类法.教育类详表》经过多次修改,已在部分院校试行,这是高校档案信息分类统一规范化方案,经过几易其稿,已趋于成熟、可行。但目前高校档案实体分类方案尚处于摸索阶段,全国高校还没有一个统一的较为成熟的方案,而实际工作则又十分需要这样一个方案,因为档案实体分类是档案整理的前提和基础,它的实施,对档案基础工作更具有适用性和可操作性。
档案的信息分类与实体分类虽有一定的联系,却是性质不同的两种分类。档案实体的分类整理和分类排架,是实实在在地对每份档案划分它的类别或组成保管单位,主要根据档案形成的特点,按照档案的来源、时间、内容作为主要的分类标准。主要作用是变零乱为条理,解决馆藏档案排放的系统化条理化,固定档案的保管单位和排放顺序,便于科学管理和开发利用。而信息分类是在实体分类整理的基础上进行的,它是对每个保管单位或每份档案著录成条目,然后将条目按系统排列而进行的分类,这种分类是为了进一步系统地揭示挡案内容,在更大范围内和更深的程度上为档蒙检索和利用创造条件。目前高校档案实体分案方案尚未出台。在客观上已制约了高校档案规范化工作的开展。实践和理论两个方面都提出了高校急需解决档案实体分类方案问题
二、对高校挡案实体分类方案体系的设想
根据近年档案工作实践,笔者认为,高校档案实体分类按职能--一问题分类更合适些,这种分类结合组织机构、来源、时同,人的物等特征能够使档案实体与信息分类逐渐趋同,
既便于档案实体编排上架,解决目前分类存在的交叉、重复等问题,又利于档案信息检索的开展。随看高校档工作的日益发展,高校档案的的内容不断拓宽,门类逐步增多,其内涵与外延远远过人们过去的认识水平,考虑档案载体的不同,实体编排的需要,高校档案实体分类应尽可能包容各类学校所有应归档的档案。一级类目可分为如下十二类:
01党政管理类O2教学类O3科研类O4基建类05仪器设备奥O6产品生产类07外事类O8出版物类09财会类10人物类11音像类12实物类
以上十二类,一至九类是《普通高等学校档案管理办法》中有关高校文件材料归档范围所概括的,后三类是笔者通过实际工作实践感到有必要加以补充的。为什么要增设这几类?笔者有以下几点考虑:
1、人物类档案是近几年高校发展的一个新门类。笔者认为不论是教师业务档案、名人全宗档案还是人事档案都可以划归为人物类档案,统一叫法,统一编目。
2、音像档案其內容反映了学校的教学、科研、管理等活动。但由于其载体的特殊性,需要单独存放。笔者认为在实体分类时,应将其单独列为一类,进行编目,这样便于管理、检索。
3、实物档案是高校档案收集管理的薄弱环节,过去高校虽也少量收集保存一些实物,但在归档管理方面不够明确。随着高校近年档案工作的发展,特别是不少院校通过校庆活动,建立校史陈列室等,征集接收了大量实物,由于实物在材料、形态方面各一,在管理上与一般纸质有一定的区别,笔者认为在实体分类中将实物列为一类,能进一步拓宽高校档案的收集范围,弥补过去管理的不足。使这一部分档案得到有效的管理和利用,若以此作为学校对外交流、宣传的窗口之一,能形象地展示学校各方面风貌。总之,在具体档案实体管理过程中,笔者感到有必要增设人物、音象、实物三类档案,各院校可根据本校特点,采取对号入座方法,有则采用,无则作参考,具体二级类目分类示意表如下:(略)
三、几个需要说明的问题
1、档案号编排问题
作为统一分类的方蒙,笔者认为,在分类体系框架确定后,应尽量使各类档案号编排保持一致,即档案号=分类号+案卷顺序号。过去科技挡案基本是采用这样编号的,而文书档象号则是档案号=全宗号+案卷目录号+案卷顺序号。由于高校档案部门不存在向地方档案馆移交的问题,现有档案分类基本属于在一个全宗内的分类,因此,全宗号可以省略。经过重新分类,案卷目录号也可用分类号代替。案卷顺序号则可报据不同类别的基本情况,按年代或专业设置编顺序号。那么现在关键是分类号的编排问题,笔者倾向,分类号只设三层,前二层类目已见前表,至于第三层类目如何设置,各校则可报据本校实际情况,依各类的具体情况而定。如党政管理类、会计,审计等按问题一年度分类法,三层类目设年代较为适宜。
基建类第三层类目设建筑物代号为好,其它有的类第三层类目可按专业学科也可按部门(机构)设置;此不繁叙。由于不少类别涉及部门(机构),各校可根据本校实际,编制校内各部、处、系、馆、所等单位代号,各类通用。笔者认为,作为国家教委规范,档案实体分类第三层可不作统一要求,可提出一个方案作为各校的参考模式。
目前,全国高校号五花八门,有用汉语拼音、英文字母作为代码的,也有用阿拉伯数字作代号的,笔者认为,为了简化档号,便于计算机检索,分类号三层类目均采用两位阿拉伯数字作为代号简洁明了,另案卷顺序号则采用阿拉伯数字1~n顺序排列(与过去保持一致),经过近年一些院校实践,感到这种档号代号编排一目了然,便于检索、利用。
2、历史挡索可否作为一类
目前我国有少数高校还保存有相当数量的历史档案,这部分档案虽然年代久远,但它们的开放利用,对追溯学校历史沿革,进行编史修志,总结建国前高等学校办学经验及培养人才的质量分析,联络海内外校友,进行校际,甚至国际间的交流等都具有重要的参考价值。目前所见诸的档案实体分类讨论中,主要还是着眼于建国后高校形成的档案,而作为一个实体分类方案则要包容高校形成的所有档案,这其中也应包括历史档案,但这也引起以下两个问题:1)不少院校的历史档案有别于建国后档案,是将其与现在档案分别划归不同的全宗,分别给全宗号,在一个全宗内其实体分类可用现在的分类方蒙。但这也带来这么一个问题,我们设想的档号去掉了全宗号,但如果在编号时,由于主观上有多全宗思想,想将建国前后分开,则客观上编号可能出现这么一种情况,即建国前后档号编排出现重号,若再加上一个全宗号,则又显得繁琐。(2)由于各院校历史档案相比建国后所形成的档案数量要少得多,而且这部分档案基本处于静态(即不会形成新的档案材料。接收、征集、复印补充新档案则另当别论),因此笔者考虑,可否在实体分类方案中加历史档案一类,其二级类目分为管理、教学、科研、后勤、教职工学生情况等,三级类目设年代。这样既在实体分类方案中反映了
高校档案所包容的档案内容,又避免了以上第一点所说矛盾,但这也带了档案大类与属类内容交又重复的矛盾,如何解决历史档案的划类、编号问题,还望专军,同行评说。
3、一点建议
高校档案实体分类方案是项大的科研课题,编制出来要花费大量的人力、精力,实施起来困难也会不少,笔者认为,为了避免重复劳动和人力、财力的浪费,在新方案确定实施时,应有个时间限定(这个时间要留有一定余地),同时还应明确规定,以实施时间为界,过去的可基本保持原样不再推倒重来(若有的院校档案数量不多,为保持一数,也可按新方案全部进行重新整理、编号),新归档的则按新方案进行分类、编号。这样实施起来,可能较为稳妥些。当然这也带来一个问题,即一个档案馆内档案实体前后分类不一致、编号不統一等,这在目前情况下还是可行的,从中也可看出,我国高校档案事业发展的历史轨迹,将来还可再按历史阶段进行划分。
我们应看到,要拿出一个适合全国各种类型、不同规模高校的档案实体分类方案,不是一蹴而就的,而是要在广泛调查研究基础上收集、听取各种信息,加以综合分析,去粗取精,使其具有科学性,兼容性、实用性以及相对稳定性,同时既要考虑现状,还应考虑将来的发展,使其具有一定的余地。目前,不少部属院校也在进行档案实体分类探索,国家教委也将此列入科研课题,我们热切希望此方案出台。
(文章发表于《高教行政管理》1992年第2期)