近日，华中师范大学发布了《华中师范大学重大活动和重大事件档案管理办法》（华师行字〔2024〕23号），以下简称《管理办法》。为便于理解《管理办法》，做好贯彻实施工作，现将有关内容解读如下：
《管理办法》出台的背景是什么？
重大活动和重大事件档案是党和国家提升社会治理能力不可或缺的资料来源。近年来，中央和地方政府出台了一系列的管理办法加强对重大活动、突发事件档案的收集、管理和利用。2008年10月，湖北省政府常务会议审议通过了《湖北省重大活动档案管理试行办法》，2020年12月，国家档案局发布了《重大活动和突发事件档案管理办法》，2022年9月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，2023年9月，湖北省委办公厅、省政府办公厅发布了《关于加强重大活动和突发事件声像档案工作的通知》，上述《办法》和《通知》充分说明了党和国家对重大活动、突发事件档案管理工作的重视，也推动了我校相关管理办法的制定。
我校从2016年开始围绕重大活动、突发事件建档进行系列实践探索。特别是2019年爆发的新冠肺炎疫情，学校身处疫情爆发的“震中”，我校师生、校友闻令而动，全力战疫，形成了众多生动感人的战疫记录。学校档案馆于2020年2月27日正式启动了“华大战疫记忆”档案征集工作，征集到全校各职能部门、学院，华师社区以及师生、校友、社会各界人士的文本、照片（图片）、视频、实物等各类档案共计24733件，成为了我校为重大事件建档的一次成功实践。然而，在“华大战疫记忆”建档过程中，受制度规范缺失、居家隔离等因素的影响，存在档案收集责任主体不明、重复收集、相关资源分散割裂等不足，让档案馆意识到制定重大活动、重大事件档案管理办法的必要性。在已有政策制度的引领下，档案馆在广泛调研的基础上，结合我校“华大战疫记忆”建档工作经验，拟订出切合我校实际的重大活动、重大事件管理办法，经历多方论证、数易其稿、校长办公会审议，2024年5月23日，学校正式发布《华中师范大学重大活动和重大事件档案管理办法》，使我校重大活动和重大事件档案管理工作有了统一的制度安排。
《管理办法》出台对我校的意义何在？
《管理办法》的出台，体现了学校对重大活动、重大事件档案管理工作的重视，有助于我校形成广泛认同、上下联动的工作局面。《管理办法》将督促重大活动、重大事件的主办单位和相关单位互相配合，部门领导和档案工作者上下联动，完整、及时地收集、整理、移交重大活动、重大事件中形成的具有长期保存价值的各类材料。
《管理办法》的出台，填补了学校档案管理制度建设的不足，为学校完整收集、集中保管、充分利用重大活动、重大事件档案提供了制度保障。《管理办法》将指导档案馆和立档单位，从源头抓好重大活动、重大事件档案的形成和留存工作，统筹事前、事中、事后各个阶段，覆盖纸质、声像、实物等各类材料，共同构筑系统完整的“桂子山记忆”。
《管理办法》的主要内容有哪些？
《管理办法》共十八条，包括归档范围、管理原则、机构职责、管理规范等内容。归档范围方面，《管理办法》第二条和第三条阐明了学校重大活动、重大事件的界定条件，第四条、第五条示例说明了重大活动、重大事件档案的内容和类型。管理原则方面，《管理办法》明确了“统一领导、统筹协作、完整收集、集中管理、有效利用”的基本原则。机构职责方面，《管理办法》具体说明了重大活动、重大事件档案管理工作的经费来源，以及主办单位、责任单位、档案馆的职责任务、工作流程与协同机制。管理规范方面，《管理办法》对重大活动、重大事件档案的内容真实性、图像清晰度、文字说明等内容做出了具体要求。
《管理办法》如何具体落实？
《管理办法》发布后，档案馆将根据文件的要求，进一步通过团队建设、业务培训、系统建设、工作考核等方式，组织学校专、兼职档案管理员加强该项工作的推广与贯彻落实。具体包括：（1）基于已有的部门归档制度，对部门兼职档案员进行专题培训，在部门归档工作中强化对重大活动和重大事件档案的收集和管理。（2）对于影响范围广、责任主体多的重大活动、重大事件，建立档案工作专班，健全工作机制，通过业务培训、定岗定责确保建档工作的质量。（3）结合重大活动、重大事件档案管理工作的需要，对档案管理系统进行功能与流程改造。（4）依据我校档案工作考核评价办法，定期考核立档部门的重大活动、重大事件建档情况，并提出相应的整改要求。
