方燕
摘要：档案工作者分为档案理论工作者、档案行政工作者及档案基层工作者三类。本文重点论述档案基层工作者如何结合实际工作进行理论研究撰写专业文章的问题。文章从如何正确处理好理论研究与实际工作的关系；如何选择档案专业文章的主题以及档案专业文章写作中有关问题进行了阐述。
关键词:档案人员科研
做学间具有广泛的含义，它包括对专业学科理论进行学术研究，对业务工作环节的规范和专门技能进行探讨，对工作经验进行规律性总结等。这里要求研究者首先要具备专业学科的基础理论知识，但是知识并不等于本领，知识只有通过实践才能化为力量。研究者要将所学的知识运用于实践，指导实践，必须善于思考，并在实践中总结、检验、提高，才可能有所作为。本文结合笔者个人体会对此作一探讨，以求教于同行。
1982年初我大学毕业，因工作需要留校从事科技档案工作。在校期间我所学专业为物理，为适应档案工作需要,1983年参加了武汉大学图书馆学系档案专业课程学习。至今已从事档案工作15年。在长期的工作实践中，深感档案学作为一门年轻的新兴学科，有不少课题值得研究和探索，有许多问题需要总结和提高。从1986年起我结合实际工作，在学习档案理论的同时开始撰写文章，主要是档案学术文章，另还结合档案史料整理，撰写了一些校史、人物传记、馆藏档案内容介绍等，已公开发表学术论文、工作体会、业务探讨、编研成果共计50多万字。回顾我在档案专业写作走过的历程，感到要进行档案理论研究，从事档案专业文章写作，并能坚持下去，取得成效要解决以下几个问题。
1、正确处理实际工作与理论研究的关系
1.1明确档案专业文章写作的意义
档案工作者特别是基层单位的档案工作人员主要从事档案基础性工作，相对档案理论工作者，接触实际多，有丰富的实践经验，但由于局限于本单位工作，视野不够开阔，档案理论研究信量获取少，要进行理论研究从事专业写作有一些难度。如何处理实际工作与理论研究的关系，进行档案专业文章的写作，我在认识上也有个由不自觉向自觉转变的过程。我最早发表的一篇文章题为《试论高校科技档案与教学科研的关系》。当时我在大学从事档案工作已有4年时间，从切身工作实践中认识到，所从事的档案工作与学校的两大主要职能--教学和科研工作密不可分，是教学和科研工作的基础，也是学校教学科研水平的体现，这项工作做好了，将为教学和科研及学校各方面工作奠定坚实的基础。但是当时档案工作在学校开展有相当的难度，许多人对档案工作不甚了解，科技文件材料的收集遇到了不少阻力。当时学校科研部门为提高科研管理水平，加强科研管理工作经验的总结和理论研究，组织一批科研管理人员结合工作实践写文章，有关人员也向我约了稿。为了更好地宣传档案工作，让更多人了解、重视档案工作，我结合工作实践，运用实际事例阐述了高校科技档案的性质、特点及其与教学、科研工作的关系，将自己的想法及感受见诸于文字。这篇文章发表在《华中师大学报》1986年科研管理专辑，该文1988年获得湖北省档案学优秀成果三等奖。这篇文章的发表及获奖给了我很大鼓舞。我感到档案业务工作虽然繁忙，但是要提高工作水平，必须善于总结工作经验，加强理论研究。档案学是一门综合性学科，有其丰富的知识结构，但它又是一门年轻的新兴学科，一些业务标准、规范尚须逐步完善推行，还有许多新的课题有待于研究。要提高档案学的科学水平，就必须大力开展档案学术研讨活动，而进行档案专业文章的写作则是开展档案学术研究的最基本的途径，专业文章是作者进行专业理论研究及经验总结的一种表述。档案专业文章的写作人员可分为四个部分，一是档案理论工作者，如从事档案教育的教师、档案科研人员；二是档案专业主管部门的档案工作者；三是活跃在基层单位的档案工作人员；四是与档案学相关的文秘、图情、历史学研究人员。他们从档案理论、工作体会、业务探讨、学术评论进行多方面阐述，将指导和推动我国丰富的档案工作实践。
其次，档案工作者进行研究撰写专业文章有利于档案理论研究和工作经验信息的交流和传播。我们所从事的工作目前还远不为人们所了解，档案事业的发展也很不平衡，各地档案工作的发展和学术研究都有其长，为了博采众长，推动本单位的档案工作就需要互相交流，取人之长，补已之短。一方面学习借鉴别的经验，另一方面将本单位经验总结归纳上升至理论加以交流，将会使本单位的经验为人所知。各基层单位的档案工作者，若经常将档案工作的情况和经验在本单位加以宣传，让领导及各职能部门的人员都了解档案工作的性质、特点及业务标准和规范，将有利于工作的开展，提高档案部门的知名度。从某种意义来说，进行实地的参观考察不失为交流传播档案工作信息的一种好办法，但由于费用较高，有一定的难度。而订阅档案方面的报刊书籍，进行有关理论的学习研究，撰写有关文章则更为可行有效。
再次，档案工作者进行理论研究撰写专业文章有利于提高自身的业务水平和工作技能。档案工作是一项专业性很强的工作，有一整套理论要求和工作规范。档案工作者要提高自身的业务素质，必须不断学习专业知识和好的经验。随着近几年档案事业的发展，档案工作的专业领域日趋拓展，涉及的内容越来越广泛。在计划经济模式向市场经济模式转轨过程中，档案工作如何适应新的形势，突破传统思维模式，创出新路，有不少课题有待于我们去研究探索。如果我们既能学习外来经验，又能在自身丰富的档案工作实践中，不断总结归纳，使之上升理论，并用理论来指导实践，将会使自己的专业水平不断提高。人的成长，分为自然成长与自觉成长，自然成长到一定程度就停止不前了。自觉成长就没有限制了，学无止境，人的自觉成长，取决于实践、思考、学习三个因素的结合。
1.2端正专业文章写作态度
档案工作者特别是基层单位的档案工作人员主要从事基础性工作，由于工作任务繁重，不少从事档案工作人员兢兢业业，埋头苦干，甘作无名英雄。在工作繁忙的情况下，能否坚持理论学习，对档案工作的热心能否对理论研究乃至专业写作热心，这不是自然转变的过程，而是需要人为的引导，有时还需要外界一定的压力，如各级档案学会组织的各种专题学术研讨会，向有关人员进行组稿，业务工作中遇到难题需要解决等。关键还需要档案工作者有意识注意加强档案学新理论的学习，注意对自己工作中的一些做法和经验加以归纳总结提高，从而上升至理论，做理论研究的有心人。
1988年我在大学档案部门进行历史档案的整理工作，整理工作完成后，我结合对两个历史档案全宗的整理编写了“华中大学档案全宗介绍”与“中华大学档案全宗介绍”，共计5万多字。这两个编研材料，后被湖北省档案局举办的档案编研培训班选为示范树料，省局领导给予了较高的评价。编研培训班还邀请我在会上作经验交流。培训班结束后，我将自己撰写历史档案全宗介绍的体会写成论文《如何撰写历史档策全宗介绍》，被《学校档案》1990年第3期采用。结合学校档案编研工作的开展，我撰写了《开发档案信息的一个有效途径》，被《学校档案》1991年第1期刊用。这些文章的发表大大增强了我的写作信心。也使我进一步认识到从事档案基础工作的档案工作者不仅要脚踏实际地干好工作，还应结合工作实际，勤于思考，善于总结。一位学者曾有一个形象的说法，把自己想要做的工作先写下来，然后按所写的要求去做，做完以后应将已做的工作进行总结，将经验归纳上升至理论。我认为，这个说法是对工作经验(专业文章的一种形式)写作与实际工作之间的辨证关系的极好注释。
其次，档案工作者还应树立信心，勇于多写，从事档案工作的同志，一般都有一定的文化水准，特别是近几年不少具有相当学历的人员充实到档案部门，他们文化程度高，知识面广，具有写作基础。对有一定文化程度的同志而盲，不怕写不好，就怕不想写。只要勇于思考，动笔多写，通过反复修改，相信是有文章能够被采用的。再次，从事档案理论研究进行专业写作还要有毅力和恒心，进行专业论文写作要经常注意学习新的理论和技术方法，并运用于工作实践。从事档案基础工作的档案工作者，承担了许多具体工作，要进行专业文章写作，往往要利用休息时间。一篇文章写作要经过长时间酝酿，反复修改，如何处理好工作、家务、写作的矛盾，是需要付出一定代价的，我的不少文章的写作主要是利用休息日和晚上的业余时间完成的。有时写得很苦，但看到自己辛勤劳动的成果被承认，则感到十分欣慰。
2.联系工作实际，选择专业文章写作主题
档案学是一门综合性学科，它涉及人文、历史、自然科学等多学科内容，档案学理论具有广泛的社会性、实践性、应用性。每一个档案工作者应该掌握和了解档案学的基础理论和档案工作的基本原则、方法。但是由于每个档案工作者所从事工作的分工不同，在研究档案学理论时，应当是广泛研究与主题研究相结合，应结合自身的工作实际选择理论研究的主攻方向，从事档案专业文章的写作应结合理论研究的主攻方向选择相应题目。
1982年至1994年6月，我主要在大学档案部门从事档案工作。先后参加了学校科技档案工作的建立、历史档案整理、馆藏档案编研材料的撰写等具体工作，根据各个阶段不同工作内容，我重点学习了档案学相关内容，并结合工作实践，先后撰写多篇校史资料和校史人物介绍发表在有关刊物上。1992年，我结合几年进行编研工作的组织和实施，与人合作，执笔撰写了《浅谈高校裆案编研选题设计及编研工作的实施》，发表于《高教行政管理》1992年第2期，1993年该文获得国家教委委展高校档案工作协会优秀论文一等奖。
1993年我所在的华中师大迎来她90周年校庆，当时我作为校庆筹备办公室成员不仅承担了编写《华中师范大学校史》第一至第三章的编写任务，我所在的档案馆还承担了校史展览的筹办、学校副教授以上教师《人名录》的编写、与历史研究所等单位在校庆期间主持校史人物韦卓民学术思想国际研讨会等任务。工作压力虽然很大，但我感到这也是发展学校档案工作的有利契机，抓紧组织实施。校庆前夕，各项任务如期完成，校领导对我们档案馆的工作非常满意，档案馆在学校的知名度大增。这期问，我先后完成了校史稿第一至三章，撰写了《华中师大档案馆馆藏韦卓民档案简介及其开发利用》，在有关国际研讨会上作了宣读。结合我们档案馆在校庆筹备期间所做的工作，我将有关体会和感受写了一篇文章《抓住有利契机发展学校档案事业》，在1993年10月国家教委委属高校档案协会第三次学术论文研讨会上作了发言，该文后获得湖北省高校首次档案学术论文三等奖。
1991年高等院校开始试行《高校档案管理规范》和《高校档案实体分类方案》，我校当时被选为档案实体分类的试点单位，这期间我重点学习了档案分类的有关理论及高校实体分类的规范，结合工作实际，撰写了《高校实体分类体系探索》一文，发表于《高教行政管理》1992年第2期。
对档案理论的研究，收集资料，撰写研究论文，除了联系工作实际进行选题外，还可结合已有成果系统地选题。在大学档案馆工作期间，我先后与学校历史研究所的学者一起开展了对馆藏历史档案内容的研究，并撰写了有关编研材料。根据研究和对档案内容的介绍，我与历史研究所的一位副教授合作撰写了《华中大学档案在国内外分布情况简介》，该文1993年被“中国教会大学历史文献国际研讨会”选用，我应香港中文大学的邀请，于1993年12月赴港参加国际学术研讨会。该会论文集已由香港中文大学出版社195年9月出版。会后，根据会议东道主的组织，我与合作者撰写了30多万字的《华中师大档案馆藏教会大学档案筒介》作为《中国教会大学历史文献》丛书之三，现已交湖北省教育出版杜，即将出版。1995年华中师大出版社出版了我与另两名学者联合主编的《韦卓民学术思想研讨会论文集》，我有3篇文章被选入该论文集，这也是我对韦卓民这个人物系统研究的成果。
几年来，我还结合各种学术研讨会征文及学习观摩进行档案专业文章的选题及撰写。征文往往是组稿者根据阶段的热点问题，或年度发稿重点给作者拟定的题目，围绕征文题目写作，论文发表机遇会更多些。如1995年我撰写的《新时期综合馆建设探讨》，就是应广东省档案学会’95青年学会的应征论文题目范围撰写的。在这次研讨会}，我的论文被选为主题发言。1995年6月，我作为深圳市政府档案考察团成员赴法国、意大利进行了档案工作实地考察，我将考察感受写了一篇《法国、意大利档案工作掠影》被《广东档案》1995年第6期采用。
总之，档案工作者要加强理论研究，进行专业文章写作是最基本、主要的途径之一，写作可以深化理论研究，在思考总结的过程中，写作将研究的成果物化，将思维的东西条理化、系统化变为物质的东西。
专业文章写作应该是多样化的，选题的内容和体裁可不拘泥于单一的形式，也不必要等自己的工作取得了很大成绩，有了成套的经验才进行归纳总结。专业文章可以写学术研究论文，也可以写工作体会、业务探讨、馆藏档案内容的介绍、学术评论等。文章体裁多样化，就有许多题目可写，只要做有心人，随处可见能写的内容，只要持之以恒，其成果是显而易见的。
3、专业文章撰写的有关问题
3.1、选好题目是前提
档案工作内容很广泛，每个人一段时间只能从事其中一个或几个环节，只有当我们对工作内容了解比较全面，发现问题并有了解决问题的方法时才能写出文章。确定题目应该挑选自己熟悉，有感而发，这样才能写得深，写得好，选题不可太大，否则由于论点论据不足，难以驾驭。题目可选得新颖有个性，这样的文章较易采用。
3.2、素材积累是基础
文章选好题目，有关素材资料的收集是写好文章的重要基础。从事档案工作的同志由于工作的需要是比较注意学习和借鉴已有的理论和经验的，这中间也有个厚积而薄发的问题，平时要注意学习和收集与自己工作内容有关的文章和资料，制成专题资料卡，俗话说“好记性不如烂笔头”，资料的积累将为文章的写作奠定良好的基础。
3.3、设置纲目，论点分析是写好文章的关键，纲目是文章的论点论据，有了纲目一篇文章的框架就出来了。围绕论点运用论据进行分析，是写好文章的关键。在这个过程中要力求做到由表及里，由此及彼。
3.4、动笔写作反复修改
动笔写作要力求一气呵成。人的思维在特定时间环境，进入写作角色后，随着思路展开，有时灵感如泉涌，这时写作目的较易达到，在写作过程即使有些字句不通顺也可留下待修改，停下再写容易影响写作质量。文章写完后要反复修改，去粗取精、去伪存真，力求简洁明了。
（文章于1996年7月在广东省档案学会96‘青年学术年会上宣读）
