程素芳  刘祖芬

高等院校人才荟萃，建立人物档案的作用及意义不言而喻。为此，我校于1982年开始建立教师业务档案，至今已保管有副高职以上教师业务档案1000多卷。这部分档案不仅数量大，且内容繁杂，给查找和利用带来诸多不便。因此如何将这批档案进行科学地加工，使之更好地发挥社会效益，就刻不容缓地摆在我们的面前，根据教师业务案按个人进行立卷的特点，我们重点进行了为部分教师撰写人物介绍的工作，这一工作的开展具有一定的意义。

现仅就这项工作的开展谈以下几点粗浅的认识和体会：

一、编撰对象与过程

（一）选定编撰对象

我校是一所综合性大学，具有雄厚的教学、科研力量，其中教授160余人，副教授600余人，他们中间，有国内外学术讲坛的知名专家、学者，如历史学家章开沅教授、张舜徽教授等，也有一批才华横溢的中青年骨干，如廖晓昕教授，邢福义教授等。他们在各自的学术领域里取得了显赫的成就，培养造就了一大批高级专门人才，为学枝的建设作出了卓越的贡献，这些教授是编研撰写的主要对象。

我校又是一所历史悠久的老校，她是在1871年创办的文华书院(1924)年改名为私立华中大学)，1912年创立的私立中华大学,1949年创办的中原大学教育学院的基础上组建的。

1953年改名为华中师范学院,1985年8月更名为华中师范大学。在我校的历史发展过程中，有一批老教授经历了新旧两个历史时期。在旧社会，他们含辛茹苦地在教育战线上奋斗了几十年；新中国成立后，这些爱国的知识分子怀着一颗赤诚的心，将他们的教育成就无私地奉献给了人民，为我枝的组建与发展建立了不可磨灭的功勛。如韦卓民、钱基博、陈时、严士佳等教授，都是蜚声海内的教育家，现今均已离开人世。今天有许多“华师人”甚至连他们的名字都不知道，但他们不应被人们所遗忘，他们在教学、科研中所取得的成就也不应因他们的去世而埋没。因此，我们编写的人物介绍对象除了在世的专家、教授，各学科具有影响的学术带头人外，还应有这些已故的老教育家。

(二)材料的收集与写作以及产生的社会效益

我们编写的人物介绍的主要内容生平事迹、求学过程、专业特长、学术成就及对其成就进行简要评述等。

要写出全面、系就的人物介绍，首先必须掌握翔实的材料，因为我们所写的人物介紹的内容超出了业务档案的范围，而与一个物有关的档案，即使保存在同一档案馆里，也可能保存在不同全宗、不同案卷、不同类别里，如教学档案里反映了教师的教学情况；科研档案反映了教师的科研情况；生平材料又反映在人事档案里，除掌握一定数量的档案材料外，还必须掌握一些资料性的材料，来弥补档案材料的不足，为了获取准确、全面、可靠的材料，我们翻阅了历年校报和学校的各种刊物，与学校人事处，科研处、教务处及各系所联系，征集有关材料，并对有关人物进行采访，补充和印证材料内容。同时，利用校广播台、被报、校闭路电视等宣传口，广泛向全校师生进行宣传，向副高职以上人员及家属分送征集通知，上门宣传，在全校造成较大的声势。实践证明，广泛、深入的宣传工作是征集人物档案材料、编辑人物介绍的前期重要步骤。

在材料的收集过程中，我们也曾遇到过许多的困难，特别是收集那些文革前去世的老教授的材料更为不易，如严士佳教授，曾历任中华大学(我校前身之一)教务长、校长职务，解放后，他在我校教育系任教，一直到1962年去世。为了征集他的材料，我们专门到他生前的教育系采访，又到教育系资料宝寻找他生前留下的著作，但都一无所获，给编研工作带来极大的困难。但我们并不气馁，继续查询，终于在华中大学校友的一些回忆中了解到他的一些情况。

为了做好编研的准备工作，我们不畏艰辛，克服困难，极尽全力，挖掘不同渠道的细微末节，终于掌握了大量的第一手材料，为撰写工作作了必要的准备。

材料掌握齐全之后，第二步就着手编写，由于我们所写的人物介绍是要作为档案保存的。因此，必须本着对历史负责的精神，以严肃认真的态度来对待这项工作。在写作之前我们首先对所掌握的材料进行仔细的归纳，深入研究，去粗取精，去伪存真。如在写钱基博教授材料时，为了准确反映其著作书名，曾反复核对过几种材料，为了获得更为翔实的内容，专程采访了其亲属石声淮教授，为求内容的信、达，曾几易其稿。在写作过程中，我们认真把握材料，严密谋篇；在表述中，用语尽量做到妥贴得当，并力图表现出他们各自的性格特征，为了使材料准确与完善，我们完成一部分人物介绍后，即打印成册，送交学校各有关部门征求意见，并要求与其本人或家属见面，然后根据他们的意见进行修改，达到大家满意的效果后才定稿。

正当我们编写人物介绍之际，《师范群英光耀中华》(湖北卷)的编委将我校的几位著名的教育家收入其中，并将部分写作任务交给我校档案馆完成。我们认为这是将编研成果向社会公布的极好机会，接到任务后，我们在原来编写的人物介紹的基础上，进一步修改补充，每人写成万字左右的传记材料。目前，我们已完成了5篇人物传记的撰稿任务，此书已准备付印。

为了广泛的征求有关方面的意见，我们将编制的《人物介绍》在较大范围内分发，很快得到了积极的反响。不少教授及其家人纷纷向我们致谢，并提出补充和修改意见，送来极为珍贵的材料、照片等。如我校博士生导师张舜徽教授不顾年迈体弱，亲自将他的修改意见送到档案馆；地理系景才瑞教授也送交了补充材料，他们认为，这项工作很有意义，并希望我们继续搞下去，前任校长章开沅和已离休的老书记也对这本《人物介绍》提出了建设性的意见。校团委还将它作为向新生介绍各学科带头人推荐材料。人事处向国家教委上报推荐材料也以此介绍为重要参考资料。我们编写的这本《人物介绍》，收到了令人意想不到的客观效果和广大师生员工的支持与信任，给了我们莫大的鞭策和鼓舞。目前，我们已完成了部分《人物介绍》的编撰任务，今后，我们将接计划把这项工作继续搞下去。

二、编撰《人物介绍》的意义与作用

（一)有助于开发利用档案资源

将档案进行收集、整理、保管的目的，在于提供利用，要将档案内容更好地提供给利用者，就必须开发档案信息资源，挖掘挡案内容。档案与档案信息是有联系又有区别的两回事，档案的内容只是一种信息源，是信息的载体，仅靠档案目录，难以完全反映档案内容所含的信息，必然影响挡案查找的及时和准确程度。因此，档案工作者接收管理档案工作要分两步走：第一步，是档案的整理；第二步，是档案内容的深加工整理。仅停留在第一步，使用者不知内容里埋藏什么，因为只根据案卷目录，常常不可能完全揭示出档案中所含的有研究价值的信息，档案的利用价值也就不能充分发挥出来，只有做好第二步，由档案工作人员把档案里所含的信息收集、整理和提供出来，主动配合利用，才能充分发挥档案的作用。因此，把庞杂的、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工，使其准确、完整、系统，是提高档案利用效率的重要途径。

我馆所保存的教师业务，每一份材料之间没有必然的联系，仅靠材料本身难以反映一个教师的全貌。根据综合材料撰写的人物介绍，以完整，系统与准确，将所写人物的经历与所取得的成就，及其在某一领城所作出的突出贡献，集中全面地反映出来，使这些独立的材料之间发生有机的联系。这祥，就能使“死”档案变成“活”信息。我们把人物介绍编辑成册，并在一定范围内发表，可使各方面的读者，获得有关他们所需的材料，比他们在档案馆一件一件地查阅档案原件，要节省大量的时间和精力。我们虽然付出了劳动，但可减少广大查阅利用者到处搜寻之苦，减少对档案原件的损害，使查阅利用者一次便能获得所需的全部信息，档案的作用和利用效率就能充分体现出来。

（二)有利于丰富馆藏资源

在撰写人物介绍过程中，我们发现，在十年动乱期间，档案集中统一管理的原则被践踏，管理制度被破坏，致使学校一大批在国内外享有盛名的专家教授在教学、科研活动中所形成的重要科技文件材料和重要成就资料没有及时收集、整理，没有按规定集中统一保管。如今在世的专家、教授，他们的材料较多，也就比较好编写，而在文化大革命中和之前离世的专家、学者，他们的材料除了人事档案外，很难找到业务实绩档案，甚至连他们的著作都不易找到。他们的成就是我们学校乃至国家的宝贵财富，而能反映他们业务实绩的材料有的已散失，有的已被人为地损坏，如我校已故的著名教授钱基博先生，是著名的历史学家、教育家，少年时代从事学术活动，在60多年学术生涯中，著有宏篇巨著。他对中国历史及古代文学理论无不淹通，为学术界所钦服。钱先生1957年去世后，曾留下数百册日记手稿，他的学术思想大部分记载于日记手稿中，这批珍贵的材料，由于当时没有归档，留在其女儿家。十年浩劫之中，这数百册日记手稿，被当作“毒草”付之一炬。钱老先生大半生的心血就这样灰飞烟灭，令人无限惋惜。这不仅给钱老先生亲属及弟子门人引为恨事，也是我国学术界无可弥补的损失。

遗失和毁坏的，我们无法再追回，而收回那些现成的、流散于各处的材料，是我们刻不容缓的任务。今天的档案工作者的职责，除了收集、整理现有档案外，还应弥补历史所造成的遗憾，因此，我们在编研的同时，利用各种渠道，广泛地收集了一些老教授的材料，这不仅充实了我们撰稿的内容，也丰富了馆藏，起到了以编研促收藏的作用，收到一举两得的效果。

(三)有利于为人物立传、编史修志提供正确依据

由于这些著名的专家教授都是在某一学术领域取得了成就人物，他们的活动，能反映某一领城的学术动态；他们的奋斗历程，又可为后学者所借鉴。因此，以各种方式记载他们的文字材料，如名人录、人物传记等不断涌现。过去，由于管理上的漏洞，材料的出处不一，反映同一人物的材料却各不相同，有的甚至出入很大。如我们在撰写某教授的《人物介紹》时，找来一些过去别人为他撰写的材材，然而，这些材料残缺不全且不说，所反映他的著作书名、成长道路、甚至连出生年月都不一致。我们经过反复调查和核实后，才获得令人满意的结果。如此事例，不胜枚举。现在，这些教授有的还健在，有的离世不久，我们还有处可印证材料的真实与否。待若干年后，当今天已成为历史，人们再面对庞杂不一的材料，如何才能区分正确与否呢?唯档案材料才会成为当然可靠的依据。因此，我们撰写的人物介绍，以其详细、准确与真实，起到正本清源的作用。

综上所述，撰写人物介绍是充分发挥档案作用的一个有效途径，也是档案工作者对历史负责的体现。开展这项工作，对人物档案的发展将起到一定的推动作用。

（文章收录于1992年《华中师范大学档案馆工作经验与学术论文集》）