【通知公告】关于2022年度学院档案归档的通知-华中师范大学档案馆(校史馆)

【通知公告】关于2022年度学院档案归档的通知

发布时间：2023-09-19来源：点击：次

校内各院、所：

学院档案是反映学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新等各项活动的珍贵原始记录，是开展校史院史研究的重要素材。为了系统、完整、及时地整理、归档学院工作中形成的有价值的图文、音视频、实物等资料，现将我校2022年度（2022年1月至2022年12月）学院档案归档工作安排如下：

根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的有关规定，按照华中师范大学《档案管理实施细则》、《归档文件整理实施细则》、《电子文件管理实施办法》的要求，完成学院党团与行政综合类资料的归档。具体归档时间、归档人员参见附件1，归档内容范围参见附件2。

为了确保我校120周年校庆活动相关档案的完整收集与规范整理，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》等有关规定，制定《华中师范大学120周年校庆档案归档指南》，参见附件3。请各归档单位参照《归档指南》开展相关工作。

档案馆

2023年9月19日

附件1

学院档案归档人员及归档时间

序号	归档单位	兼职档案员	归档时间	指导人
1	国家文化产业研究中心	夏靓	10月16日——10月20日	谢雨霏
2	教育学院	覃娟	10月23日——10月27日
3	心理学院	王擎	10月23日——10月27日
4	经济与工商管理学院	李芳依	11月20日——11月30日
5	生命科学学院	周义	11月6日——11月10日
6	美术学院	贾若楠	11月6日——11月10日
7	数学与统计学院	李慧	11月13日——11月17日
8	音乐学院	刘勇杰	11月13日——11月17日
9	公共管理学院	杜芳	11月13日——11月17日
10	文学院	徐香莲	10月9日——10月20日	郭鲁
11	外国语学院	吴文琪	10月16日——10月27日
12	人工智能教育学部	王艳凤	10月16日——11月14日
13	信息管理学院	待定	10月23日——11月3日
14	计算机学院	宗佳敏	10月23日——11月3日
15	城市与环境科学学院	刘会敏	11月6日——11月17日
16	体育学院	张俊仓	11月6日——11月24日
17	语言与语言教育研究中心	朱芸	11月13日——11月17日
18	湖北经济与社会发展研究院	雷继明	11月20日——11月24日
19	法学院	张艳	10月9日——10月20日	白云
20	社会学院	向晶	10月9日——10月20日
21	中国农村研究院	王静	10月16日——10月27日
22	新闻传播学院	汪芸	10月16日——10月27日
23	历史文化学院	张靓	10月23日——11月3日
24	政治与国际关系学院	邵云华	10月23日——11月3日
25	物理科学与技术学院	宋姝月	11月6日——11月17日
26	化学学院	费铮	11月6日——11月17日
27	马克思主义学院	能丽娟	11月13日——11月24日

附件2

华中师范大学学院档案归档范围

党团工作
序号	归档范围	保管期限
1	学院党委工作计划、工作总结	永久
2	学院党委会议、党政联席会、党代会等重要会议中的会议纪要、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、总结等文字、图片、音视频资料	永久
3	学院团委、学生会工作计划、总结、报告等文字、图片、音视频资料	永久
4	学院学生社团章程、制度等相关资料	永久
5	其他反映学院党团工作概貌、特色并具有长期保存价值的文字、图片、音视频、实物资料	永久或30年
行政综合
序号	归档范围	保管期限
1	学院及下属单位组织机构沿革资料	永久
2	学院各项工作相关的规章制度	永久
3	学院发展规划、师资队伍建设方案等资料	永久
4	学院年度工作计划、总结、年鉴、院志、大事记、成果统计、简报等资料	永久
5	学院重要办公会议的会议记录、会议报告、照片、音视频等相关资料	永久
6	学院学术委员会形成的重要文件	永久
7	学院举办或参加省部级及以上竞赛、评优评先、会议、庆典等活动中形成的邀请函、议程、发言稿、论文集、新闻报道、PPT、视频、海报、题词、奖状（杯）、学院及个人获奖数据清单、纪念品等图文、音视频及实物资料	永久
8	学院各时期使用过的徽章、印章、匾额，具有纪念价值的内部票券、教具、仪器设备、模型等	永久
9	学院人员聘用相关资料、人员花名册（含非编）	30年
10	教研室主任换届名单	30年
11	学院、教研室领导班子合影	永久
12	学院名师、高层次人才（含长江、杰青、千青、百千万人才、博雅学者、桂子学者）的人物简介等图文、音视频、实物资料	永久
13	学院校友值年返校活动中形成的图文、音视频、实物资料	30年
14	其他反映学校及学院发展历程、特色并具有长期保存价值的文字、图片、音视频、实物资料	永久或30年

附件3

华中师范大学120周年校庆档案归档指南

为了确保我校120周年校庆活动相关档案的完整收集与规范整理，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》等有关规定，制定本归档指南。

归档范围
120周年校庆专题档案，指我校120周年校庆活动从筹备到结束整个过程中形成的，具有长期保存价值的图文、音视频、实物材料。具体内容如下：
120周年校庆工作的总体计划、筹备方案、庆典方案、相关请示与批复、活动通知、阶段性工作总结与报告等文件；
校庆办公室印发的各种文件的正本（印制稿）、签发稿；
有关120周年校庆工作的会议记录（含重要的座谈会）、会议纪要、会议录音、会议录像、会议照片等；
党和国家各级领导人、国内外知名人士、社会各界发来的贺电、贺信；
学校领导有关120周年校庆工作的讲话、致辞、发言稿、题词等；
与校庆活动相关的嘉宾邀请名单、请柬、出席证、签名册等。
校庆活动中形成的流程单、主持词、各级领导和代表的讲话稿；
为120周年校庆活动制作发行的标志、纪念品（文化衫、徽章、邮折、旗帜等）；
与120周年校庆相关的出版物，如书籍、画册、纪念册、校友录等；
与120周年校庆相关的照片、海报、演示文件、录音、录像、宣传片、媒体报道、光盘等；
社会各界及校友捐赠的字画、题词、礼品、纪念品等；
其他与校庆活动有关的资料。
归档文件整理要求
归档文件质量
（1）归档的纸质文件均应为原件，文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；纸质文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（2）归档的电子文件材料应真实、完整、安全、有效。
（3）归档声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。反映同一场景的照片一般只收集一张。归档的声像档案材料应图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确，载体质量优良。归档的声像档案材料应是原始版，不能进行技术修改。
（4）归档实物档案应保持完整无损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
归档文件整理
（1）文件格式：归档文件格式采用国家规定的通用格式，具体要求如表1所示。
表1归档电子文件格式

文件类别	格式
文本（表格）文件、网页	PDF/A
图像文件	JPEG、TIFF
视频文件	AVI、MP4
音频文件	WAV、MP3

（2）组件：归档文件按件归档，相关的文件需要组件。例如：正文与附件为一件；正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；正本与翻译本为一件；简报、周报等材料一期为一件；来文与复文为一件；文件与文件处理单为一件。

（3）排序：多份文件作为一件时，件内文件之间的排列顺序为：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；中文本在前，外文本在后。会议纪要、会议记录应按照时间先后顺序排序；新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序。声像档案、网页档案、实物档案按“照片、音频、视频、网页、实物”分类，同一类别的反映同一主题活动的归档材料应排列在一起。

（4）装订：归档文件以件为单位装订，采用档案馆提供的或自备的不锈钢钉装订。

（5）盖归档章：在归档文件右上角加盖归档章，填写归档章中“文件形成年度、分类号、保管期限、件号、页码”等信息。形成年度：填写归档文件的实际形成年度；分类号：填写归档单位的机构代码；保管期限：填写“永久”；件号：在保证内容相关文件的连续性的基础上，按照文件形成时间排流水号；页码：填写一份文件内容页的总页数。

（6）著录：登录轩恩档案管理系统，按照档案管理系统中的归档文件的著录项，录入档案条目，上传对应的电子文件。

凡归档的“120周年校庆”档案，需要在题名中注明#120周年校庆#主题词，以方便检索利用。

凡归档的声像档案、实物档案必须有完整的文字说明，包含：形成时间、形成地点、相关人物、相关事由等。例如：集体照片至少需注明前排人员的姓名及单位。字画和礼品类实物档案归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。凡归档的实物档案须在系统上传实物档案多个视角的高清照片，并录入实物档案的长、宽、高等规格数据。

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